# officina.it > Gestionale cloud per officine meccaniche, gommisti, carrozzerie, elettrauto e centri multiservizio in Italia. Schede di lavoro digitali, preventivi, fatturazione elettronica (SDI), gestione clienti e veicoli, magazzino, deposito pneumatici e analisi di costi e margini. Prova gratuita di 30 giorni, nessun addebito automatico. Informazioni utili: - Il prodotto e tutti i contenuti sono in italiano; il mercato di riferimento è l'Italia. - È un'applicazione web: funziona da browser su computer, tablet e smartphone, senza installazione. - Esiste anche l'app nativa per iPhone e Android, inclusa in tutti i piani: https://officina.it/app-officina - Registrazione e prova gratuita: https://officina.it/registrati - Assistenza (email, WhatsApp, telefono): https://officina.it/contatti --- # Chi siamo > officina.it è il gestionale per autoriparatori italiani nato nel 2023. È un prodotto dello studio digitale Pizza Digital Limited. Pagina HTML canonica: https://officina.it/chi-siamo Ultimo aggiornamento: 2026-07-23 ## Perché esiste officina.it In officina il tempo si divide tra veicoli, clienti, ricambi, preventivi, documenti e telefonate. officina.it riunisce il lavoro quotidiano in un sistema chiaro: dall'ingresso del veicolo alla scheda di lavoro, dal preventivo alla fattura, fino alle comunicazioni con il cliente. Dal 2023 sviluppiamo officina.it intorno alle esigenze concrete dell'autoriparazione italiana, migliorandolo attraverso l'uso reale e il confronto diretto con le officine. ## Partner tecnologici - **HaynesPro**: partner tecnologico per piani di manutenzione, tempari, procedure di riparazione e informazioni tecniche basate su dati OEM. - **A-Cube**: partner tecnologico per la fatturazione elettronica, le notifiche e i servizi fiscali collegati al Sistema di Interscambio. ## Infrastruttura - **Google Cloud**: infrastruttura cloud in Europa, con backup e monitoraggio. - **Stripe**: infrastruttura per abbonamenti e pagamenti. - **Meta**: WhatsApp Business Platform per messaggi e promemoria ai clienti. - **OpenAI**: funzioni di intelligenza artificiale (assistente in app, suggerimenti sulle schede di lavoro, lettura automatica dei documenti dei fornitori). ## Il team - **Diego — Prodotto e direzione**: segue la visione del prodotto, le priorità e il rapporto tra tecnologia ed esigenze delle officine. - **Claudio — Sviluppo software**: sviluppa e mantiene la piattaforma, le integrazioni e l'affidabilità dei servizi. - **Sara — Strategia marketing**: cura il posizionamento, la ricerca sul mercato e il modo in cui officina.it raggiunge nuove officine. - **Roberto — Commerciale e partner**: cura le relazioni con distributori e partner, e il canale commerciale di officina.it sul territorio. ## Il percorso - **2023**: nasce officina.it. - **2024**: integrazione dei servizi di fatturazione elettronica tramite A-Cube. - **2025**: integrazione della banca dati tecnica professionale HaynesPro. - **2026**: lancio delle applicazioni officina.it per iOS e Android. ## Cosa ci distingue - **Provi da solo o con noi**: 30 giorni gratis, nessun addebito automatico; lo attivi da solo e lo usi subito, oppure chiedi una demo e ti accompagniamo nei primi passi. - **Prezzi flessibili**: piani accessibili in base a quanto usi e a cosa ti serve, mensili o annuali; si cambia o si disdice senza penali e senza trattative da commerciale. - **Le tue richieste contano**: feedback delle officine ascoltato e usato per migliorare il software. - **Tutto in un solo posto**: gestionale completo (schede, preventivi, fatture, magazzino, dati tecnici, messaggi ai clienti), non pezzi sparsi da rincollare. - **Semplice da usare**: interfaccia chiara, cloud, da computer e telefono. Contatti: https://officina.it/contatti Prova gratis: https://officina.it/registrati --- # Funzionalità di officina.it > Panoramica completa delle funzionalità del gestionale per officine officina.it. Pagina di riferimento: https://officina.it/#funzionalita ## Risultati concreti - Fino al 40% di tempo risparmiato nella gestione quotidiana: appuntamenti, schede lavoro e carichi sempre sotto controllo. Meno telefonate, meno confusione, più lavori completati ogni settimana. - Fino al 25% di preventivi approvati in più: preventivi digitali, stato sempre visibile e comunicazioni integrate. Il cliente decide prima, l'officina perde meno lavori. - Margini più chiari già dopo 30 giorni: costi di ricambi e manodopera tracciati su ogni intervento. - +20% di clienti che tornano in officina: storico veicolo, promemoria automatici e comunicazioni centralizzate. ## Operatività e accettazione Dall'ingresso del veicolo in officina fino alla pianificazione degli interventi, tutto è tracciato in modo chiaro, preciso e professionale. - **Schede di accettazione**: registra le condizioni del veicolo all'ingresso, pianifica gli interventi e documenta ogni dettaglio (incluse foto). - **Schede di lavoro**: organizza e traccia tutte le lavorazioni in corso e completate. - **Calendario e appuntamenti**: pianifica il lavoro dell'officina giorno per giorno. - **Collaboratori**: gestisci il team con accessi personalizzati, ruoli e permessi dedicati. - **Documenti personalizzati**: personalizza logo, colori e dettagli di schede lavoro, preventivi e fatture. ## Clienti e veicoli Tutte le informazioni tecniche e lo storico degli interventi in un unico posto, sempre disponibili quando servono. - **Anagrafica clienti e veicoli**: tutti i dati organizzati e facilmente consultabili. - **Storico lavori e interventi**: visualizza subito cosa è stato fatto, quando e su quale veicolo. - **Visura veicolo per targa**: recupera automaticamente i dati ufficiali del veicolo dalla Motorizzazione. - **Banca dati tagliandi e tempari**: piani di manutenzione, tagliandi e tempi ufficiali per preventivi precisi. ## Preventivi e fatturazione Gestisci tutta la comunicazione con il cliente e i documenti fiscali senza passaggi manuali e senza errori. - **Preventivi digitali**: crea preventivi chiari e professionali, pronti per essere inviati e approvati senza passaggi manuali. - **Fatturazione elettronica**: integrazione completa con il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate. - **Comunicazioni clienti integrate**: invia preventivi, schede lavoro e fatture via SMS, WhatsApp o email direttamente dal gestionale. - **Documenti sempre collegati all'intervento**: tutti i documenti restano associati alla scheda lavoro, per evitare errori e perdite di informazioni. ## Controllo economico Sai sempre quanto incassi, cosa è stato pagato e dove stai spendendo. Numeri chiari per decisioni migliori. - **Tracciamento pagamenti**: gestisci pagamenti, acconti e scadenze in un unico pannello. - **Gestione spese**: tieni sotto controllo tutte le spese operative dell'officina, dai ricambi ai costi generali. - **Analisi costi e margini**: visualizza costi e ricavi per ogni scheda lavoro per capire subito dove guadagni. - **Situazione economica dell'officina**: una panoramica chiara e immediata sull'andamento economico dell'attività. ## Magazzino e stock Gestisci ricambi, pneumatici e veicoli in vendita con precisione, senza perdere il controllo dello stock. - **Gestione magazzino**: articoli, ricambi, giacenze e prezzi sempre aggiornati. - **Gestione deposito pneumatici**: tracciamento completo di pneumatici in deposito, montati o smaltiti. - **Concessionaria**: gestione acquisti, vendite, permute e stato del parco veicoli. ## Altre caratteristiche - Applicazione web: funziona da browser su computer, tablet e smartphone, senza installazione. - Dati su Google Cloud in Europa, criptati; esportabili o cancellabili in ogni momento. - Assistenza in italiano via email, WhatsApp o telefono, dal Lunedì al Sabato, 9:00–21:00. - Importazione di clienti, veicoli e articoli da CSV o Excel con supporto alla migrazione. Prova gratuita di 30 giorni, nessun addebito automatico: https://officina.it/registrati — Prezzi: https://officina.it/prezzi.md --- # Prezzi di officina.it > Piani e prezzi del gestionale per officine officina.it. Pagina di riferimento: https://officina.it/prezzi Tutti i piani includono una prova gratuita di 30 giorni, nessun addebito automatico. Si può cambiare piano o disdire in qualsiasi momento, senza penali. I prezzi non espongono IVA (fornitore extra-UE, reverse charge con autofattura TD17 — vedi FAQ). ## Base — 29 €/mese oppure 290 €/anno Per titolare e pochi collaboratori - Anagrafiche illimitate - 100 schede lavoro al mese - 3 utenti - 600 crediti inclusi al mese - 10 GB archiviazione - Assistenza via email Crediti inclusi ogni mese (esempi di utilizzo): - fino a 60 SMS - fino a 60 messaggi WhatsApp - fino a 30 fatture elettroniche - fino a 12 visure targa - fino a 7 consultazioni banca dati - fino a 300 scontrini elettronici ## Pro — 49 €/mese oppure 490 €/anno Per chi ha una persona dedicata a clienti e appuntamenti - Anagrafiche illimitate - 500 schede lavoro al mese - 10 utenti - 2.000 crediti inclusi al mese - 25 GB archiviazione - Assistenza via email Crediti inclusi ogni mese (esempi di utilizzo): - fino a 200 SMS - fino a 200 messaggi WhatsApp - fino a 100 fatture elettroniche - fino a 40 visure targa - fino a 25 consultazioni banca dati - fino a 1.000 scontrini elettronici ## Business — 69 €/mese oppure 690 €/anno Per chi vuole assistenza telefonica e meno limiti - Anagrafiche illimitate - Schede lavoro illimitate - Utenti illimitati - 3.500 crediti inclusi al mese - 100 GB archiviazione - Accesso API - Assistenza via email - Assistenza telefonica Crediti inclusi ogni mese (esempi di utilizzo): - fino a 350 SMS - fino a 350 messaggi WhatsApp - fino a 175 fatture elettroniche - fino a 70 visure targa - fino a 43 consultazioni banca dati - fino a 1.750 scontrini elettronici ## Illimitato — 199 €/mese oppure 1990 €/anno Per chi gestisce tanti clienti, documenti e comunicazioni - Anagrafiche illimitate - Crediti illimitati - Schede lavoro illimitate - Utenti illimitati - 1000 GB archiviazione - Accesso API - Assistenza via email - Assistenza telefonica Crediti inclusi ogni mese (esempi di utilizzo): - SMS illimitati - Messaggi WhatsApp illimitati - Fatture elettroniche illimitate - Visure targa illimitate - Consultazioni banca dati illimitate - Scontrini elettronici illimitati Registrazione e prova gratuita: https://officina.it/registrati --- # Domande frequenti su officina.it > Risposte alle domande più comuni sul gestionale per officine officina.it. Pagina completa: https://officina.it/domande-frequenti ## Come funziona il periodo di prova gratuita? Puoi usare tutte le funzioni gratis per 30 giorni, con carta e senza addebito automatico. Alla fine decidi se abbonarti o smettere, senza costi. ## Esiste un'app per iPhone e Android? Sì. L'app officina.it si scarica gratis da App Store e Google Play ed è inclusa in tutti i piani, senza costi aggiuntivi. Entri con lo stesso account del gestionale web e dal telefono gestisci schede di lavoro, preventivi, fatture, clienti e veicoli. ## Il gestionale può essere personalizzato per la mia officina? Sì. Puoi adattare moduli e campi (clienti, veicoli, preventivi e fatture) secondo il tuo modo di lavorare. E se serve altro, lo aggiungiamo su richiesta. ## Posso modificare il mio piano di abbonamento in qualsiasi momento? Certo. Puoi passare da mensile ad annuale, cambiare piano o disdire quando vuoi, senza penali. ## Posso avere più di un account per gestire la mia officina? Sì. Puoi aggiungere i tuoi collaboratori, ognuno con un accesso personale per lavorare sulla stessa officina. ## I dati inseriti nel gestionale sono gestiti in modo sicuro? Sì. I dati sono su Google Cloud in Europa, criptati e protetti con standard di sicurezza elevati. Puoi esportarli o cancellarli in ogni momento. ## I prezzi indicati sono inclusivi di IVA? No: non addebitiamo né riscuotiamo IVA, e la fattura che ricevi non espone IVA. officina.it è fornito da Pizza Digital Limited (Regno Unito) a clienti business titolari di partita IVA: come per tutte le prestazioni transfrontaliere B2B da fornitore extra-UE, l'IVA è assolta direttamente dal cliente in Italia con autofattura elettronica (codice TD17) ai sensi degli artt. 7-ter e 17, comma 2, DPR 633/72. In regime IVA ordinario l'operazione è di norma neutrale (IVA a debito e a credito si compensano); in regime forfettario l'IVA al 22% va versata senza detrazione. Il tuo commercialista gestisce l'adempimento in pochi minuti. ## Come posso contattare l'assistenza? Puoi contattarci via email, tramite WhatsApp o richiedere una chiamata dalla pagina Contatti. L'assistenza è disponibile dal Lunedì al Sabato, dalle 9:00 alle 21:00. ## Come funziona la fatturazione elettronica? Il gestionale è integrato con il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate. Puoi emettere fatture elettroniche direttamente dal gestionale, inviarle automaticamente ai tuoi clienti e ricevere le notifiche di consegna. ## Posso importare i dati dal mio vecchio gestionale? Sì. Offriamo supporto per l'importazione di clienti, veicoli e articoli da file CSV o Excel. Contattaci e ti aiuteremo nella migrazione dei dati. ## Il gestionale funziona su tablet e smartphone? Sì, in due modi. Dal browser di computer, tablet e smartphone, senza installare nulla. Oppure con l'app officina.it per iPhone e Android, pensata per chi lavora con il telefono in mano. --- # API e integrazioni di officina.it > Documentazione delle API REST JSON di officina.it: collega il gestionale ad altri programmi e leggi o aggiorna clienti, veicoli, schede lavoro, preventivi, fatture e altro. Pagina HTML canonica: https://officina.it/api Ultimo aggiornamento: 2026-08-10 - **Host API:** `https://api.officina.it` - **Versione maggiore:** `v1` (nel percorso) - **Revisione corrente:** `2026-09-05` (header `X-API-Version`, obbligatorio) - **Endpoint documentati:** 165 - **Autenticazione:** chiave API bearer (`Authorization: Bearer ofk_live_…`), creata in Impostazioni › Accesso API - **Piani:** richiede un piano Business o Illimitato (la prova gratuita non include l'accesso API) - **Specifica OpenAPI 3.1:** https://api.officina.it/openapi.yaml (stesso documento in JSON: https://api.officina.it/openapi.json) ## Come iniziare: genera una chiave API 1. Crea una chiave in **Impostazioni › Accesso API** e assegna solo i permessi necessari. La chiave viene mostrata una sola volta. 2. Verifica con `GET /v1/whoami` (header `Authorization` + `X-API-Version`). 