# Come registrare le spese dell'officina

> Registrare le spese nel gestionale officina: voci, categoria, fornitore e scadenza di pagamento — anche creandole direttamente dalle fatture passive ricevute via SDI.

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Ultimo aggiornamento: 2026-07-07

Quanto costa tenere aperta l'officina ogni mese? Se la risposta vive tra estratti conto e raccoglitori, ogni valutazione è a occhio. Il modulo **Gestione spese** (si attiva da [Impostazioni → Scegli le tue funzionalità](/guide/primi-passi/come-configurare-la-tua-officina)) dà a ogni costo una registrazione con fornitore, categoria e scadenza — e il quadro si compone da solo.

## Registrare una spesa

1. **Apri le spese.** Dal menu laterale vai su **Spese**, premi per crearne una nuova e scegli il [fornitore](/guide/fornitori/come-creare-un-fornitore).
2. **Compila i dettagli.** **Categoria** (utenze, affitto, attrezzatura…), **data documento**, **numero fattura fornitore** e **data scadenza pagamento** — la scadenza è quella che poi ti dice cosa c'è da pagare questa settimana.
3. **Aggiungi le voci.** Descrizione, quantità, prezzo, eventuale sconto e IVA: il **Totale Spesa** si compone riga per riga.
4. **Salva e registra i pagamenti.** Come per le [fatture attive](/guide/fatture/come-incassare-una-fattura-e-gestire-le-scadenze), ogni pagamento si registra con data, importo e metodo: la spesa passa da **Da pagare** a **Pagata**, anche in più tranche.

## Dalla fattura passiva alla spesa in un clic

Se hai attivato il [ciclo passivo](/guide/fatturazione-elettronica/come-ricevere-le-fatture-dei-fornitori), le fatture dei fornitori arrivano già nel gestionale: aprendo una fattura passiva trovi **Crea una spesa per questa fattura passiva** — righe e importi passano da soli, tu aggiungi categoria e scadenza. È il modo più veloce per avere i costi completi senza doppio inserimento.

> **Suggerimento** — Registra anche le spese piccole ma ricorrenti (canoni, telefonia, smaltimento rifiuti): sono quelle che a fine anno pesano senza farsi notare. Con la categoria giusta, "quanto spendo di smaltimento?" diventa una domanda da dieci secondi.

## Dove si vedono i risultati

Ogni spesa alimenta due viste:

- la **scheda del fornitore** raccoglie le spese verso di lui — utile quando rinegozi le condizioni;
- la lista **Spese** con le scadenze ti dice cosa è **da pagare** e cosa è **scaduto**, come per le fatture attive ma dal lato costi.

Con le spese dentro, il gestionale smette di raccontare solo quanto incassi: racconta anche quanto ti costa incassarlo.

## Domande frequenti

### Devo attivare qualcosa per usare le spese?

Sì, il modulo Gestione spese si attiva in un clic da Impostazioni → Scegli le tue funzionalità. Da quel momento trovi la voce Spese nel menu.

### Posso creare una spesa da una fattura passiva ricevuta via SDI?

Sì: aprendo la fattura passiva trovi il pulsante Crea una spesa per questa fattura passiva — righe e importi arrivano da soli, tu completi categoria e scadenza.

### Come registro un pagamento parziale di una spesa?

Registri ogni pagamento con data, importo e metodo: la spesa mostra quanto è stato pagato e quanto resta, e passa a Pagata solo a saldo completo.

### A cosa servono le categorie di spesa?

A rispondere alle domande di fine anno: quanto spendo di utenze, di attrezzatura, di smaltimento? Ogni spesa categorizzata è un filtro in più quando analizzi i costi.

### Dove vedo quanto ho speso con un fornitore?

Nella scheda del fornitore: raccoglie ordini e spese registrate verso di lui, così quando rinegozi le condizioni hai lo storico completo.