# Gestire un'opportunità: stati, note e come nasce la lista > Come spostare un cliente da contattato a risposto, scrivere note, scartare una riga ed escludere chi non vuole essere richiamato — e come nasce ogni riga. Versione HTML: https://officina.it/guide/clienti/come-gestire-le-opportunita Ultimo aggiornamento: 2026-08-17 Trovare i clienti da richiamare è metà del lavoro. L'altra metà è quello che succede dopo: uno lo chiami e non risponde, uno prenota per la settimana prossima, uno ha appena venduto l'auto e non va più disturbato. Tutto questo si segna in un posto solo — la finestra che si apre premendo su una riga della lista delle [Opportunità](/guide/clienti/campagne-richiamo-clienti). ## Aprire una riga Premi in un punto qualsiasi della riga (fuori dai pulsanti e dai collegamenti); da tastiera, **Invio**. Si apre il dettaglio con tutto quello che serve mentre hai il telefono in mano: stato, cliente, veicolo con la targa, **origine** del richiamo, telefono ed email — un clic li copia — il consenso, le note e, in basso, i pulsanti per agire. ## I quattro stati - **Da contattare** — la riga è stata appena trovata e nessuno l'ha ancora presa in mano. - **Contattato** — il messaggio è partito. Ci si arriva da soli mandando WhatsApp, SMS o email dalla riga, oppure a mano con **Segna come contattato** quando il cliente lo hai chiamato al telefono: la telefonata non la vede nessuno, sei tu a doverla registrare. - **Risposto** — il cliente è tornato. Ci si arriva da soli quando compare una scheda di lavoro, un preventivo o un appuntamento per lui dopo il contatto, oppure lo segni tu con **Segna come risposto** (è il caso normale delle email, perché la risposta arriva nella tua casella e noi non la vediamo). - **Scartato** — questo cliente non lo richiami: ha venduto l'auto, si è trasferito, ha già preso appuntamento altrove. ## Spostare una riga da uno stato all'altro In basso a destra ci sono due pulsanti. Uno manda il messaggio, l'altro sposta lo stato, e il più evidente è quello che ha senso adesso: su una riga da contattare il messaggio viene per primo, su una riga già contattata viene per primo lo stato, perché la domanda ormai è se il cliente ha risposto. Il pulsante di stato propone la mossa più probabile, e la freccia accanto apre le altre. Da **Da contattare** puoi andare a *contattato*, *risposto* o *scarta*; da **Contattato** a *risposto*, indietro a *da contattare*, o *scarta*. Niente è definitivo: anche dalla scheda **Scartati** puoi rimettere una riga tra quelle da contattare. Se sposti una riga indietro, le date che venivano dopo si azzerano — una riga rimessa in "da contattare" non risulta più contattata. ## Le note La casella **Note** si salva da sola un attimo dopo che hai smesso di scrivere: niente pulsante Salva, e quando compare la scritta *Nota salvata* è già al sicuro. Le note servono a te e a chi lavora con te — "richiamare dopo il 25", "il numero è del figlio" — e le legge chiunque apra quella riga. > **Una riga con una nota non sparisce mai da sola.** Aggiorna ripulisce le righe che nel frattempo non hanno più senso, ma se qualcuno ci ha scritto qualcosa quella riga resta: quel lavoro non lo buttiamo via. ## Scartare, e escludere una persona dai richiami Sono due cose diverse, e conviene non confonderle. **Scarta** riguarda quella riga: finisce nella scheda *Scartati*, dove la puoi rileggere e rimettere in lista quando vuoi. Lo stesso cliente non verrà riproposto per lo stesso motivo per 6 mesi. **Non contattare più** riguarda invece la persona. Il pulsante è nella riga *Consenso* del dettaglio e serve per il cliente che dice "basta messaggi": lo esclude da ogni richiamo futuro, su ogni canale, e svuota subito quello che aveva in coda. Da quel momento il gestionale rifiuta anche gli invii fatti a mano dalla sua scheda cliente — email, SMS e WhatsApp — e nella lista quel cliente compare in rosso, come *Non contattare*. > **Attenzione** — questa esclusione non si annulla dall'applicazione. Usala quando il cliente te lo chiede davvero; se serve tornare indietro, scrivi all'assistenza. ## Come nasce ogni riga Quando premi **Aggiorna**, succedono tre cose in fila: prima controlliamo chi è tornato (e quelle righe passano a *Risposto*), poi togliamo le righe che nel frattempo non hanno più motivo di esistere, e solo alla fine cerchiamo clienti nuovi. La ricerca guarda quello che hai già scritto tu: - le **schede di lavoro**, nelle descrizioni delle righe e nel titolo — con la data di completamento, e il contachilometri se lo avevi segnato su quel lavoro; - i **preventivi**, righe e titolo; - le **fatture**, per il titolo e la data di emissione; - gli **appuntamenti** del calendario, con la data in cui il cliente era atteso; - la **Data prossima revisione** scritta sulla scheda del veicolo. Documenti cancellati e fatture annullate non contano. Per ogni cliente e veicolo teniamo **l'ultima volta** che quel lavoro è stato fatto: se hai fatto due tagliandi, conta il più recente. Il campo **Origine** nel dettaglio dice esattamente cosa abbiamo trovato — "Scheda lavoro", "Fattura", "Scadenza revisione" — con la data e, quando c'è, i chilometri. Il motivo si ricalcola ogni volta che apri la pagina: "Ultimo tagliando 14 mesi fa" diventa 15 il mese dopo, senza che nessuno rifaccia niente. Infine, una riga sparisce da sola quando il cliente è tornato prima che tu lo chiamassi — non ha più senso — e non viene ricreata per 6 mesi dopo che è stata scartata o che il cliente è tornato: chi ha appena detto no non va richiamato la settimana dopo. ## Domande frequenti ### Come segno un cliente che ho chiamato al telefono? Apri la riga e premi Segna come contattato. Le telefonate non le vede nessuno: se non lo segni tu, quel cliente resta tra quelli da contattare e rischi di richiamarlo due volte. ### Ho scartato una riga per sbaglio: posso recuperarla? Sì. Vai nella scheda Scartati, apri quella riga e spostala su Da contattare. Non si perde niente, nemmeno le note. ### Che differenza c'è tra Scarta e Non contattare più? Scarta riguarda quella riga e quel motivo, per 6 mesi. Non contattare più riguarda la persona: la esclude da ogni richiamo futuro e da ogni invio, anche quelli fatti a mano dalla sua scheda cliente. ### Posso rimettere in lista un cliente escluso dai richiami? Non dall'applicazione: la scelta resta valida finché non interviene l'assistenza. Usala quando il cliente lo chiede davvero, non come scorciatoia per far sparire una riga — per quello c'è Scarta. ### Le note le vedono anche i miei collaboratori? Sì: chiunque apra quella riga legge le note. È il posto giusto per lasciare detto «richiamare dopo il 25» oppure «il numero è del figlio». ### Perché una riga è sparita dalla lista? Perché il cliente è tornato in officina prima che lo chiamassi: al primo Aggiorna quella riga viene tolta, visto che il motivo non c'è più. Le righe con una nota scritta da qualcuno non vengono mai tolte in automatico. ### Da dove esce la scritta sotto il motivo, tipo «12/03 · 84.500 km»? È il documento che ha fatto scattare il richiamo: la data di quel lavoro e, se lo avevi segnato su quella scheda, il contachilometri di allora.