3. Leggi e scrivi le risorse; le liste sono paginate con un cursore opaco in `starting_after`. ```bash curl https://api.officina.it/v1/whoami \ -H "Authorization: Bearer ofk_live_LA_TUA_CHIAVE" \ -H "X-API-Version: 2026-09-05" ``` ## Permessi Ogni chiave ha permessi per area, distinti fra lettura e scrittura. La scrittura include sempre la lettura. Senza il permesso richiesto la risposta è `403 insufficient_scope`. - **Clienti** (`customers.read` / `customers.write`): Anagrafiche clienti e relativi documenti - **Veicoli** (`vehicles.read` / `vehicles.write`): Veicoli, marche e documenti allegati - **Schede lavoro** (`worksheets.read` / `worksheets.write`): Schede lavoro, righe, pagamenti e documenti - **Preventivi** (`quotes.read` / `quotes.write`): Preventivi e relative righe - **Fatture** (`invoices.read` / `invoices.write`): Fatture, note di credito e pagamenti - **Scontrini** (`receipts.read` / `receipts.write`): Scontrini e relativi pagamenti - **Accettazioni** (`checkins.read` / `checkins.write`): Accettazioni e documenti allegati - **Agenda** (`calendar.read` / `calendar.write`): Calendari e appuntamenti - **Magazzino** (`articles.read` / `articles.write`): Articoli, movimenti e pneumatici in deposito - **Fornitori** (`suppliers.read` / `suppliers.write`): Fornitori, ordini e documenti di trasporto - **Spese** (`expenses.read` / `expenses.write`): Spese, pagamenti e categorie - **Prima nota** (`cashbook.read` / `cashbook.write`): Movimenti di cassa e conti finanziari - **Impostazioni** (`settings.read` / `settings.write`): Dati azienda, aliquote IVA, listini, collaboratori - **Report** (`reports.read` / `reports.write`): Statistiche, contatori e report concessionaria; in scrittura, gli acquisti veicolo ## Risorse documentate Pagine di riferimento HTML (endpoint, esempi curl e risposte). Non esiste uno specchio markdown per ogni risorsa: l'indice è questa pagina e l'OpenAPI. - [Clienti](https://officina.it/api/clienti): Anagrafiche, documenti allegati e storico. (8 endpoint) - [Veicoli](https://officina.it/api/veicoli): Veicoli, marche e documenti allegati. (14 endpoint) - [Schede lavoro](https://officina.it/api/schede-lavoro): Schede, righe, pagamenti e stati di lavorazione. (16 endpoint) - [Preventivi](https://officina.it/api/preventivi): Preventivi, righe e conversione in scheda lavoro. (9 endpoint) - [Fatture](https://officina.it/api/fatture): Fatture, note di credito, pagamenti ed emissione. (17 endpoint) - [Scontrini](https://officina.it/api/scontrini): Scontrini e relativi pagamenti. (9 endpoint) - [Accettazioni](https://officina.it/api/accettazioni): Accettazioni, conversioni e documenti. (13 endpoint) - [Agenda](https://officina.it/api/agenda): Calendari e appuntamenti. (9 endpoint) - [Magazzino](https://officina.it/api/magazzino): Articoli, listino manodopera e movimenti. (7 endpoint) - [Deposito gomme](https://officina.it/api/deposito-gomme): Pneumatici in deposito e passaggi di stato. (7 endpoint) - [Fornitori](https://officina.it/api/fornitori): Fornitori, ordini e documenti di trasporto. (9 endpoint) - [Spese](https://officina.it/api/spese): Spese, pagamenti e categorie. (10 endpoint) - [Prima nota](https://officina.it/api/prima-nota): Movimenti di cassa e conti finanziari. (5 endpoint) - [Impostazioni](https://officina.it/api/impostazioni): Dati azienda, aliquote IVA, listini, collaboratori. (17 endpoint) - [Fatturazione elettronica](https://officina.it/api/fatturazione-elettronica): Fatture elettroniche emesse e ricevute, in sola lettura. (4 endpoint) - [Concessionaria](https://officina.it/api/concessionaria): Stock veicoli, vendite e report. (8 endpoint) - [Report](https://officina.it/api/report): Statistiche e contatori della tua officina. (2 endpoint) - [Autenticazione](https://officina.it/api/autenticazione): Verifica della chiave e dei permessi. (1 endpoint) ## Date e orari Date e timestamp usano RFC 3339 in UTC (es. `2026-06-12T09:30:00Z`). Le date scritte dal client devono cadere fra il **1° gennaio 1900** e il **31 dicembre 2100**: fuori da questo intervallo la risposta è `422 parameter_invalid` con `param` sul campo. È lo stesso intervallo accettato dai selettori di data del gestionale, così un record creato via API resta modificabile anche dall'interfaccia web. I timestamp generati dal server (`created_at`, `updated_at`) non hanno questo vincolo. ## Errori Gli errori usano sempre la stessa struttura: `code` stabile, `message`, `trace_id`. | Codice | Quando | | --- | --- | | `api_key_invalid` | Chiave assente o sconosciuta | | `api_key_revoked` | Chiave revocata | | `api_key_expired` | Chiave scaduta | | `insufficient_scope` | Permesso mancante | | `plan_upgrade_required` | Piano senza accesso API | | `parameter_invalid` | Campo non valido | | `not_found` | Risorsa assente o di un'altra officina | | `api_version_missing` | Manca l'header `X-API-Version` | ## Versionamento - **`/v1/…` nel percorso:** versione maggiore. Cambia solo per breaking change (nuovo `/v2`, la `/v1` resta). - **`X-API-Version` (data):** revisione retrocompatibile. Dichiarandola, l'integrazione conserva il comportamento di quella data. - L'header di revisione è **obbligatorio** su ogni richiesta. Documentazione HTML: https://officina.it/api Skill per agenti AI: https://officina.it/api/skill.md OpenAPI: https://api.officina.it/openapi.yaml — in JSON: https://api.officina.it/openapi.json --- # Strumenti online gratuiti per officine meccaniche > Calcolatori e strumenti interattivi gratuiti per officine meccaniche, gommisti, autoriparatori e automobilisti. Si usano online senza registrazione. Pagina HTML canonica: https://officina.it/strumenti Ultimo aggiornamento dell'indice: 2026-07-23 ## Digitalizzazione - [Test officina digitale](https://officina.it/strumenti/test-officina-digitale): Scopri in 2 minuti quanto è digitalizzata la tua officina e ricevi un report con un piano d'azione su misura. ## Diagnostica - [Tabella codici guasto OBD](https://officina.it/strumenti/tabella-codici-guasto-obd): Cerca il significato dei codici di errore OBD-II (P, C, B, U) con cause probabili e possibili soluzioni. ## Pneumatici - [Calcolo misura pneumatici](https://officina.it/strumenti/calcolo-pneumatici): Leggi le misure degli pneumatici, confronta due gomme e trova le equivalenze compatibili entro il ±3%. - [Pressione gomme auto](https://officina.it/strumenti/pressione-gomme): Trova la pressione di gonfiaggio corretta degli pneumatici in base alla marca e al modello dell'auto. - [Coppia serraggio ruote](https://officina.it/strumenti/coppia-serraggio-ruote): Scopri la coppia di serraggio corretta (Nm) dei bulloni ruota in base a marca e modello del veicolo. ## Costi carburante - [Calcolo risparmio GPL e metano](https://officina.it/strumenti/calcolo-risparmio-gpl-metano): Confronta la spesa di benzina, gasolio, GPL e metano e calcola risparmio e ammortamento dell'impianto. ## Avvertenza I risultati dei calcolatori e i dati tecnici sono indicativi. Per interventi sul veicolo, verifica sempre il manuale del costruttore o una fonte tecnica professionale aggiornata. --- # I primi passi: dalla registrazione alla prima scheda di lavoro > Come iniziare a usare il gestionale officina: la Guida Iniziale passo passo, il primo cliente, il primo veicolo e la prima scheda di lavoro nel primo giorno di lavoro. Versione HTML: https://officina.it/guide/primi-passi/iniziare-con-il-gestionale Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Il modo migliore per capire se il gestionale fa per te non è girare i menu: è gestirci un lavoro vero, dall'accettazione dell'auto al conto. Questa pagina è il percorso consigliato per il primo giorno. ## La Guida Iniziale Al primo accesso trovi la **Guida Iniziale**: una procedura passo passo che ti accompagna a: 1. **scegliere le funzionalità** che la tua officina usa davvero (deposito gomme, accettazioni, noleggi…) — il menu mostra solo quello che ti serve; 2. **registrare il primo cliente**; 3. **aggiungere il suo veicolo**; 4. **aprire la prima scheda di lavoro**. Dieci minuti e hai già il flusso fondamentale sotto le dita. Se l'hai saltata o vuoi ripartire, la trovi su **/app/onboarding**. Preferisci vederlo fare da una persona? [Prenota la demo gratuita](/guide/primi-passi/assistenza-demo-e-come-chiedere-aiuto): una videochiamata guidata sul tuo caso concreto, utile sia prima di iniziare sia nei primi giorni. > **Suggerimento** — Usa **dati veri**, non "Mario Rossi test": il primo cliente reale, la sua targa vera, il lavoro che hai davvero in officina oggi. È il modo più rapido per capire come il gestionale lavora — e quello che inserisci resta, non è un'esercitazione. ## Il percorso del primo giorno Il gestionale ruota attorno a un flusso semplice — cliente → veicolo → lavoro → incasso — e ogni passo ha la sua guida: 1. [Crea il cliente](/guide/clienti/come-creare-un-nuovo-cliente) — con la Partita IVA compili l'anagrafica in automatico. 2. [Aggiungi il veicolo](/guide/veicoli/come-aggiungere-un-veicolo) — con la ricerca targa i dati arrivano dalla Motorizzazione. 3. Se serve l'ok del cliente, [fai un preventivo](/guide/preventivi/come-creare-un-preventivo) e [invialo](/guide/preventivi/come-inviare-un-preventivo-e-gestire-lo-stato). 4. [Apri la scheda di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-creare-una-scheda-di-lavoro) e falla avanzare con gli [stati](/guide/schede-di-lavoro/come-gestire-gli-stati-della-scheda-di-lavoro). 5. A lavoro finito, [incassa ed emetti fattura o scontrino](/guide/schede-di-lavoro/come-incassare-e-fatturare-una-scheda-di-lavoro) dalla scheda stessa. Fai questo giro completo con un lavoro vero e avrai visto il 70% di quello che userai ogni giorno. ## Due configurazioni che ripagano subito - **Informazioni officina** (in Impostazioni): ragione sociale, indirizzo, logo — sono i dati che compaiono su preventivi, schede e fatture stampate. Cinque minuti, e i documenti escono presentabili da subito. - **Porta i tuoi dati**: se arrivi da un altro gestionale, [importa clienti, veicoli e articoli](/guide/primi-passi/come-importare-dati-da-un-altro-gestionale) invece di ricopiarli a mano. Quando il flusso di base gira, il resto — [listini](/guide/clienti/come-creare-un-listino-prezzi-per-cliente), [margini](/guide/schede-di-lavoro/come-calcolare-il-margine-di-una-scheda-di-lavoro), [promemoria ai clienti](/guide/clienti/come-inviare-email-sms-whatsapp-al-cliente), collaboratori — si aggiunge un pezzo alla volta, [dalle impostazioni](/guide/primi-passi/come-configurare-la-tua-officina). E se ti blocchi, [l'assistenza è inclusa](/guide/primi-passi/assistenza-demo-e-come-chiedere-aiuto): email per tutti i piani, chat WhatsApp con un agente sui piani superiori. ## Domande frequenti ### Posso rifare o riprendere la Guida Iniziale? Sì: la trovi in qualsiasi momento all'indirizzo /app/onboarding. Riprende dal punto in cui l'avevi lasciata. ### I dati che inserisco durante la prova restano? Sì, tutto quello che inserisci — clienti, veicoli, schede — resta nel tuo account: se continui con l'abbonamento ritrovi il lavoro già fatto, senza ripartire da zero. ### Devo configurare tutto prima di iniziare a lavorare? No. Bastano le funzionalità scelte nella Guida Iniziale e le Informazioni officina per i documenti: il resto — listini, collaboratori, moduli aggiuntivi — si attiva quando serve, dalle impostazioni. ### Da dove comincio se ho già centinaia di clienti sul vecchio gestionale? Non ricopiarli a mano: esporta i dati dal vecchio gestionale e caricali da Impostazioni → Importazione clienti. Nel frattempo puoi già lavorare con i clienti nuovi che entrano in officina. ### Serve installare qualcosa? No: il gestionale funziona dal browser, anche da tablet e telefono. Ti basta l'accesso a internet — in officina, a casa o dal cliente. --- # Configura la tua officina: dati, funzionalità e collaboratori > Come configurare il gestionale officina: informazioni e logo sui documenti, moduli da attivare (deposito gomme, accettazioni, noleggi), inviti ai collaboratori con ruoli e permessi. Versione HTML: https://officina.it/guide/primi-passi/come-configurare-la-tua-officina Ultimo aggiornamento: 2026-07-22 Non serve configurare tutto il primo giorno — [il flusso di base](/guide/primi-passi/iniziare-con-il-gestionale) funziona già così com'è. Ma tre impostazioni ripagano subito il tempo che ci dedichi: i dati che compaiono sui documenti, i moduli attivi e le persone che lavorano con te. Trovi tutto in **Impostazioni**, dal menu laterale. ## Informazioni officina In **Impostazioni → Informazioni officina** inserisci ragione sociale, indirizzo, dati fiscali e **logo**: sono le informazioni stampate su preventivi, schede di lavoro e fatture. Compilarle bene una volta significa documenti presentabili per sempre — è la prima cosa che il cliente vede di te su carta. ## Scegli le tue funzionalità Oltre alle funzioni di base, il gestionale ha dei **moduli** che accendi solo se ti servono: accettazioni, deposito gomme, gestione spese, gestione noleggi, concessionaria, banca dati tecnica, profilo pubblico, fatturazione elettronica. La regola è semplice: **attiva solo quello che usi**, così il menu resta pulito e un modulo si riaccende in qualsiasi momento, quando ti serve. Come accenderli e spegnerli, uno per uno, è in [Attivare e disattivare i moduli](/guide/impostazioni/come-attivare-e-disattivare-i-moduli). ## Invita i collaboratori In **Impostazioni → Collaboratori** premi **Invita collaboratori**: bastano nome ed email, e la persona riceve l'invito per entrare nel gestionale della tua officina. A ogni collaboratore assegni i permessi giusti: - **Accesso completo** — tutto, come il titolare; - **Amministrativo** — configurazione e gestione del sistema; - **Commercialista** — l'accesso pensato per chi ti segue la contabilità; - oppure **permessi su misura** per area: clienti e veicoli, calendario e appuntamenti, magazzino e fornitori, dati finanziari… Ruoli, aree e come togliere l'accesso sono spiegati in [Permessi dei collaboratori](/guide/impostazioni/come-gestire-i-permessi-dei-collaboratori). > **Suggerimento** — Il meccanico che deve solo vedere le schede di lavoro e il calendario non ha bisogno di vedere fatturato e margini: con i permessi per area ognuno vede ciò che gli serve per lavorare, niente di più. ## Le altre voci che incontrerai Sempre dalle Impostazioni si regolano anche **aliquote IVA**, **tipi di intervento**, **aspetto dei documenti** di stampa, [listini cliente](/guide/clienti/come-creare-un-listino-prezzi-per-cliente), [campi veicolo personalizzati](/guide/veicoli/come-aggiungere-un-veicolo) e [importazione dati](/guide/primi-passi/come-importare-dati-da-un-altro-gestionale). Nessuna va configurata per forza il primo giorno: torna qui quando il bisogno si presenta. ## Domande frequenti ### Posso attivare un modulo in un secondo momento? Sì, in qualsiasi momento da Impostazioni → Scegli le tue funzionalità. L'attivazione è immediata e il modulo compare nel menu; allo stesso modo puoi disattivare quello che non usi più. ### Posso dare al mio commercialista l'accesso al gestionale? Sì: invitalo come collaboratore con il ruolo Commercialista. Vede quello che gli serve per la contabilità senza accedere al resto della gestione. ### I collaboratori vedono tutti gli stessi dati? Dipende dai permessi che assegni: puoi dare accesso completo oppure limitare per area — ad esempio solo schede di lavoro e calendario per i meccanici, o solo la parte amministrativa per chi sta al banco. ### Cosa succede se un collaboratore lascia l'officina? Dalla pagina Collaboratori puoi disabilitare il suo account in qualsiasi momento: perde l'accesso subito, mentre tutto il lavoro registrato resta in archivio. ### Il logo compare su tutti i documenti? Sì: il logo e i dati inseriti in Informazioni officina compaiono su preventivi, schede di lavoro e fatture stampate o inviate al cliente. --- # Come importare clienti e veicoli da un altro gestionale > Come importare i dati nel gestionale officina da un altro programma: esporta clienti, veicoli, schede, fornitori e articoli in CSV o Excel e caricali dalle impostazioni. Versione HTML: https://officina.it/guide/primi-passi/come-importare-dati-da-un-altro-gestionale Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Il freno più comune al cambio di gestionale non è il prezzo: è l'anagrafica. Anni di clienti, targhe e storico che nessuno ha voglia di ricopiare a mano. Non serve: esporti i dati dal vecchio programma, li carichi, e ci pensiamo noi a portarli dentro. ## Cosa puoi importare - **Clienti** — anagrafica, contatti, dati di fatturazione; - **Veicoli** — targhe, marca e modello, collegati ai loro proprietari; - **Schede di lavorazione** — lo storico degli interventi; - **Fornitori** e **Articoli** — il tuo magazzino. Non serve avere tutto: anche solo l'elenco clienti con i veicoli ti fa partire con l'anagrafica piena invece che da zero. ## Come funziona 1. **Esporta i dati dal vecchio gestionale.