--- title: "Serve la firma digitale (la chiavetta) per le fatture elettroniche?" description: "Per inviare fatture elettroniche dal gestionale non serve la chiavetta: per privati e aziende la firma non è obbligatoria, per la PA la mette l'intermediario." --- # Serve la firma digitale (la chiavetta) per le fatture elettroniche? > Per inviare fatture elettroniche dal gestionale non serve la chiavetta: per privati e aziende la firma non è obbligatoria, per la PA la mette l'intermediario. Versione HTML: https://officina.it/guide/fatturazione-elettronica/serve-la-firma-digitale-per-le-fatture-elettroniche Ultimo aggiornamento: 2026-10-22 "Per le fatture elettroniche serve la firma digitale, compra una chiavetta." È una frase che molti titolari di officina si sentono dire, dal commercialista o da un fornitore di servizi. Per le fatture che invii dal gestionale la risposta è semplice: **non devi firmare nulla e non ti serve nessun dispositivo**. Vediamo perché, e quando invece una firma digitale può tornarti utile per altro. ## Cosa dice la normativa - **Fatture a privati e aziende (B2B e B2C)** — la firma digitale **non è obbligatoria**, qualunque sia il canale di invio (intermediario, PEC o portale dell'Agenzia delle Entrate). Il Sistema di Interscambio (SdI) accetta sia fatture firmate sia fatture non firmate: se c'è una firma la verifica, se non c'è non la pretende. - **Fatture alla Pubblica Amministrazione** — qui la firma elettronica qualificata o digitale **è obbligatoria** (DM 55/2013): ogni file in formato FPA12 inviato a un ente pubblico deve essere firmato. La norma però non impone che a firmare sia il titolare in persona: può farlo **un terzo delegato a emettere la fattura** per conto dell'officina, che la firma con il proprio certificato. La responsabilità fiscale della fattura resta comunque dell'officina, come per qualsiasi fattura. - **Conservazione a norma** — anche qui non serve una tua firma. Firme, sigilli e riferimenti temporali previsti dal processo di conservazione li applica il conservatore, non il contribuente. In pratica la chiavetta serve a chi firma **da solo** le fatture verso la Pubblica Amministrazione. Con un intermediario che emette e firma la fattura per conto tuo, quel passaggio sparisce. ## Come funziona nel gestionale Quando [attivi la fatturazione elettronica](/guide/fatturazione-elettronica/come-attivare-la-fatturazione-elettronica), le tue fatture vengono trasmesse allo SdI tramite un **intermediario accreditato**, che per quelle verso la Pubblica Amministrazione appone anche la firma digitale: 1. **Fatture a privati e aziende** — la firma non è richiesta dalla legge: non devi firmare nulla e nessuna firma ti viene chiesta. 2. **Fatture alla Pubblica Amministrazione** — l'intermediario le **firma automaticamente** con il proprio certificato qualificato prima di trasmetterle, in uno dei formati accettati dallo SdI (XAdES). Tu imposti il cliente come Pubblica Amministrazione, compili i [dati aggiuntivi richiesti dall'ente](/guide/fatturazione-elettronica/come-inserire-cig-e-cup-fattura-elettronica-pa) (Codice Univoco Ufficio, esigibilità IVA, CIG e CUP quando dovuti) e premi invia: la firma viene apposta da sola. 3. **Conservazione** — in **Impostazioni → Fatturazione elettronica** la voce **Conservazione Sostitutiva** risulta **Attiva**: le fatture inviate e ricevute vengono conservate a norma dal servizio incluso, senza firme o dispositivi da parte tua. > **Suggerimento** — Una fattura verso una PA in stato **consegnata** ha superato i controlli dello SdI (compresi quelli sulla firma) ed è arrivata all'ente, che tramite lo SdI può accettarla o rifiutarla entro 15 giorni. Se invece lo SdI la **scarta**, controlla il motivo indicato nella notifica: può riguardare i dati della fattura (per esempio il Codice Univoco Ufficio), il formato o la firma. Per un problema di firma, che è apposta dal servizio e non da te, contatta l'assistenza. Vedi [come reinviare una fattura rifiutata](/guide/fatturazione-elettronica/tempi-di-trasmissione-e-come-reinviare-una-fattura-rifiutata). ## Quando una firma digitale ti serve davvero La chiavetta non serve per le fatture che invii dal gestionale, ma per altre pratiche sì. Una **firma digitale del titolare o del legale rappresentante** torna utile per: - firmare offerte, contratti e documenti di gara con gli enti pubblici (per esempio sul **MePA**, il mercato elettronico della PA, dove i documenti li firma il legale rappresentante); - le pratiche del **Registro Imprese** e della Camera di Commercio; - documenti che un ente o una banca ti chiedono firmati digitalmente. Se la compri, scegli il formato che preferisci (chiavetta USB, smart card o firma remota con app sul telefono): per il gestionale è indifferente, perché non viene mai usata. > **Attenzione** — Non è possibile firmare le fatture del gestionale con il proprio certificato personale, e non ce n'è bisogno: una fattura verso la PA firmata dall'intermediario che la emette per conto dell'officina è valida come una firmata dal titolare, e la responsabilità fiscale resta in ogni caso dell'officina. Se il commercialista ha dubbi, puoi dirgli che le fatture vengono emesse e trasmesse tramite un intermediario accreditato allo SdI, che le firma quando la legge lo richiede. ## Domande frequenti ### Il commercialista dice che devo firmare le fatture elettroniche con la chiavetta: ha ragione? Per le fatture a privati e aziende no: la firma non è obbligatoria. Per le fatture alla Pubblica Amministrazione la firma è obbligatoria, ma la mette automaticamente l'intermediario che emette e trasmette la fattura per conto dell'officina. In nessun caso devi comprare o usare una chiavetta per le fatture del gestionale. ### Devo comprare una firma digitale per fatturare a un Comune o a un ente pubblico? No. Le fatture verso la PA vengono firmate in automatico dall'intermediario accreditato prima dell'invio allo SdI. Tu imposti il cliente come Pubblica Amministrazione, verifichi il Codice Univoco Ufficio e compili esigibilità IVA, CIG e CUP quando dovuti. ### La conservazione a norma richiede la mia firma digitale? No. Firme, sigilli e riferimenti temporali della conservazione li applica il conservatore, non tu. Nel gestionale la conservazione è inclusa e risulta attiva in Impostazioni → Fatturazione elettronica: non devi firmare né installare nulla. ### Posso usare la mia chiavetta per firmare le fatture del gestionale? No, e non serve: il gestionale non usa certificati personali. Una fattura verso la PA firmata dall'intermediario che la emette per conto tuo ha lo stesso valore di una firmata dal titolare. ### Ho già una chiavetta: a cosa mi serve? Per tutto ciò che non sono le fatture del gestionale: offerte e contratti con la PA (MePA), pratiche del Registro Imprese, documenti che enti e banche chiedono firmati digitalmente. Per le fatture elettroniche resta nel cassetto.