** Quasi tutti hanno una funzione di esportazione in **CSV o Excel**; se trovi solo "esporta clienti", va benissimo — è il grosso del valore. 2. **Carica il file.** Vai in **Impostazioni → Importazione clienti**, premi **Carica nuovo documento**, aggiungi una breve descrizione di cosa contiene e carica il file (**CSV o Excel, fino a 100 MB**). Puoi caricare più file, uno per tipo di dati. 3. **Segui lo stato.** Il documento compare nell'elenco come **In elaborazione**; quando i dati sono stati caricati nel tuo account, lo stato passa a **Processato**, con la data. > **Suggerimento** — Non perdere tempo a sistemare il file: colonne in ordine diverso, intestazioni strane, formati misti non sono un problema. Il caricamento viene gestito da una persona, non da un automatismo cieco — caricalo così com'è e pensiamo noi a fare ordine. ## Nel frattempo, lavora Non serve aspettare l'importazione per iniziare: i clienti nuovi che entrano in officina li [registri normalmente](/guide/clienti/come-creare-un-nuovo-cliente), e quando l'importazione viene processata i due mondi si trovano nello stesso posto. Il [controllo duplicati](/guide/clienti/come-creare-un-nuovo-cliente) ti avvisa se stai ricreando un cliente che l'importazione ha già portato dentro. ## Domande frequenti ### In che formato devono essere i file? CSV o Excel, fino a 100 MB per file. Non serve rispettare un tracciato particolare: il caricamento viene gestito manualmente, quindi va bene il formato così come esce dal tuo vecchio gestionale. ### Il mio vecchio gestionale esporta solo PDF o stampe: posso importare lo stesso? Caricare un CSV o un Excel è la via più rapida, ma se hai solo PDF o altri formati carica quello che hai e scrivilo nella descrizione: valuteremo cosa è recuperabile. In alternativa chiedi al fornitore del vecchio gestionale un'esportazione dati — è un tuo diritto. ### Quanto tempo ci vuole? Il file viene preso in carico manualmente: lo stato nella pagina Importazione clienti passa da In elaborazione a Processato con la data. Nel frattempo puoi già lavorare normalmente. ### I clienti importati si mescolano con quelli che creo a mano? Sì, finiscono tutti nella stessa anagrafica. Il controllo duplicati ti avvisa se stai creando un cliente che esiste già, così eviti i doppioni. ### Posso importare anche lo storico dei lavori? Sì: se il vecchio gestionale esporta le schede di lavorazione, caricale insieme al resto — lo storico degli interventi è spesso la parte più preziosa da portare con sé. --- # Assistenza, demo gratuita e come chiedere aiuto > Come ottenere aiuto sul gestionale officina: demo guidata gratuita in videochiamata, supporto email per tutti i piani, assistenza WhatsApp su Business e Illimitato, orari e suggerimenti. Versione HTML: https://officina.it/guide/primi-passi/assistenza-demo-e-come-chiedere-aiuto Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Un gestionale si giudica anche da chi c'è dall'altra parte quando hai bisogno di aiuto. L'assistenza è **inclusa nell'abbonamento** — non è un servizio extra a pagamento — e il team è operativo **dal lunedì al sabato, dalle 9:00 alle 21:00**: gli orari veri di un'officina. ## La demo gratuita Se preferisci vedere il gestionale all'opera invece di esplorarlo da solo, prenota la **demo gratuita**: una videochiamata guidata di mezz'ora in cui una persona del team ti mostra il flusso completo sul tuo caso concreto. La prenoti da **Impostazioni → Assistenza → Richiedi demo gratuita**, scegliendo giorno e ora dal calendario. Funziona bene in due momenti: prima di iniziare, per capire se il gestionale fa per te, oppure nei primi giorni, per sistemare subito le tue domande vere. > **Suggerimento** — Arriva alla demo con un caso reale: il preventivo che fai più spesso, il tuo giro di fornitori, il dubbio sulla fatturazione. Mezz'ora sul tuo lavoro vale più di un'ora di presentazione generica. ## I canali di assistenza Li trovi tutti in **Impostazioni → Assistenza**: - **Supporto Email** — disponibile su **tutti i piani**, prova gratuita compresa. Scrivi al team e ricevi risposta in media entro **30 minuti**. - **Assistenza telefonica** — una **chat WhatsApp diretta con un agente**, risposta in media entro **5 minuti**. È inclusa nei piani **Business** e **Illimitato**; se sei su Base o Pro la attivi passando di piano. - **Richiedi demo gratuita** — la videochiamata guidata vista sopra, disponibile per tutti. Nessun ticket anonimo e nessun numero verde: rispondono le stesse persone che sviluppano il gestionale. ## Proponi le funzionalità che ti mancano Il gestionale cresce con le richieste delle officine. In **Impostazioni → Funzionalità in sviluppo** trovi la roadmap con quello che è **pianificato** e in arrivo — e il pulsante **Invia suggerimento** per proporre quello che manca a te. Le richieste più sentite dalle officine sono quelle che salgono in cima alla lista. ## E questa guida Per le domande "come si fa" hai anche questa guida: usa la ricerca in alto per trovare la procedura che ti serve, dalla [prima scheda di lavoro](/guide/primi-passi/iniziare-con-il-gestionale) alla [fatturazione](/guide/schede-di-lavoro/come-incassare-e-fatturare-una-scheda-di-lavoro). E se non trovi la risposta, scrivici: è il modo più rapido per farci capire cosa manca nella guida. ## Domande frequenti ### L'assistenza costa qualcosa? No: è inclusa nell'abbonamento e anche nella prova gratuita. Il supporto email è disponibile per tutti i piani; la chat WhatsApp con un agente è inclusa nei piani Business e Illimitato. ### Come prenoto la demo gratuita? Da Impostazioni → Assistenza → Richiedi demo gratuita: scegli giorno e ora dal calendario e ricevi il link per la videochiamata. È una demo guidata di pochi minuti sul tuo caso concreto, senza impegno. ### In che orari risponde l'assistenza? Il team è operativo dal lunedì al sabato, dalle 9:00 alle 21:00. Via email la risposta arriva in media entro 30 minuti; su WhatsApp (piani Business e Illimitato) entro 5 minuti. ### Potete aiutarmi a portare i dati dal mio vecchio gestionale? Sì: carica l'esportazione del vecchio gestionale da Impostazioni → Importazione clienti e ci pensa il team. Se hai dubbi sul formato, scrivi prima all'assistenza: ti diciamo noi cosa esportare. ### Posso proporre una funzionalità che mi manca? Sì: in Impostazioni → Funzionalità in sviluppo vedi la roadmap con ciò che è pianificato e puoi inviare un suggerimento. Le richieste più sentite dalle officine guidano lo sviluppo del prodotto. --- # L'Assistente: fai domande in italiano sui tuoi dati > L'Assistente del gestionale officina risponde in italiano su fatturato, fatture da incassare, scadenze dei veicoli e clienti da richiamare — basta scrivere la domanda. Versione HTML: https://officina.it/guide/primi-passi/lassistente-fai-domande-in-italiano-sui-tuoi-dati Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 C'è un modo per interrogare i tuoi dati senza conoscere filtri, liste e report: scrivere la domanda come la faresti a una persona. L'**Assistente** — la voce con la scintilla nel menu — legge i dati della tua officina e risponde in italiano. ## Come si usa Apri l'**Assistente** dal menu e scrivi. La pagina ti accoglie con "Come posso aiutarti?" e qualche esempio pronto: - *"Quanto ho fatturato questo mese?"* - *"Quali fatture sono ancora da incassare?"* - *"Quali veicoli hanno la revisione in scadenza?"* - *"Quali clienti non fanno un tagliando da oltre un anno?"* Non c'è sintassi da imparare: domande vere, in italiano, come le detteresti al telefono. L'Assistente risponde con i numeri presi dai **tuoi** dati — gli stessi che vedi in [Report](/guide/report/i-report-dellofficina), nelle liste e nelle scadenze — e la conversazione resta lì, riprendibile; quando non serve più, la elimini. ## Le domande che ripagano Le più utili sono quelle che a mano richiederebbero tre passaggi: - **richiami commerciali** — "quali clienti non vengono da più di un anno?" è una [campagna di richiamo](/guide/clienti/come-inviare-email-sms-whatsapp-al-cliente) pronta, non solo una curiosità; - **crediti** — "chi mi deve ancora dei soldi?" senza aprire la [lista fatture](/guide/report/fatture-da-incassare-e-avanzamento-preventivi) e filtrare; - **scadenze** — "che revisioni scadono questo mese?" diventa la lista delle telefonate da fare, [come per il cambio gomme](/guide/deposito-gomme/come-richiamare-i-clienti-per-il-cambio-stagionale); - **il numero al volo** — "quanto ho fatturato a marzo?" mentre sei al telefono con il commercialista. > **Suggerimento** — L'Assistente è la via più veloce, i [report](/guide/report/i-report-dellofficina) restano la più completa: usa l'Assistente per la domanda puntuale del momento e la pagina Report per il quadro del mese. E ricorda la regola di sempre: risponde su quello che hai registrato — [incassi segnati](/guide/fatture/come-incassare-una-fattura-e-gestire-le-scadenze), [scadenze compilate](/guide/veicoli/come-gestire-la-scheda-veicolo), [clienti con il telefono giusto](/guide/clienti/come-creare-un-nuovo-cliente). ## Dove trovarlo La voce **Assistente** è nel menu principale. Le conversazioni restano salvate finché non le elimini tu, con **Elimina conversazione** — utile per tenere aperta quella dei richiami mentre lavori la lista. ## Domande frequenti ### Cosa posso chiedere all'Assistente? Domande in italiano sui tuoi dati: fatturato del periodo, fatture da incassare, revisioni e scadenze dei veicoli, clienti che non vengono da tempo. Gli esempi in pagina sono un buon punto di partenza. ### Serve una sintassi particolare? No: scrivi la domanda come la faresti a una persona — «quanto ho fatturato questo mese?», «quali clienti non fanno un tagliando da oltre un anno?». L'Assistente interpreta e risponde con i numeri. ### L'Assistente vede i dati della mia officina? Sì, risponde esclusivamente sui dati della tua azienda — gli stessi di liste e report — nel rispetto dell'isolamento per company: nessun dato di altre officine. ### Le risposte sono affidabili? Rispondono su quello che hai registrato: se gli incassi non sono segnati o le scadenze non sono compilate, l'Assistente non può inventarle. Per le decisioni importanti verifica sulla pagina Report, che resta la vista completa. ### Posso cancellare una conversazione? Sì, con Elimina conversazione la rimuovi definitivamente. Finché non la elimini resta salvata, così puoi riprendere il filo — ad esempio la lista dei clienti da richiamare. --- # Come creare un nuovo cliente > Guida passo passo per aggiungere un cliente al gestionale officina: tipologia cliente, compilazione automatica da Partita IVA, dati per la fatturazione elettronica e preferenze. Versione HTML: https://officina.it/guide/clienti/come-creare-un-nuovo-cliente Ultimo aggiornamento: 2026-07-22 L'anagrafica clienti è il punto di partenza di tutto il lavoro in officina: ogni preventivo, scheda di lavoro e fattura è collegata a un cliente, e ogni veicolo appartiene a un cliente. Creare bene la scheda cliente all'inizio ti evita correzioni dopo, soprattutto al momento di emettere la fattura elettronica. ## Creare il cliente passo passo 1. **Apri la sezione Clienti.** Dal menu laterale scegli **Clienti**, poi premi il pulsante **Nuovo cliente** in alto a destra. Si apre la pagina di creazione. 2. **Scegli la tipologia.** In cima al modulo selezioni **Privato**, **Azienda** o **Pubblica Amministrazione**. La scelta cambia i campi obbligatori: per i privati basta nome e cognome, per le aziende servono ragione sociale e Partita IVA, per la PA anche il Codice Univoco Ufficio. Trovi i dettagli nella tabella più sotto. 3. **Compila l'anagrafica.** Inserisci il nome (o la ragione sociale), il codice fiscale e — per aziende e partite IVA — la Partita IVA. Se vuoi, puoi indicare anche il compleanno del cliente. 4. **Aggiungi contatti e indirizzo.** Per il telefono scegli il **prefisso internazionale** (predefinito +39 Italia) e inserisci il numero. Telefono ed email vengono usati per inviare documenti e comunicazioni al cliente direttamente dal gestionale; l'indirizzo compare sulla stampa dei documenti ed è richiesto per la fatturazione elettronica. Per i clienti esteri puoi selezionare anche il **Paese** giusto. 5. **Inserisci i dati di fatturazione elettronica (se servono).** Se la fatturazione elettronica è attiva sul tuo account, trovi i campi **PEC** e **Codice destinatario SDI**. Per i privati puoi lasciarli vuoti; per le aziende servono al momento di emettere fattura. 6. **Imposta le preferenze.** Puoi scegliere il **metodo di pagamento preferito** (verrà proposto automaticamente sui documenti di questo cliente), assegnare un [listino dedicato](/guide/clienti/come-creare-un-listino-prezzi-per-cliente) con prezzi personalizzati e scrivere **note interne**, visibili solo al tuo team e mai al cliente. 7. **Salva.** Premi **Salva cliente** nella barra in basso. Verrai portato alla scheda del nuovo cliente, da cui puoi subito aggiungere un veicolo o creare un documento. > **Suggerimento** — Se il cliente ha una Partita IVA, non ribattere tutto a mano: scrivi le 11 cifre nel campo **Partita IVA** e premi **Compila**, e il gestionale recupera ragione sociale, indirizzo e dati fiscali dal registro imprese. Il passo per passo è in [Compilare un cliente dalla Partita IVA](/guide/clienti/come-compilare-un-cliente-dalla-partita-iva). > **Attenzione** — Puoi salvare numeri di telefono con qualsiasi prefisso internazionale, ma [SMS e WhatsApp](/guide/clienti/come-inviare-email-sms-whatsapp-al-cliente) funzionano solo verso numeri italiani (+39). Per i clienti con numero estero il canale da usare è l'email. ## Privato, Azienda o Pubblica Amministrazione? La tipologia determina quali campi sono obbligatori e come verrà emessa la fattura elettronica. | Tipologia | Campi obbligatori | Note | |---|---|---| | **Privato** | Nome e cognome | Il codice fiscale non è obbligatorio per salvare, ma serve per la fattura elettronica. | | **Azienda** | Ragione sociale, Partita IVA | PEC o Codice destinatario SDI servono per emettere fattura elettronica. | | **Pubblica Amministrazione** | Denominazione ente, Codice fiscale, Codice Univoco Ufficio (IPA, 6 caratteri), PEC | Il Codice Univoco Ufficio sostituisce il codice SDI a 7 caratteri. | Se non sei sicuro della tipologia, il gestionale ti aiuta: inserendo una Partita IVA da 11 cifre propone automaticamente **Azienda**, mentre un codice fiscale personale propone **Privato**. ## Controllo dei duplicati Quando salvi, il gestionale controlla se esiste già un cliente con lo stesso nome (o molto simile) o con la stessa Partita IVA. In quel caso ti mostra un avviso con il cliente esistente: puoi aprire la sua scheda invece di crearne uno nuovo, oppure confermare la creazione se si tratta davvero di una persona diversa. Così l'anagrafica resta pulita e non ti ritrovi lo storico di un cliente diviso su due schede. ## Dopo aver salvato Dalla [scheda del cliente](/guide/clienti/come-gestire-la-scheda-cliente) puoi: - **aggiungere i suoi veicoli**, con targa, marca e modello — ogni intervento futuro resterà legato al veicolo giusto; - **creare subito un documento**: preventivo, scheda di lavoro o fattura già intestati al cliente; - [**inviare comunicazioni**](/guide/clienti/come-inviare-email-sms-whatsapp-al-cliente) via email, SMS o WhatsApp senza uscire dal gestionale; - **allegare documenti** come contratti o privacy firmate. > **Suggerimento** — Non serve passare da qui ogni volta: quando crei una scheda di lavoro, un preventivo o un appuntamento e il cliente non esiste ancora, puoi crearlo al volo direttamente da quella schermata con il pulsante **Nuovo cliente**. ## Domande frequenti ### Il codice fiscale è obbligatorio per i clienti privati? No, puoi salvare un cliente privato con il solo nome e cognome. Il codice fiscale diventa però necessario quando emetti una fattura elettronica intestata a quel cliente, quindi conviene inserirlo subito se prevedi di fatturare. ### Posso registrare un cliente straniero? Sì: seleziona il suo paese nel campo Paese e scegli il prefisso internazionale giusto per il telefono. Tieni presente che SMS e WhatsApp funzionano solo verso numeri italiani (+39): con i clienti esteri comunichi via email. ### Posso creare un cliente mentre sto creando una scheda di lavoro o un preventivo? Sì. In tutte le schermate in cui selezioni un cliente (scheda di lavoro, preventivo, appuntamento, check-in) trovi un pulsante Nuovo cliente che ti permette di crearlo al volo senza abbandonare quello che stavi facendo. ### Cosa succede se inserisco un cliente che esiste già? Il gestionale rileva automaticamente i possibili duplicati per nome o Partita IVA e ti mostra un avviso prima di salvare. Puoi scegliere di usare il cliente esistente oppure confermare la creazione di una nuova scheda. ### A cosa serve il metodo di pagamento preferito? È il metodo che il gestionale proporrà automaticamente sui documenti creati per questo cliente (fatture, scontrini). Puoi comunque cambiarlo su ogni singolo documento. ### Le note interne sono visibili al cliente? No. Le note interne della scheda cliente sono visibili solo a te e al tuo team e non compaiono mai sui documenti stampati o inviati al cliente. --- # Compilare un cliente dalla Partita IVA > Come compilare in automatico l'anagrafica di un cliente azienda dalla Partita IVA nel gestionale officina: ragione sociale, indirizzo e dati fiscali dal… Versione HTML: https://officina.it/guide/clienti/come-compilare-un-cliente-dalla-partita-iva Ultimo aggiornamento: 2026-07-22 Per le **aziende** e le **partite IVA** non serve ribattere ragione sociale e indirizzo a mano: il gestionale li **recupera dal registro imprese**. Scrivi le undici cifre e il resto si compila da solo. ## Dove si trova Apri [Clienti → Nuovo cliente](/guide/clienti/come-creare-un-nuovo-cliente) e scegli la tipologia **Azienda** (o **Pubblica Amministrazione**): compare il campo **Partita IVA** con accanto il pulsante **Compila**. ## Come si fa 1. Inserisci le **11 cifre** della Partita IVA. 2. Premi **Compila**. 3. Il gestionale recupera **ragione sociale, indirizzo e dati fiscali** dal registro imprese e li mette nei campi giusti. 4. **Controlla**, aggiungi quello che manca (es. **PEC** o **Codice Destinatario** per la fattura elettronica) e **Salva**. I dati recuperati restano modificabili: se qualcosa non torna, correggi a mano prima di salvare. ## Perché conviene Un errore di battitura nella ragione sociale o nell'indirizzo te lo ritrovi su ogni documento — e sulla **fattura elettronica** un dato sbagliato è uno [scarto dallo SdI](/guide/fatturazione-elettronica/come-inviare-una-fattura-allo-sdi). Partire dal registro imprese significa anagrafica giusta al primo colpo, e schede clienti pronte in un attimo. > **Suggerimento** — Vale anche quando il cliente c'è già ma con dati vecchi: apri la sua scheda, entra in modifica, reinserisci la Partita IVA e premi Compila per riallineare ragione sociale e indirizzo all'ultima visura. ## Domande frequenti ### Dove trovo il tasto Compila? Nel modulo Nuovo cliente, dopo aver scelto la tipologia Azienda (o Pubblica Amministrazione): compare accanto al campo Partita IVA. Scrivi le 11 cifre e premi Compila. ### Cosa recupera dalla Partita IVA? Ragione sociale, indirizzo e dati fiscali dell'azienda dal registro imprese. Li mette automaticamente nei campi giusti; tu controlli e completi il resto. ### Funziona anche per i clienti privati? No: i privati si identificano col codice fiscale, non con la Partita IVA. Il recupero automatico dal registro imprese vale per aziende e titolari di partita IVA. ### I dati recuperati si possono modificare? Sì: sono normali campi dell'anagrafica. Se qualcosa non è aggiornato, correggi a mano prima di salvare. ### Serve per la fattura elettronica? Aiuta molto: avere ragione sociale e indirizzo esatti dal registro imprese riduce il rischio che lo SdI scarti la fattura per dati anagrafici errati. --- # La scheda cliente: storico, documenti e modifica > Come usare la scheda cliente del gestionale officina: consultare lo storico di lavori e preventivi, allegare documenti, modificare i dati e cosa succede quando elimini un cliente. Versione HTML: https://officina.it/guide/clienti/come-gestire-la-scheda-cliente Ultimo aggiornamento: 2026-07-22 Una volta [creato il cliente](/guide/clienti/come-creare-un-nuovo-cliente), la sua scheda diventa il punto di riferimento per tutto quello che lo riguarda: chi è, che veicoli porta in officina, cosa gli hai fatto negli anni e quanto ha speso. Prima di rispondere al telefono a un cliente, un'occhiata alla sua scheda ti rimette in pari in pochi secondi. ## Aprire la scheda cliente Dal menu laterale scegli **Clienti** e premi sulla riga del cliente che ti interessa. In alto trovi il nome, la data della prima accettazione e i numeri chiave: quanti veicoli, appuntamenti, schede di lavoro e preventivi ha, e il **fatturato totale** generato nel tempo. ## Lo storico, diviso in schede Sotto l'intestazione trovi le schede che raccolgono tutto lo storico del cliente: - **Anagrafica** — i dati inseriti alla creazione (identità, contatti, fatturazione, note interne), più i veicoli, l'eventuale deposito gomme e i documenti allegati. - **Appuntamenti** — gli appuntamenti passati e futuri in calendario. - **Veicoli** — tutti i veicoli intestati al cliente, con targa e modello. - **Preventivi** — i preventivi emessi, con stato e importo. - **Schede lavoro** — lo storico degli interventi: è la memoria dell'officina su questo cliente. - **Noleggi** — i noleggi attivi e conclusi (visibile solo se usi il modulo noleggio). - **Messaggi** — le [comunicazioni inviate al cliente](/guide/clienti/come-inviare-email-sms-whatsapp-al-cliente) dal gestionale: email, SMS e WhatsApp, con data e contenuto. ## Azioni rapide Dalla scheda cliente avvii le operazioni più comuni senza passare da altre sezioni: 1. **Nuovo appuntamento** — il pulsante **Appuntamento** apre il calendario con il cliente già selezionato. 2. **Nuova scheda di lavoro** — il pulsante **Scheda lavoro** crea un intervento già intestato al cliente. 3. **Altre azioni** — dal menu con i tre puntini in alto a destra puoi creare un **nuovo veicolo** o un **nuovo preventivo** per questo cliente, oppure **modificare** ed **eliminare** la scheda. ## Allegare documenti Nella scheda **Anagrafica**, sezione **Documenti**, puoi caricare file legati al cliente: contratti, informative privacy firmate, documenti d'identità. Restano archiviati nella scheda e li ritrovi quando servono; ogni allegato può essere scaricato o eliminato in qualsiasi momento. ## Modificare i dati del cliente Dal menu con i tre puntini scegli **Modifica**: ritrovi lo stesso modulo della creazione, con tutti i dati già compilati. Le modifiche valgono per i documenti creati da quel momento in poi; i documenti già emessi non cambiano. ## Eliminare un cliente Dal menu con i tre puntini, **Elimina** apre una finestra di conferma prima di procedere. L'operazione è **definitiva** e porta via anche i suoi veicoli, preventivi e schede di lavoro; e **non è possibile se il cliente ha già fatture** (i documenti fiscali devono restare tracciabili). Tutti i dettagli, e cosa fare quando non puoi eliminare, in [Come eliminare un cliente](/guide/clienti/come-eliminare-un-cliente). ## Domande frequenti ### Posso eliminare un cliente che ha già delle fatture? No. Se il cliente ha fatture emesse, l'eliminazione è bloccata perché i documenti fiscali devono restare tracciabili. Puoi però smettere di usare la scheda: non interferisce con il resto del lavoro. ### Cosa viene eliminato insieme al cliente? Tutti i suoi veicoli, i preventivi e le schede di lavoro. La finestra di conferma elenca esattamente cosa verrà rimosso prima che tu confermi. L'operazione non è reversibile. ### Dove vedo le email e i messaggi inviati a un cliente? Nella scheda Messaggi della pagina del cliente trovi tutte le comunicazioni inviate dal gestionale — email, SMS e WhatsApp — con data e contenuto. ### Dove vedo quanto ha speso un cliente in totale? In cima alla scheda cliente, tra i numeri chiave, trovi il fatturato totale generato dal cliente insieme al conteggio di veicoli, appuntamenti, schede di lavoro e preventivi. ### Se modifico l'indirizzo del cliente, cambiano anche le fatture già emesse? No. I documenti già emessi restano come sono; le modifiche all'anagrafica valgono solo per i documenti creati da quel momento in poi. --- # Come eliminare un cliente (e cosa succede) > Come eliminare un cliente dall'anagrafica del gestionale officina: dove trovare il comando, cosa viene rimosso insieme e perché non si può eliminare un… Versione HTML: https://officina.it/guide/clienti/come-eliminare-un-cliente Ultimo aggiornamento: 2026-07-22 Capita di dover togliere un cliente dall'anagrafica: un **doppione**, una **prova**, un contatto che non è mai diventato cliente. Si fa in pochi secondi — ma c'è una regola importante da conoscere prima. ## Come si elimina 1. Apri la [scheda del cliente](/guide/clienti/come-gestire-la-scheda-cliente). 2. In alto a destra premi il menu **⋯** (tre puntini) e scegli **Elimina**. 3. Si apre una **finestra di conferma** che ti mostra esattamente cosa verrà rimosso e ti chiede l'ok. ## Cosa sparisce insieme al cliente L'eliminazione è **definitiva e non reversibile**. Insieme al cliente spariscono anche **tutti i suoi veicoli, preventivi e schede di lavoro**. La finestra di conferma li elenca prima che tu confermi: leggila con attenzione. ## Quando non si può eliminare Se il cliente ha **già delle fatture emesse**, l'eliminazione è **bloccata**: i documenti fiscali devono restare tracciabili nel tempo. Il gestionale non te lo permette. In quel caso non serve eliminare: **smetti semplicemente di usare quella scheda**. Resta nell'anagrafica ma non ti dà più fastidio, e lo storico fiscale rimane in ordine. > **Suggerimento** — Prima di eliminare un doppione, controlla su quale delle due schede c'è lo storico buono (veicoli, lavori, documenti). Elimina quella vuota e tieni quella con la storia: una volta cancellato, non si torna indietro. ## Domande frequenti ### Posso eliminare un cliente che ha delle fatture? No. Se il cliente ha fatture emesse, l'eliminazione è bloccata: i documenti fiscali devono restare tracciabili. In quel caso smetti semplicemente di usare la sua scheda, senza eliminarla. ### Cosa sparisce insieme al cliente quando lo elimino? Tutti i suoi veicoli, i preventivi e le schede di lavoro collegati. La finestra di conferma li elenca esattamente prima che tu confermi. ### L'eliminazione di un cliente è reversibile? No, è definitiva: una volta confermata non si torna indietro. Per questo la finestra di conferma mostra cosa verrà rimosso prima di procedere. ### Dove trovo il comando per eliminare un cliente? Apri la scheda del cliente, poi il menu con i tre puntini in alto a destra e scegli Elimina. ### Come tolgo un cliente doppione che ha già delle fatture? Non puoi eliminarlo finché ha fatture. Usa il cliente giusto per il lavoro futuro e smetti di usare il doppione: lo storico fiscale resta così intatto. --- # Come inviare email, SMS e WhatsApp ai clienti > Inviare documenti e promemoria ai clienti dell'officina senza uscire dal gestionale: preventivi, fatture, richiami revisione e tagliando via email, SMS e WhatsApp. Versione HTML: https://officina.it/guide/clienti/come-inviare-email-sms-whatsapp-al-cliente Ultimo aggiornamento: 2026-07-22 I casi tipici sono sempre quelli: il preventivo è pronto e serve l'ok del cliente prima di ordinare i ricambi; il lavoro è finito e vuoi mandare la fattura; la revisione della sua auto sta per scadere e un promemoria oggi è un intervento in officina domani. Tutto questo si fa dal gestionale, senza copiare indirizzi in un altro programma — e ogni invio resta nello storico del cliente. ## Inviare un documento via email 1. **Apri la scheda del cliente** e vai alla scheda **Messaggi**, poi premi **Invia Email**. 2. **Scegli il tipo di comunicazione.** Puoi inviare una **scheda lavoro**, una **fattura**, un **preventivo**, un **appuntamento**, un **richiamo revisione**, un **richiamo tagliando** oppure un **messaggio libero**. 3. **Seleziona il documento.** Se hai scelto un documento, compare l'elenco di quelli del cliente: cerca per numero o per targa e premi su quello giusto. 4. **Controlla e personalizza il testo.** Il modulo arriva già compilato con mittente, indirizzo email del cliente, oggetto e messaggio: puoi modificare tutto prima dell'invio. 5. **Premi Invia Messaggio.** Quando invii un documento, il cliente riceve un link sicuro per aprirlo e consultarlo online. > **Suggerimento** — Di serie le email partono da un indirizzo del gestionale. Se preferisci che arrivino dal tuo indirizzo (la tua email aziendale o Gmail), configura il mittente nelle impostazioni: nel modulo di invio trovi il campo **Mittente** con le opzioni disponibili. ## Inviare un SMS Stessa strada: dalla scheda **Messaggi** premi sul menu accanto a **Invia Email** e scegli **Invia SMS**. Vale qualche regola in più: - il messaggio può contenere al massimo **160 caratteri**, senza accenti né emoji (il contatore nel modulo ti aiuta); - l'invio funziona **solo verso numeri di cellulare italiani (+39)**; - ogni SMS consuma **crediti messaggio** (salvo i piani che li includono). L'SMS è perfetto per gli avvisi brevi: “L'auto è pronta, può passare a ritirarla”. ## Inviare un messaggio WhatsApp Sempre dallo stesso menu, scegli **Invia WhatsApp**. Funziona come l'SMS — anche WhatsApp consuma crediti messaggio e **anche WhatsApp raggiunge solo numeri italiani (+39)** — ma senza il limite dei 160 caratteri, ed è spesso il canale che i clienti leggono prima. > **Attenzione** — SMS e WhatsApp funzionano solo verso numeri di cellulare italiani (+39). Se il cliente ha un numero estero (lo riconosci dal prefisso internazionale nella sua scheda), l'unico canale disponibile è l'email. ## Crediti messaggio SMS e WhatsApp consumano **crediti messaggio** (le email no); alcuni piani li includono senza limiti. Come leggere il saldo, quanto costa un invio e dove acquistare crediti è spiegato in [Crediti messaggio: come funzionano e come acquistarli](/guide/clienti/come-funzionano-i-crediti-messaggio). ## Lo storico degli invii Ogni email, SMS e WhatsApp inviato finisce nella scheda **Messaggi** del cliente, con data e contenuto. Prima di richiamare un cliente che non risponde, un'occhiata qui ti dice subito cosa gli è già stato mandato — utile anche quando un collega ha gestito la pratica al posto tuo. ## Domande frequenti ### Da quale indirizzo partono le email? Di serie da un indirizzo del gestionale. Se preferisci inviare dal tuo indirizzo aziendale, puoi configurare l'invio tramite la tua casella SMTP o il tuo account Gmail: nel modulo di invio scegli poi il mittente dal campo dedicato. ### Il cliente come vede il documento che gli invio? L'email contiene un link sicuro al documento (preventivo, fattura o scheda di lavoro): il cliente lo apre dal browser, anche dal telefono, senza bisogno di registrarsi. ### Perché non riesco a inviare SMS o WhatsApp? Servono un abbonamento attivo e crediti messaggio sufficienti (controlla il saldo in Impostazioni → Abbonamento e crediti). Verifica anche il numero del cliente: sia gli SMS che WhatsApp funzionano solo verso numeri di cellulare italiani (+39). ### Posso inviare SMS o WhatsApp a un cliente con numero estero? No: entrambi i canali funzionano solo verso numeri italiani (+39). Puoi comunque salvare il numero estero in anagrafica con il suo prefisso internazionale e comunicare con il cliente via email. ### Quanto costa un SMS o un messaggio WhatsApp? Dipende dal piano: alcuni includono i crediti messaggio, altrimenti ogni invio consuma crediti acquistabili da Impostazioni → Abbonamento e crediti. Il costo in crediti è mostrato al momento dell'invio. ### Posso inviare un promemoria per revisione o tagliando in scadenza? Sì: nel modulo di invio scegli il tipo Richiamo revisione o Richiamo tagliando. È uno dei modi più semplici per riportare in officina i clienti abituali. --- # Crediti messaggio: come funzionano e come acquistarli > Come funzionano i crediti messaggio nel gestionale officina: cosa consuma crediti (SMS e WhatsApp), dove vedi il saldo e come acquistare crediti aggiuntivi. Versione HTML: https://officina.it/guide/clienti/come-funzionano-i-crediti-messaggio Ultimo aggiornamento: 2026-07-22 Gli **SMS** e i **WhatsApp** che invii ai clienti dal gestionale consumano **crediti messaggio**. Le **email** invece no: partono senza costo. Ecco come tenere d'occhio il saldo e come ricaricare. ## Cosa consuma crediti - Ogni **SMS** inviato al cliente consuma crediti. - Ogni **WhatsApp** inviato al cliente consuma crediti. - Le **email** non consumano nulla. Alcuni piani includono i crediti **senza limiti**; sugli altri parti da un saldo che scala a ogni invio. ## Dove vedi il saldo **Impostazioni → Account → Abbonamento e crediti**. Nel riquadro **Crediti disponibili** trovi il saldo (o **Illimitato** se il tuo piano li include senza limiti) e quanti ne hai usati nell'ultimo mese. ## Acquistare crediti Dalla stessa pagina premi **Acquista crediti** e scegli il pacchetto. Il costo in crediti del singolo invio ti viene sempre **mostrato al momento dell'invio**, così sai quanto stai spendendo prima di premere invia. ## Quando i crediti finiscono Se provi a mandare un [SMS o WhatsApp](/guide/clienti/come-inviare-email-sms-whatsapp-al-cliente) e il saldo non basta, il gestionale te lo dice **al momento dell'invio**: ricarichi e riprovi, senza perdere il messaggio che stavi scrivendo. > **Suggerimento** — Se mandi molti richiami revisione e tagliando, tieni d'occhio il saldo a inizio stagione: un pacchetto di crediti in più a settembre vale più di una telefonata a chi non si è presentato. ## Domande frequenti ### Le email ai clienti consumano crediti? No. Le email partono senza costo. Consumano crediti messaggio solo gli SMS e i messaggi WhatsApp. ### Dove acquisto i crediti messaggio? In Impostazioni → Account → Abbonamento e crediti: premi Acquista crediti e scegli il pacchetto. Sulla stessa pagina vedi anche il saldo disponibile. ### Il mio piano include i crediti? Dipende dal piano: alcuni includono i crediti senza limiti (nel riquadro Crediti disponibili vedi Illimitato). Sugli altri hai un saldo che scala a ogni SMS o WhatsApp inviato. ### Quanto costa un SMS o un WhatsApp? Il costo in crediti del singolo invio ti viene mostrato al momento dell'invio, prima di confermare, così sai sempre quanto stai spendendo. ### Cosa succede se finisco i crediti mentre invio? Il gestionale te lo segnala al momento dell'invio e non spedisce: ricarichi i crediti da Abbonamento e crediti e riprovi, senza perdere il messaggio. --- # Campagne di richiamo clienti: come funzionano le Opportunità > Le campagne di richiamo clienti su officina.it: i quattro motivi, la lista dei clienti da richiamare e l'invio di WhatsApp, SMS ed email dal gestionale. Versione HTML: https://officina.it/guide/clienti/campagne-richiamo-clienti Ultimo aggiornamento: 2026-08-17 Ogni officina ha un elenco di clienti che tornerebbero, se qualcuno li chiamasse: l'auto con la revisione che scade il mese prossimo, il cliente che il tagliando lo faceva ogni anno e quest'anno non si è visto, chi ha montato le invernali a novembre e a giugno non è più passato a cambiarle. Le **Opportunità** cercano queste persone tra i lavori che hai già registrato e te le mettono in una lista, con il motivo accanto al nome e il pulsante per scrivergli. È il modo più semplice di fare **campagne di richiamo clienti** senza esportare niente e senza tenere un file a parte: i dati sono già i tuoi, mancava solo qualcuno che li guardasse. > **Niente parte da solo** — la ricerca la lanci tu e ogni messaggio lo mandi tu, dopo averlo letto. Nessun cliente riceve niente in automatico. ## Dove si trova Nel menu di sinistra, voce **Opportunità**. Se non la vedi, il modulo è spento: vai in **Impostazioni → Moduli** e accendi *Opportunità* ([come si attivano i moduli](/guide/impostazioni/come-attivare-e-disattivare-i-moduli)). Serve il permesso sull'area **Clienti**: un collaboratore che non vede i clienti non vede nemmeno i richiami. ## La prima ricerca: scegli cosa cercare La prima volta la pagina fa una domanda sola — cosa controlliamo — e mostra i motivi disponibili. Spunta quelli che ti interessano e premi **Trova opportunità**. Tagliando e Revisione arrivano già spuntati: sono i due richiami che ogni officina riconosce e producono una lista corta, che si riesce davvero a lavorare. Inattivi e Gomme sono da accendere apposta — su un'officina con qualche anno di storico, il motivo "inattivi" da solo può voler dire centinaia di righe. ## I quattro motivi - **Tagliando — oltre 12 mesi.** Cerca "tagliando" nelle righe e nel titolo delle schede di lavoro e prende l'ultima volta che è stato fatto su quel veicolo. Se è più vecchia di 12 mesi, il cliente entra in lista. - **Revisione — entro 60 giorni.** Guarda la **Data prossima revisione** scritta sulla scheda del veicolo e segnala chi scade nei prossimi 60 giorni. Per le officine che quella data non la compilano c'è la seconda strada: l'ultima revisione scritta su una scheda di lavoro, se è più vecchia di 24 mesi. Se la revisione l'hai fatta tu poco prima della scadenza, il veicolo non compare: quel lavoro lo abbiamo visto. - **Inattivi — oltre 8 mesi.** Nessun documento di nessun tipo (scheda di lavoro, preventivo, fattura, appuntamento) da più di 8 mesi. Questo motivo ragiona per **cliente**, non per veicolo: chi ha quattro furgoni è una telefonata sola. - **Gomme — oltre 6 mesi.** Cerca gomme, pneumatici, invernali ed estive nelle schede di lavoro: è il cambio stagionale che nessuno ha ancora prenotato. Se tieni anche il [deposito gomme](/guide/deposito-gomme/come-richiamare-i-clienti-per-il-cambio-stagionale), i due strumenti si completano. Un cliente compare **una volta sola**, con il motivo più forte: prima le scadenze (la revisione ha una data fissata per legge), poi i lavori precisi, per ultimo "non passa da mesi". ## Come si lavora la lista In alto ci sono tre numeri — **Da contattare**, **Contattati**, **Risposto** — e sotto le schede con le stesse parole, più **Scartati**. Ogni riga dice il cliente, il veicolo con la targa, il motivo ("Revisione scade il 20/08", "fra 3 giorni") e i recapiti: un clic sul numero o sull'indirizzo lo copia, comodo quando stai per telefonare. A destra c'è il pulsante di invio, già puntato sul canale giusto. Il filtro **Motivo**, in alto a destra, restringe la lista a una campagna sola: prima tutte le revisioni, poi le gomme. La casella di ricerca accanto cerca per nome del cliente, veicolo o targa. ## Cosa costa un richiamo Il pulsante propone il canale adatto al motivo: **WhatsApp** per revisione e tagliando (una scadenza si legge subito), **email** per i richiami più generici, che sono tanti e non costano niente. La freccia accanto al pulsante apre gli altri canali. Le email sono gratuite, SMS e WhatsApp consumano [crediti messaggio](/guide/clienti/come-funzionano-i-crediti-messaggio). Il messaggio si apre già scritto e lo puoi correggere prima di mandarlo, come per ogni altro invio dal gestionale ([email, SMS e WhatsApp al cliente](/guide/clienti/come-inviare-email-sms-whatsapp-al-cliente)). Quando il messaggio parte, la riga si sposta da sola in **Contattati**. Se l'invio non riesce resta dov'è, così quel cliente non lo perdi. > **WhatsApp e i modelli** — WhatsApp accetta solo messaggi approvati da Meta, e i modelli pronti sono quelli di revisione e tagliando. Per i richiami generici (Inattivi, Gomme) usa email o SMS. ## Quando il cliente torna Se dopo il contatto per quel cliente compare una scheda di lavoro, un preventivo o un appuntamento, la riga passa da sola in **Risposto**, con la data del ritorno. È la misura vera della campagna: in cima alla pagina vedi quanti sono tornati e quanto hanno fatturato. Alle risposte via email non ci arriva nessun automatismo — quelle finiscono nella tua casella — quindi quei clienti li segni tu: è spiegato in [Come gestire le opportunità](/guide/clienti/come-gestire-le-opportunita). ## Rifare la ricerca Il pulsante **Aggiorna** in alto ripete la ricerca e riapre la scelta dei motivi: cambiare cosa cerchi e cercare sono la stessa cosa. Una volta a settimana è un buon ritmo — il lunedì mattina la lista è pronta per i giorni che seguono. Un motivo spento sparisce dalla lista, ma non si perde niente: riaccendendolo tornano gli stessi clienti, con le note e i messaggi già inviati. ## Chi non finisce in lista - chi ha già una riga aperta: doppioni non ne arrivano; - chi è tornato in officina prima che tu lo chiamassi — quella riga sparisce da sola al primo Aggiorna; - chi hai scartato, o è già tornato, negli ultimi 6 mesi; - chi ha chiesto di non essere più contattato. ## Domande frequenti ### I messaggi di richiamo partono da soli? No. La ricerca la lanci tu con Aggiorna e ogni messaggio lo apri, lo leggi e lo mandi tu. Le Opportunità preparano la lista e scrivono la bozza, l'invio resta una tua decisione. ### Ogni quanto conviene premere Aggiorna? Una volta a settimana va bene per quasi tutte le officine: la lista resta corta e le scadenze di revisione arrivano con un mese e mezzo di anticipo. Aggiorna controlla anche chi è tornato e toglie le righe non più valide. ### Perché la lista è vuota o quasi? I motivi guardano indietro nel tempo: tagliandi di oltre 12 mesi fa, clienti fermi da 8 mesi. Se sei su officina.it da poco, quello storico non c'è ancora. Prova ad accendere altri motivi e riprova dopo qualche settimana di lavori registrati. ### Posso lavorare solo le revisioni in scadenza? Sì. Usa il filtro Motivo in alto a destra e scegli Revisione: la lista mostra solo quelle. Se un motivo non ti interessa proprio, spegnilo da Aggiorna e sparisce anche dal filtro. ### Da dove esce la frase «Revisione scade il 20/08»? Dalla Data prossima revisione scritta sulla scheda del veicolo. Se quel campo è vuoto, il richiamo si basa sull'ultima revisione registrata su una scheda di lavoro e la frase diventa «Ultima revisione N mesi fa». ### Quanto costa mandare un richiamo? Le email non costano niente. SMS e WhatsApp consumano crediti messaggio, come ogni altro invio dal gestionale; alcuni piani li includono. ### Un cliente con più auto riceve più messaggi? Dipende dal motivo. Le scadenze sono un fatto dell'auto, quindi tre revisioni fanno tre righe. «Non passa da mesi» è un fatto della persona: una riga sola, anche con quattro furgoni. --- # Gestire un'opportunità: stati, note e come nasce la lista > Come spostare un cliente da contattato a risposto, scrivere note, scartare una riga ed escludere chi non vuole essere richiamato — e come nasce ogni riga. Versione HTML: https://officina.it/guide/clienti/come-gestire-le-opportunita Ultimo aggiornamento: 2026-08-17 Trovare i clienti da richiamare è metà del lavoro. L'altra metà è quello che succede dopo: uno lo chiami e non risponde, uno prenota per la settimana prossima, uno ha appena venduto l'auto e non va più disturbato. Tutto questo si segna in un posto solo — la finestra che si apre premendo su una riga della lista delle [Opportunità](/guide/clienti/campagne-richiamo-clienti). ## Aprire una riga Premi in un punto qualsiasi della riga (fuori dai pulsanti e dai collegamenti); da tastiera, **Invio**. Si apre il dettaglio con tutto quello che serve mentre hai il telefono in mano: stato, cliente, veicolo con la targa, **origine** del richiamo, telefono ed email — un clic li copia — il consenso, le note e, in basso, i pulsanti per agire. ## I quattro stati - **Da contattare** — la riga è stata appena trovata e nessuno l'ha ancora presa in mano. - **Contattato** — il messaggio è partito. Ci si arriva da soli mandando WhatsApp, SMS o email dalla riga, oppure a mano con **Segna come contattato** quando il cliente lo hai chiamato al telefono: la telefonata non la vede nessuno, sei tu a doverla registrare. - **Risposto** — il cliente è tornato. Ci si arriva da soli quando compare una scheda di lavoro, un preventivo o un appuntamento per lui dopo il contatto, oppure lo segni tu con **Segna come risposto** (è il caso normale delle email, perché la risposta arriva nella tua casella e noi non la vediamo). - **Scartato** — questo cliente non lo richiami: ha venduto l'auto, si è trasferito, ha già preso appuntamento altrove. ## Spostare una riga da uno stato all'altro In basso a destra ci sono due pulsanti. Uno manda il messaggio, l'altro sposta lo stato, e il più evidente è quello che ha senso adesso: su una riga da contattare il messaggio viene per primo, su una riga già contattata viene per primo lo stato, perché la domanda ormai è se il cliente ha risposto. Il pulsante di stato propone la mossa più probabile, e la freccia accanto apre le altre. Da **Da contattare** puoi andare a *contattato*, *risposto* o *scarta*; da **Contattato** a *risposto*, indietro a *da contattare*, o *scarta*. Niente è definitivo: anche dalla scheda **Scartati** puoi rimettere una riga tra quelle da contattare. Se sposti una riga indietro, le date che venivano dopo si azzerano — una riga rimessa in "da contattare" non risulta più contattata. ## Le note La casella **Note** si salva da sola un attimo dopo che hai smesso di scrivere: niente pulsante Salva, e quando compare la scritta *Nota salvata* è già al sicuro. Le note servono a te e a chi lavora con te — "richiamare dopo il 25", "il numero è del figlio" — e le legge chiunque apra quella riga. > **Una riga con una nota non sparisce mai da sola.** Aggiorna ripulisce le righe che nel frattempo non hanno più senso, ma se qualcuno ci ha scritto qualcosa quella riga resta: quel lavoro non lo buttiamo via. ## Scartare, e escludere una persona dai richiami Sono due cose diverse, e conviene non confonderle. **Scarta** riguarda quella riga: finisce nella scheda *Scartati*, dove la puoi rileggere e rimettere in lista quando vuoi. Lo stesso cliente non verrà riproposto per lo stesso motivo per 6 mesi. **Non contattare più** riguarda invece la persona. Il pulsante è nella riga *Consenso* del dettaglio e serve per il cliente che dice "basta messaggi": lo esclude da ogni richiamo futuro, su ogni canale, e svuota subito quello che aveva in coda. Da quel momento il gestionale rifiuta anche gli invii fatti a mano dalla sua scheda cliente — email, SMS e WhatsApp — e nella lista quel cliente compare in rosso, come *Non contattare*. > **Attenzione** — questa esclusione non si annulla dall'applicazione. Usala quando il cliente te lo chiede davvero; se serve tornare indietro, scrivi all'assistenza. ## Come nasce ogni riga Quando premi **Aggiorna**, succedono tre cose in fila: prima controlliamo chi è tornato (e quelle righe passano a *Risposto*), poi togliamo le righe che nel frattempo non hanno più motivo di esistere, e solo alla fine cerchiamo clienti nuovi. La ricerca guarda quello che hai già scritto tu: - le **schede di lavoro**, nelle descrizioni delle righe e nel titolo — con la data di completamento, e il contachilometri se lo avevi segnato su quel lavoro; - i **preventivi**, righe e titolo; - le **fatture**, per il titolo e la data di emissione; - gli **appuntamenti** del calendario, con la data in cui il cliente era atteso; - la **Data prossima revisione** scritta sulla scheda del veicolo. Documenti cancellati e fatture annullate non contano. Per ogni cliente e veicolo teniamo **l'ultima volta** che quel lavoro è stato fatto: se hai fatto due tagliandi, conta il più recente. Il campo **Origine** nel dettaglio dice esattamente cosa abbiamo trovato — "Scheda lavoro", "Fattura", "Scadenza revisione" — con la data e, quando c'è, i chilometri. Il motivo si ricalcola ogni volta che apri la pagina: "Ultimo tagliando 14 mesi fa" diventa 15 il mese dopo, senza che nessuno rifaccia niente. Infine, una riga sparisce da sola quando il cliente è tornato prima che tu lo chiamassi — non ha più senso — e non viene ricreata per 6 mesi dopo che è stata scartata o che il cliente è tornato: chi ha appena detto no non va richiamato la settimana dopo. ## Domande frequenti ### Come segno un cliente che ho chiamato al telefono? Apri la riga e premi Segna come contattato. Le telefonate non le vede nessuno: se non lo segni tu, quel cliente resta tra quelli da contattare e rischi di richiamarlo due volte. ### Ho scartato una riga per sbaglio: posso recuperarla? Sì. Vai nella scheda Scartati, apri quella riga e spostala su Da contattare. Non si perde niente, nemmeno le note. ### Che differenza c'è tra Scarta e Non contattare più? Scarta riguarda quella riga e quel motivo, per 6 mesi. Non contattare più riguarda la persona: la esclude da ogni richiamo futuro e da ogni invio, anche quelli fatti a mano dalla sua scheda cliente. ### Posso rimettere in lista un cliente escluso dai richiami? Non dall'applicazione: la scelta resta valida finché non interviene l'assistenza. Usala quando il cliente lo chiede davvero, non come scorciatoia per far sparire una riga — per quello c'è Scarta. ### Le note le vedono anche i miei collaboratori? Sì: chiunque apra quella riga legge le note. È il posto giusto per lasciare detto «richiamare dopo il 25» oppure «il numero è del figlio». ### Perché una riga è sparita dalla lista? Perché il cliente è tornato in officina prima che lo chiamassi: al primo Aggiorna quella riga viene tolta, visto che il motivo non c'è più. Le righe con una nota scritta da qualcuno non vengono mai tolte in automatico. ### Da dove esce la scritta sotto il motivo, tipo «12/03 · 84.500 km»? È il documento che ha fatto scattare il richiamo: la data di quel lavoro e, se lo avevi segnato su quella scheda, il contachilometri di allora. --- # Come applicare prezzi personalizzati con i listini cliente > Come creare un listino prezzi personalizzato nel gestionale officina e associarlo a un cliente: prezzi concordati su ricambi e manodopera applicati in automatico su preventivi e schede di lavoro. Versione HTML: https://officina.it/guide/clienti/come-creare-un-listino-prezzi-per-cliente Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Il caso classico è la flotta aziendale o il cliente storico con cui hai concordato tariffe dedicate: il filtro olio a un prezzo, la manodopera a un altro. Ricordarsi i prezzi pattuiti a ogni preventivo è una fonte di errori; con un **listino cliente** li imposti una volta e il gestionale li applica da solo su preventivi e schede di lavoro. ## Come funziona Un listino è un insieme di **prezzi personalizzati** per articoli e servizi. Ogni cliente può essere associato a un listino: quando crei un preventivo o una scheda di lavoro per quel cliente, gli articoli e i servizi inseriti usano il prezzo del suo listino invece del prezzo standard. ## Creare un listino 1. **Apri le impostazioni dei listini.** Vai in **Impostazioni → Listini cliente**. 2. **Crea il listino.** Premi **Aggiungi listino** e dagli un nome riconoscibile, ad esempio "Flotta Rossi SRL" o "Clienti convenzionati". 3. **Imposta i prezzi degli articoli.** Apri l'articolo dal magazzino e premi Modifica: sotto il prezzo di vendita trovi un campo per ogni listino, dove inserisci il prezzo riservato (IVA esclusa o inclusa, come preferisci). 4. **Imposta i prezzi dei servizi.** Lo stesso vale per i servizi del catalogo (manodopera, tagliandi, montaggio gomme…): in modifica trovi i campi dei listini. 5. **Associa il listino al cliente.** Nella scheda del cliente premi Modifica e scegli il listino nel campo **Listino**. Lo stesso campo è disponibile già alla creazione del cliente. Da questo momento, ogni nuovo preventivo o scheda di lavoro per quel cliente userà i prezzi del listino. > **Suggerimento** — Non serve compilare il listino per tutto il magazzino: imposta solo i prezzi effettivamente concordati. Per tutti gli altri articoli il gestionale continua a usare il prezzo di vendita standard. ## Tenere d'occhio i listini Nella pagina **Impostazioni → Listini cliente** vedi a colpo d'occhio quanti prezzi personalizzati hai configurato su articoli e servizi e quanti clienti sono associati a ogni listino. Da qui puoi anche rinominare o eliminare un listino quando l'accordo commerciale cambia. ## Domande frequenti ### Cosa succede se un articolo non ha un prezzo nel listino? Viene usato il normale prezzo di vendita. Il listino sovrascrive solo i prezzi che hai impostato esplicitamente: per tutto il resto valgono i prezzi standard. ### Posso comunque cambiare un prezzo su un singolo preventivo o scheda di lavoro? Sì. Il listino imposta il prezzo proposto, ma su ogni documento resti libero di modificare prezzi e sconti riga per riga. ### Un cliente può avere più di un listino? No, ogni cliente ha al massimo un listino associato. Se le condizioni cambiano, puoi assegnargli un listino diverso in qualsiasi momento dalla modifica della scheda cliente. ### Il listino vale anche sulle fatture? Il listino agisce su preventivi e schede di lavoro, cioè dove inserisci le voci di ricambi e manodopera. La fattura generata da una scheda di lavoro eredita quelle voci, quindi i prezzi concordati arrivano fino in fattura. ### Il listino si applica anche ai lavori già aperti? No. Il listino vale per i documenti creati dopo l'associazione al cliente; preventivi e schede di lavoro già esistenti non vengono ricalcolati. --- # Come cercare un cliente (anche per targa) ed esportare la lista > Come trovare velocemente un cliente nel gestionale officina — anche partendo dalla targa del veicolo — e come esportare l'anagrafica clienti in Excel o CSV per commercialista e backup. Versione HTML: https://officina.it/guide/clienti/come-cercare-ed-esportare-i-clienti Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Con il passare dei mesi l'anagrafica cresce, e i casi in cui devi ritrovare un cliente in fretta sono tanti: l'auto è appena entrata nel piazzale, il commercialista chiede l'elenco clienti, vuoi controllare se un nominativo esiste già prima di [crearne uno nuovo](/guide/clienti/come-creare-un-nuovo-cliente). ## Cercare un cliente Apri **Clienti** dal menu laterale e usa la barra di ricerca in alto. La ricerca funziona su due fronti: - **Per nome** — trova il cliente anche se scrivi le parole in ordine diverso: "Rossi Mario" e "Mario Rossi" danno lo stesso risultato. - **Per targa** — scrivi la targa (anche solo una parte) e trovi subito il proprietario del veicolo. > **Suggerimento** — La ricerca per targa è il modo più veloce di lavorare al banco: l'auto è davanti a te, il cliente non ricordi come si chiama. Digita la targa e apri la sua [scheda](/guide/clienti/come-gestire-la-scheda-cliente) con tutto lo storico. ## Esportare la lista clienti Dalla stessa pagina puoi esportare l'anagrafica: 1. **Premi Esporta.** Il pulsante è in alto, accanto alla barra di ricerca. 2. **Scegli il formato**: **Excel** o **CSV**. 3. **Attendi la preparazione.** Il file viene generato in background; se un'esportazione è già in corso, il gestionale ti chiede di attendere che finisca. 4. **Scarica il file.** Lo trovi in **Impostazioni → Importazione clienti**, nell'elenco dei documenti, con il pulsante di download. > **Suggerimento** — L'esportazione rispetta la ricerca attiva: se prima filtri i clienti (per esempio cercando un nome), il file conterrà solo i risultati filtrati. Utile per estrarre un sottoinsieme senza ritoccare il file a mano. I casi d'uso più comuni: l'elenco per il commercialista, una copia di sicurezza periodica, o una lista di contatti per campagne e comunicazioni. ## Domande frequenti ### Posso cercare un cliente partendo dalla targa del veicolo? Sì: la barra di ricerca della pagina Clienti accetta anche la targa (o una sua parte) e ti porta al proprietario del veicolo, con tutto il suo storico. ### Dove trovo il file esportato? L'esportazione viene preparata in background: quando è pronta trovi il file in Impostazioni → Importazione clienti, nell'elenco dei documenti, con il pulsante di download. ### Posso esportare solo alcuni clienti? Sì: l'esportazione rispetta la ricerca attiva. Filtra prima la lista con la barra di ricerca e il file conterrà solo i risultati corrispondenti. ### In che formato viene esportata la lista? Puoi scegliere tra Excel (.xlsx) e CSV. Il CSV è comodo per importare i dati in altri programmi, Excel per consultarli e stamparli. ### La ricerca trova anche nomi scritti in ordine diverso? Sì: "Rossi Mario" e "Mario Rossi" danno lo stesso risultato. Non serve ricordare l'ordine con cui il cliente è stato registrato. --- # Come aggiungere un veicolo (anche solo dalla targa) > Aggiungere un veicolo al gestionale officina: ricerca per targa con dati dalla Motorizzazione, inserimento manuale, scadenza revisione e campi personalizzati. Versione HTML: https://officina.it/guide/veicoli/come-aggiungere-un-veicolo Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Ogni auto che entra in officina merita la sua scheda: è lì che si accumula lo storico degli interventi, ed è da lì che partono i promemoria per revisioni e tagliandi. Ogni veicolo è intestato a un [cliente](/guide/clienti/come-creare-un-nuovo-cliente), quindi il punto di partenza è sempre chi te lo porta. ## Aggiungere il veicolo 1. **Apri la creazione.** Dal menu laterale scegli **Veicoli** e premi **Nuovo veicolo**, poi seleziona il cliente proprietario. Ancora più veloce: dalla scheda del cliente, il menu in alto a destra ha già la voce **Nuovo veicolo** con il cliente preselezionato. 2. **Prova prima la ricerca targa.** Scrivi la targa nel riquadro in alto e premi **Ricerca targa**: il gestionale recupera marca, modello, alimentazione e dati tecnici dalla Motorizzazione, e a te resta solo da controllare. 3. **Oppure compila a mano.** Bastano **marca** e **modello**; targa, numero di telaio (VIN), versione, trasmissione, alimentazione, potenza, cilindrata e chilometri attuali sono facoltativi ma rendono la scheda più utile. 4. **Inserisci immatricolazione e scadenze.** Data di immatricolazione, ultima e **prossima revisione**: quest'ultima compare in evidenza sulla scheda del veicolo ed è la base per i promemoria ai clienti. 5. **Compila i campi personalizzati e le note.** Se la tua officina traccia informazioni particolari (vedi sotto), le trovi qui insieme al campo note libere. 6. **Salva.** Il veicolo compare nella scheda del cliente e nella lista Veicoli. > **Suggerimento** — La **ricerca targa** richiede un abbonamento attivo e consuma crediti (il saldo è in Impostazioni → Abbonamento e crediti). In cambio ti risparmia la trascrizione dei dati tecnici e gli errori di battitura che poi ti ritrovi sui documenti. ## Campi personalizzati Se registri sempre le stesse informazioni extra — ad esempio "colore", "codice radio" o "gomme invernali" — puoi aggiungerle come campi fissi della scheda veicolo: vai in **Impostazioni → Personalizza campi veicolo**. Da lì attivi o disattivi i campi predefiniti e aggiungi fino a 10 campi personalizzati, che compaiono in ogni creazione e modifica veicolo. ## E dopo? Dalla [scheda del veicolo](/guide/veicoli/come-gestire-la-scheda-veicolo) apri direttamente schede di lavoro e preventivi, alleghi documenti (libretto, assicurazione…) e consulti lo storico completo. E quando la revisione si avvicina, puoi [inviare un promemoria al cliente](/guide/clienti/come-inviare-email-sms-whatsapp-al-cliente) direttamente dal gestionale. ## Domande frequenti ### Quanto costa la ricerca targa? La ricerca targa richiede un abbonamento attivo e consuma crediti; il costo in crediti è indicato al momento della ricerca e il saldo è sempre visibile in Impostazioni → Abbonamento e crediti. L'inserimento manuale è ovviamente gratuito. ### Posso aggiungere un veicolo senza targa? Sì: gli unici campi obbligatori sono marca e modello. Targa, telaio e gli altri dati si possono aggiungere in un secondo momento con Modifica. ### A cosa serve la data della prossima revisione? Compare in evidenza sulla scheda del veicolo e ti permette di inviare al cliente un promemoria di richiamo revisione via email, SMS o WhatsApp — uno dei modi più efficaci per riportare i clienti in officina. ### Posso aggiungere campi che non esistono nel modulo, come il colore o il codice radio? Sì: in Impostazioni → Personalizza campi veicolo puoi attivare o disattivare i campi predefiniti e creare fino a 10 campi personalizzati, che compariranno su tutti i veicoli. ### Il veicolo deve essere per forza collegato a un cliente? Sì, ogni veicolo è intestato a un cliente: è così che storico, documenti e promemoria arrivano alla persona giusta. Se l'auto cambia proprietario puoi cambiare l'intestatario in qualsiasi momento. --- # La scheda veicolo: storico interventi, scadenze e documenti > Come usare la scheda veicolo del gestionale officina: consultare lo storico degli interventi, tenere d'occhio la scadenza revisione, allegare libretto e documenti, aggiornare i chilometri. Versione HTML: https://officina.it/guide/veicoli/come-gestire-la-scheda-veicolo Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 "Su questa macchina cosa abbiamo fatto l'ultima volta?" La risposta è nella scheda veicolo: è la memoria storica dell'auto, indipendente da chi la porta in officina, ed è il punto da cui partono i lavori nuovi. ## Aprire la scheda veicolo Dal menu laterale scegli **Veicoli** e premi sul veicolo che ti interessa, oppure passa dalla [scheda del cliente](/guide/clienti/come-gestire-la-scheda-cliente), che elenca tutti i suoi veicoli. In alto trovi subito i numeri che contano: **chilometri**, quante **schede di lavoro** ha accumulato e la data della **prossima revisione**. ## Lo storico, diviso in schede - **Veicolo** — i dati tecnici (identificazione, motore e trasmissione), immatricolazione e scadenze, campi personalizzati, note, l'**intestatario** attuale, le ultime schede di lavoro e i documenti allegati. - **Cliente** — l'anagrafica completa dell'intestatario: contatti, dati di fatturazione, note interne. - **Appuntamenti** — gli appuntamenti in calendario legati a questo veicolo. - **Accettazioni** — i check-in fatti quando l'auto è entrata in officina. - **Preventivi** — i preventivi emessi per questo veicolo, con stato e importo. - **Schede lavoro** — tutti gli interventi, dal più recente: la storia completa della manutenzione. - **Noleggi** — i noleggi di questo veicolo (visibile solo se usi il modulo noleggio). ## Allegare libretto e documenti Nella scheda **Veicolo**, sezione **Documenti**, puoi caricare libretto di circolazione, assicurazione, foto del mezzo, verbali di consegna. Ogni documento si apre in anteprima, si scarica e si può eliminare; averli qui significa non cercarli mai più tra le carte quando l'auto è sul ponte. ## Azioni rapide 1. **Nuova scheda di lavoro** — il pulsante principale in alto: apre un intervento già intestato al veicolo e al suo proprietario. 2. **Altre azioni** — dal menu con i tre puntini: creare un preventivo o un appuntamento per questo veicolo, **modificare** i dati (chilometri aggiornati, nuova scadenza revisione…), **associare il veicolo a un altro cliente** o **eliminarlo**. > **Suggerimento** — Tieni aggiornata la **data della prossima revisione**: compare in evidenza in cima alla scheda e ti permette di [inviare al cliente un richiamo revisione](/guide/clienti/come-inviare-email-sms-whatsapp-al-cliente) al momento giusto — uno dei modi più semplici per riempire il calendario del mese. ## Quando l'auto cambia proprietario Se il veicolo passa di mano (venduto, ereditato, passato al socio…), non serve rifare la scheda: puoi [cambiare l'intestatario](/guide/veicoli/come-cambiare-intestatario-veicolo) mantenendo tutto lo storico. ## Domande frequenti ### Dove vedo tutti gli interventi fatti su un veicolo? Nella scheda del veicolo, aprendo la sezione Schede lavoro: trovi tutti gli interventi in ordine cronologico, dal più recente. Le ultime schede di lavoro sono visibili anche nella panoramica principale. ### Come aggiorno i chilometri del veicolo? Dal menu con i tre puntini scegli Modifica e aggiorna il campo Chilometri attuali. Il valore compare in cima alla scheda del veicolo. ### Posso allegare il libretto di circolazione o l'assicurazione? Sì: nella sezione Documenti della scheda veicolo puoi caricare qualsiasi file — libretto, assicurazione, foto, verbali. Ogni documento si può vedere in anteprima, scaricare o eliminare. ### Che differenza c'è tra la scheda veicolo e la scheda cliente? La scheda cliente raccoglie tutto ciò che riguarda la persona (tutti i suoi veicoli, i documenti, le comunicazioni); la scheda veicolo segue la singola auto, con il suo storico tecnico e di interventi — anche se cambia proprietario. ### Cosa succede se elimino un veicolo? Il gestionale chiede conferma prima di procedere. Il veicolo non comparirà più nella lista e nella scheda del cliente; valuta prima se non sia più corretto cambiare l'intestatario, ad esempio quando l'auto è stata venduta. --- # Come cambiare l'intestatario di un veicolo > Come associare un veicolo a un nuovo cliente nel gestionale officina quando l'auto cambia proprietario, mantenendo lo storico interventi — e cosa fare se ci sono fatture emesse. Versione HTML: https://officina.it/guide/veicoli/come-cambiare-intestatario-veicolo Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Succede di continuo: l'auto che segui da anni viene venduta, ma il nuovo proprietario continua a portarla da te. Oppure passa dal padre alla figlia, o dall'azienda al dipendente. Il veicolo è lo stesso, il cliente cambia — e non serve rifare la scheda da zero. ## Cambiare l'intestatario 1. **Apri la scheda del veicolo.** Dal menu laterale scegli **Veicoli** e premi sul veicolo, oppure cercalo per targa. 2. **Apri il menu delle azioni.** Premi sui tre puntini in alto a destra e scegli **Associa ad un altro cliente**. 3. **Seleziona il nuovo intestatario.** Cerca il cliente nell'elenco e premi su di lui; se non è ancora in anagrafica lo [crei al volo](/guide/clienti/come-creare-un-nuovo-cliente) da questa stessa schermata. Da questo momento la [scheda del veicolo](/guide/veicoli/come-gestire-la-scheda-veicolo) mostra il nuovo intestatario, e i nuovi preventivi e schede di lavoro creati dal veicolo saranno intestati a lui. ## Lo storico non si perde Il passaggio riguarda solo l'intestatario: **tutto lo storico resta sul veicolo**. Le schede di lavoro e i preventivi già fatti rimangono consultabili nella scheda del veicolo, e restano intestati al cliente per cui erano stati emessi — così i documenti di ieri restano corretti e i lavori di domani vanno alla persona giusta. ## Quando il cambio è bloccato > **Attenzione** — Se il veicolo è già associato a una **fattura emessa**, il gestionale non permette di cambiare l'intestatario: i documenti fiscali devono restare coerenti. In questo caso crea un **nuovo veicolo** intestato al nuovo proprietario (con la [ricerca targa](/guide/veicoli/come-aggiungere-un-veicolo) è questione di secondi): il vecchio resta come archivio dello storico, il nuovo riparte pulito. ## Domande frequenti ### Se cambio l'intestatario, lo storico degli interventi si perde? No: schede di lavoro e preventivi restano sul veicolo e continuano a essere consultabili dalla sua scheda. Cambia solo il cliente a cui verranno intestati i documenti creati da quel momento in poi. ### Perché non riesco a cambiare l'intestatario del veicolo? Se il veicolo è già associato a una fattura emessa, il cambio è bloccato per mantenere coerenti i documenti fiscali. In quel caso crea un nuovo veicolo intestato al nuovo proprietario: con la ricerca targa è questione di secondi. ### Le fatture già emesse passano al nuovo intestatario? No. I documenti già emessi restano intestati al cliente per cui sono stati creati; solo i nuovi documenti verranno intestati al nuovo proprietario. ### Il nuovo proprietario non è ancora mio cliente: come faccio? Nella schermata di selezione trovi il pulsante Nuovo cliente: lo crei al volo senza uscire dal flusso e il veicolo gli viene associato subito. --- # Come creare una scheda di lavoro > Creare una scheda di lavoro nel gestionale officina: pianificazione con responsabile e consegna, righe di ricambi e manodopera dal magazzino, note per il cliente e per il team. Versione HTML: https://officina.it/guide/schede-di-lavoro/come-creare-una-scheda-di-lavoro Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 La scheda di lavoro è il documento che segue l'auto da quando entra in officina a quando esce: cosa c'è da fare, chi ci lavora, quali ricambi servono e quanto costerà. Tutto il resto — [preventivo](/guide/preventivi/come-creare-un-preventivo) prima, fattura poi — ruota attorno a lei. ## Aprire la scheda 1. **Parti da dove sei.** Dal menu laterale scegli **Schede lavoro** e premi **Nuova scheda**, oppure — più veloce — usa il pulsante **Scheda lavoro** che trovi già sulla scheda del [cliente](/guide/clienti/come-gestire-la-scheda-cliente) e del [veicolo](/guide/veicoli/come-gestire-la-scheda-veicolo), con i campi già selezionati. Se il lavoro nasce da un preventivo accettato, [convertilo](/guide/preventivi/come-trasformare-un-preventivo-in-scheda-di-lavoro): righe già pronte. 2. **Compila la pianificazione.** Scegli il **tipo intervento**, assegna un **responsabile lavoro** dal tuo team, aggiorna i **chilometri** rilevati e imposta **data di accettazione** e **data di consegna** prevista: sono le informazioni che poi ti fanno rispondere al volo a "quando è pronta la macchina?". 3. **Aggiungi le voci della scheda.** Come nel preventivo, cerchi ricambi e servizi **per codice o descrizione** da magazzino e catalogo, con quantità, prezzo, sconto e IVA per riga; le voci fuori catalogo le scrivi a mano. Se il cliente ha un [listino](/guide/clienti/come-creare-un-listino-prezzi-per-cliente), i suoi prezzi sono già applicati. 4. **Scrivi la descrizione dell'intervento e le note.** La descrizione e le **note cliente** compaiono sulla scheda stampata che il cliente vede; le **note interne** restano al team. 5. **Salva.** La scheda nasce in **bozza**: da lì in poi vive di [stati](/guide/schede-di-lavoro/come-gestire-gli-stati-della-scheda-di-lavoro) che raccontano a tutta l'officina a che punto è il lavoro. > **Suggerimento** — Compila sempre il **responsabile lavoro** e la **data di consegna**: sono i due campi che trasformano la lista delle schede in un vero planning di officina. Chi fa cosa, per quando. ## Foto e documenti Sulla scheda puoi caricare **foto e documenti**: lo stato dell'auto all'accettazione, i graffi preesistenti, il ricambio danneggiato, il verbale firmato. La foto scattata al momento giusto vale più di dieci righe di note quando c'è da discutere con un cliente. ## E il conto? Quando i lavori sono finiti, dalla stessa scheda [registri incassi e acconti, emetti la fattura o lo scontrino](/guide/schede-di-lavoro/come-incassare-e-fatturare-una-scheda-di-lavoro). E se vuoi sapere quanto ci hai guadagnato davvero, compila i [costi di lavorazione](/guide/schede-di-lavoro/come-calcolare-il-margine-di-una-scheda-di-lavoro). ## Domande frequenti ### Che differenza c'è tra preventivo e scheda di lavoro? Il preventivo è la proposta al cliente, la scheda di lavoro è il lavoro vero: registra ciò che viene effettivamente fatto, con ricambi e ore reali, ed è la base per fattura o scontrino. Un preventivo accettato si converte in scheda di lavoro con un clic. ### Posso assegnare la scheda a un meccanico del mio team? Sì, nel campo Responsabile lavoro della sezione Pianificazione. Così la lista delle schede mostra chi sta seguendo ogni lavoro. ### Posso allegare foto alla scheda di lavoro? Sì: foto e documenti si caricano direttamente sulla scheda — stato del veicolo all'accettazione, danni preesistenti, ricambi sostituiti. Restano archiviati insieme al lavoro. ### Il cliente vede le note che scrivo? Le note cliente e la descrizione dell'intervento compaiono sulla scheda che il cliente riceve; le note interne restano visibili solo al team officina. ### Posso creare una scheda di lavoro senza preventivo? Certo: il preventivo è facoltativo. Molti lavori nascono direttamente come scheda — il cliente porta l'auto, apri la scheda e lavori. Il preventivo conviene quando serve l'ok del cliente prima di ordinare ricambi. --- # Gli stati della scheda di lavoro: da bozza a consegnata > Come usare gli stati della scheda di lavoro nel gestionale officina — bozza, in attesa ricambi, lavorazione, completata, consegnata — per organizzare il piazzale e le consegne. Versione HTML: https://officina.it/guide/schede-di-lavoro/come-gestire-gli-stati-della-scheda-di-lavoro Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Con tre auto sul ponte e cinque in piazzale, la domanda ricorrente è sempre la stessa: "a che punto siamo?". Gli stati della scheda di lavoro servono a rispondere senza andare a chiedere in officina: li aggiorni man mano che il lavoro avanza e chiunque, dal banco, sa cosa dire al cliente. ## I cinque stati | Stato | Significato | |---|---| | **Bozza** | In compilazione, non ancora confermata. | | **In attesa ricambi** | Confermata, aspetti i pezzi dal fornitore. | | **Lavorazione** | Veicolo in officina, lavori in corso. | | **Completata** | Lavori terminati, pronta per la consegna. | | **Consegnata** | Veicolo riconsegnato al cliente. | Per cambiare stato apri la [scheda di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-creare-una-scheda-di-lavoro) e premi **Aggiorna stato**: un clic quando ordini i ricambi, uno quando l'auto sale sul ponte, uno quando scende. È il prezzo minimo per avere il piazzale sotto controllo. ## La lista come planning La lista **Schede lavoro** ha i contatori e le schede filtrate per stato: - **In attesa ricambi** — la lista delle telefonate ai fornitori: cosa manca per poter iniziare? - **Lavorazione** — cosa c'è in officina adesso, e chi ci sta lavorando (se assegni il **responsabile lavoro**). - **Completata** — auto pronte: è la lista delle chiamate "può venire a ritirare" — o dei [messaggi al cliente](/guide/clienti/come-inviare-email-sms-whatsapp-al-cliente) inviati con un clic. - **Consegnata** — lavoro chiuso: se non è ancora [incassato o fatturato](/guide/schede-di-lavoro/come-incassare-e-fatturare-una-scheda-di-lavoro), è qui che te ne accorgi. > **Suggerimento** — Fine giornata, trenta secondi: scorri **Lavorazione** e **Completata** e aggiorna quello che è cambiato. È l'abitudine che rende affidabile tutto il resto — richiami, consegne, incassi. ## Tenere informato il cliente A ogni cambio di stato utile — l'auto è pronta, serve un ricambio in più — puoi [avvisare il cliente](/guide/clienti/come-inviare-email-sms-whatsapp-al-cliente) via email, SMS o WhatsApp direttamente dalla scheda: il messaggio parte col link sicuro al documento e resta tracciato nella scheda Messaggi. ## Domande frequenti ### Gli stati cambiano da soli quando emetto la fattura o registro un incasso? No, lo stato lo aggiorni tu con Aggiorna stato: sei tu a sapere quando l'auto sale sul ponte o viene riconsegnata. È un clic e tiene il piazzale leggibile per tutto il team. ### Come vedo tutte le auto attualmente in officina? Apri la lista Schede lavoro e filtra per stato Lavorazione: è la fotografia del piazzale. Con il campo Responsabile lavoro compilato vedi anche chi sta seguendo ogni intervento. ### Come avviso il cliente che l'auto è pronta? Dalla scheda di lavoro invii un messaggio via email, SMS o WhatsApp con un clic: il testo arriva già compilato e l'invio resta tracciato nella scheda Messaggi del cliente. ### A cosa serve lo stato In attesa ricambi? È la lista dei lavori fermi per colpa dei pezzi: la scorri e sai subito quali fornitori sollecitare. Appena arrivano i ricambi, passi la scheda in Lavorazione. ### Cosa succede dopo la consegna? La scheda resta nello storico del veicolo e del cliente. Se non hai ancora emesso fattura o scontrino, puoi farlo in qualsiasi momento dalla scheda stessa — lo stato Consegnata ti aiuta a non dimenticare gli incassi in sospeso. --- # Come incassare e fatturare una scheda di lavoro > Registrare acconti e pagamenti su una scheda di lavoro e generare fattura o scontrino nel gestionale officina: il flusso completo dall'auto consegnata al conto chiuso. Versione HTML: https://officina.it/guide/schede-di-lavoro/come-incassare-e-fatturare-una-scheda-di-lavoro Ultimo aggiornamento: 2026-08-28 L'auto è pronta, il cliente è al banco: è il momento in cui la scheda di lavoro si trasforma in incasso. Tutto succede dalla [scheda](/guide/schede-di-lavoro/come-creare-una-scheda-di-lavoro) stessa, senza rimbalzare tra sezioni diverse: registri i pagamenti, emetti il documento fiscale e vedi sempre quanto resta da incassare. ## Registrare acconti e pagamenti Nella sezione **Pagamenti** della scheda di lavoro premi **Registra pagamento**: - **Acconto** — il cliente lascia una parte all'accettazione (tipico per i lavori grossi o i ricambi costosi): lo registri subito e il totale **Da incassare** si aggiorna. - **Saldo** — alla consegna registri il pagamento finale con il suo metodo (contanti, carta, bonifico…). La scheda mostra sempre **Importo incassato** e **Da incassare**: la domanda "mi ha già pagato?" trova risposta in un colpo d'occhio, anche mesi dopo. ## Emettere il documento fiscale Quale documento esce dalla scheda lo hai deciso alla creazione, con **Tipo documento**: - **Fattura** (l'impostazione predefinita) — la trovi nella sezione **Fattura** della scheda, già compilata con le righe reali. Se la scheda era ancora vuota il documento non c'è: la sezione mostra **Nuova fattura**. - **Scontrino** — stessa storia nella sezione **Scontrino**, per [l'incasso al banco](/guide/scontrini/come-creare-uno-scontrino-da-una-scheda-di-lavoro) del privato che non chiede fattura. Hai scelto il tipo sbagliato? Finché il documento è in bozza si [converte](/guide/scontrini/come-creare-uno-scontrino-da-una-scheda-di-lavoro): dal menu **…** del documento, **Converti in scontrino** o **Converti in fattura**, pagamenti compresi e senza rifare le righe. Il documento fiscale nasce **dalle righe della scheda**, non dal preventivo: se durante il lavoro è saltato fuori un ricambio in più, in fattura c'è quello che è stato fatto davvero. È il motivo per cui il flusso è [preventivo → scheda → fattura](/guide/preventivi/come-trasformare-un-preventivo-in-scheda-di-lavoro). > **Suggerimento** — Gli acconti registrati sulla scheda se li ritrova la fattura: niente più conti a mente al banco su "quanto aveva già dato?". ## Tenere d'occhio il non incassato Una scheda [**consegnata**](/guide/schede-di-lavoro/come-gestire-gli-stati-della-scheda-di-lavoro) ma con **Da incassare** maggiore di zero è un credito aperto. Passarle in rassegna a fine settimana è il modo più semplice per non lasciare incassi per strada. ## Domande frequenti ### Posso registrare un acconto quando il cliente lascia l'auto? Sì: nella sezione Pagamenti premi Registra pagamento e inserisci l'acconto. Il totale Da incassare si aggiorna e l'acconto viene considerato quando emetti fattura o scontrino. ### Meglio fattura o scontrino? Dipende dal cliente: fattura per aziende, partite IVA e chi la richiede; scontrino per l'incasso al banco dei privati. Lo scegli con Tipo documento quando crei la scheda, ed entrambi restano collegati al lavoro. ### Ho scelto il tipo di documento sbagliato: devo rifare la scheda? No. Finché il documento è in bozza lo apri e usi Converti in scontrino (o Converti in fattura) dal menu in alto a destra: righe e pagamenti si spostano sul nuovo documento. ### La fattura riprende le righe della scheda di lavoro? Sì, nasce già compilata con le righe reali della scheda — ricambi e lavorazioni effettivamente fatti — e tiene conto degli acconti già registrati. Prima di emetterla puoi comunque rivederla. ### Come vedo quanto mi deve ancora il cliente su un lavoro? Nella scheda di lavoro trovi sempre Importo incassato e Da incassare aggiornati. Per il quadro complessivo, scorri le schede consegnate con Da incassare maggiore di zero. ### Posso incassare in contanti e carta sulla stessa scheda? Sì: ogni pagamento si registra con il suo metodo, quindi un acconto in contanti e un saldo con carta convivono senza problemi sulla stessa scheda. --- # Come calcolare il margine di una scheda di lavoro > Come calcolare il margine di una riparazione nel gestionale officina: costi interni di ricambi e manodopera sulla scheda di lavoro, margine in euro e percentuale. Versione HTML: https://officina.it/guide/schede-di-lavoro/come-calcolare-il-margine-di-una-scheda-di-lavoro Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Il totale in fondo alla scheda dice quanto paga il cliente. Ma quanto ci resta in tasca dipende da quanto sono costati ricambi e ore di manodopera — e a fine mese "abbiamo lavorato tanto" non significa "abbiamo guadagnato". La scheda di lavoro ha una sezione apposta per togliersi il dubbio, lavoro per lavoro. ## Compilare i costi di lavorazione Aprendo la [scheda di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-creare-una-scheda-di-lavoro) in modifica trovi la sezione **Costi di lavorazione**: qui inserisci i **costi interni** — quanto hai pagato tu i ricambi dal fornitore e quanto ti costa la manodopera impiegata. Non compaiono mai sul documento del cliente: sono numeri tuoi. Con i costi compilati, la scheda calcola da sola: - **Totale Costo Ricambi** e **Totale Costo Manodopera** — la spesa viva; - **Margine** in euro — quello che resta tra il totale dell'intervento e i costi; - **Margine %** — per confrontare lavori di taglia diversa. ## Leggere il margine Il margine per singolo lavoro risponde a domande concrete: - i **tagliandi** hanno margini sani, o il prezzo bloccato ha smesso di coprire i rincari dei ricambi? - le **lavorazioni lunghe** (frizioni, distribuzioni) rendono in proporzione alle ore che assorbono? - i lavori per quel **cliente con il listino dedicato** valgono ancora la scontistica concessa? Non serve compilare i costi su tutte le schede: inizia dai lavori ricorrenti e da quelli grossi, dove un margine sbagliato costa di più. > **Suggerimento** — Il momento migliore per inserire i costi è quando registri le righe: hai la fattura del fornitore davanti e il prezzo d'acquisto fresco. Recuperarli a fine mese significa cercare tra le bolle — e spesso rinunciare. ## Margine e sconti Se sulla scheda applichi **sconti** al cliente, il margine li tiene in conto: lo sconto esce dal tuo guadagno, non dal costo. È il modo più rapido per capire se lo sconto che stai per fare te lo puoi permettere. ## Domande frequenti ### Il cliente vede i costi di lavorazione o il margine? No: i costi interni e il margine sono numeri riservati a te e al tuo team. Sul documento del cliente compaiono solo le voci di vendita con i prezzi applicati. ### Che differenza c'è tra margine in euro e margine in percentuale? Il margine in euro è quanto ti resta in tasca su quel lavoro; la percentuale ti permette di confrontare lavori di dimensioni diverse — un tagliando da 200 € e una distribuzione da 900 €. ### Devo compilare i costi su tutte le schede? No, è facoltativo. Conviene farlo sui lavori ricorrenti (tagliandi, gomme, freni) e su quelli grossi: sono quelli dove un prezzo sbagliato pesa di più sul bilancio. ### Gli sconti al cliente incidono sul margine? Sì: lo sconto riduce l'incasso ma non i costi, quindi il margine calcolato lo riflette. È utile guardarlo prima di concedere uno sconto importante. ### Da dove prendo il costo dei ricambi? Dalla fattura o dal DDT del fornitore: è il prezzo che hai pagato tu, non quello di vendita. Il momento migliore per inserirlo è quando aggiungi la riga alla scheda, con il documento del fornitore sottomano. --- # Come creare una scheda di accettazione veicolo > La scheda di accettazione nel gestionale officina: dati di ricezione, livello carburante, ispezione visiva a 8 zone, inconvenienti segnalati e stampa con firma del cliente. Versione HTML: https://officina.it/guide/accettazioni/come-creare-una-scheda-di-accettazione Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 "Il graffio c'era già" e "io vi avevo detto anche del rumore" sono le due frasi che l'accettazione elimina. La **scheda di accettazione** fotografa il veicolo nel momento in cui entra in officina — condizioni, inconvenienti segnalati, chilometri — e la firma del cliente la trasforma in un accordo scritto. Il modulo **Accettazioni** si attiva da [Impostazioni → Scegli le tue funzionalità](/guide/primi-passi/come-configurare-la-tua-officina). ## Creare l'accettazione 1. **Scegli [cliente](/guide/clienti/come-creare-un-nuovo-cliente) e [veicolo](/guide/veicoli/come-aggiungere-un-veicolo)** — come per preventivi e schede, l'anagrafica è il punto di partenza. 2. **Compila i dati di ricezione.** **Data accettazione** e **data consegna** prevista, **chilometri**, **livello carburante** (da Pieno 4/4 a Riserva 0/4) e **tipo intervento**: il quadro logistico in quattro campi. 3. **Registra gli inconvenienti.** I problemi segnalati dal cliente, con le sue parole: "rumore in curva a sinistra" scritto qui vale più di qualsiasi ricostruzione a memoria — ed è la base del lavoro di diagnosi. 4. **Fai l'ispezione visiva.** Il veicolo è diviso in **8 zone** (parte anteriore, anteriore destra/sinistra, centrale destra/sinistra, posteriore destra/sinistra, posteriore): per ogni zona annoti lo stato — il graffio preesistente vive nella zona giusta, nero su bianco. 5. **Note cliente e note interne.** Quelle cliente finiscono sulla stampa, quelle interne restano per la squadra. ## Stampa e firma Dalla scheda **stampi il PDF**: dati del veicolo, condizioni, inconvenienti, le [**condizioni di affidamento** che hai configurato](/guide/accettazioni/come-personalizzare-la-scheda-di-accettazione) e lo spazio **Firma**. Il cliente firma, una copia a lui e una a te: il check-in è chiuso e ha valore di accordo. > **Suggerimento** — Compila l'ispezione visiva **davanti al cliente**, girando intorno al veicolo insieme: trenta secondi che trasformano la riconsegna da potenziale trattativa a formalità. È lo stesso principio della [prenotazione di noleggio](/guide/noleggi/come-creare-una-prenotazione-di-noleggio) — le condizioni si documentano all'ingresso, mai all'uscita. ## E poi? Dall'accettazione [crei il preventivo o la scheda di lavoro direttamente](/guide/accettazioni/dall-accettazione-al-preventivo-o-alla-scheda-di-lavoro): cliente, veicolo e inconvenienti viaggiano da soli, senza riscrivere nulla. ## Domande frequenti ### Devo attivare qualcosa per usare le accettazioni? Sì, il modulo Accettazioni da Impostazioni → Scegli le tue funzionalità: aggiunge la sezione al menu con la lista delle accettazioni degli ultimi 12 mesi. ### Cosa registro nell'ispezione visiva? Lo stato del veicolo in 8 zone — anteriore, anteriore destra e sinistra, centrale destra e sinistra, posteriore destra e sinistra, posteriore: graffi e ammaccature preesistenti annotati nella zona giusta. ### Che differenza c'è tra note cliente e note interne? Le note cliente compaiono sulla stampa che il cliente firma; le note interne restano visibili solo alla squadra in officina. ### La scheda di accettazione ha valore legale? È un documento firmato dal cliente che attesta le condizioni di consegna del veicolo e gli inconvenienti segnalati, con le condizioni di affidamento stampate: in caso di contestazione è la tua base scritta. ### Posso allegare foto del veicolo? Sì, dalla scheda di accettazione carichi foto o documenti: l'ammaccatura fotografata al check-in vale più di qualsiasi descrizione. --- # Dall'accettazione al preventivo o alla scheda di lavoro > Convertire l'accettazione in preventivo o scheda di lavoro nel gestionale officina, allegare foto e documenti e gestire gli stati Accettata e Consegnata. Versione HTML: https://officina.it/guide/accettazioni/dall-accettazione-al-preventivo-o-alla-scheda-di-lavoro Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 L'accettazione è la porta d'ingresso: il cliente ha firmato, il veicolo è dentro. Quello che succede dopo — la stima, il lavoro, la riconsegna — parte dalla stessa scheda, senza riscrivere niente. ## Le due strade Dalla scheda di accettazione hai due azioni pronte: - **Crea Preventivo** — quando il cliente vuole prima sapere quanto costa: [il preventivo](/guide/preventivi/come-creare-un-preventivo) nasce già intestato a cliente e veicolo, e gli inconvenienti segnalati sono la traccia di cosa stimare; - **Converti in scheda lavoro** — quando si parte subito: la [scheda di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-creare-una-scheda-di-lavoro) eredita tutto e il lavoro comincia. In entrambi i casi trovi l'opzione **"Segna l'accettazione come eliminata dopo la conversione"**: attivala se per te l'accettazione è solo il punto di partenza e non vuoi doppioni in lista; lasciala disattivata se vuoi conservare il check-in firmato come documento a sé — la scelta prudente quando l'ispezione visiva ha annotato danni preesistenti. I documenti collegati restano visibili sulla scheda: l'accettazione mostra il preventivo e la scheda di lavoro nati da lei, quindi la storia del passaggio in officina si legge da un unico punto. ## Foto e documenti allegati Sulla scheda di accettazione **carichi foto o documenti**: l'ammaccatura fotografata, il libretto, la polizza. La foto scattata al check-in è il complemento perfetto dell'[ispezione visiva a zone](/guide/accettazioni/come-creare-una-scheda-di-accettazione) — la zona dice *dove*, la foto mostra *come*. ## Gli stati: Accettata e Consegnata L'accettazione ha due stati, e la lista li usa come filtro: - **Accettata** — il veicolo è in officina: la lista delle accettazioni in questo stato è l'elenco di *chi c'è dentro adesso*; - **Consegnata** — il veicolo è tornato al cliente: il check-in è chiuso. Con **Aggiorna stato** chiudi l'accettazione alla riconsegna: la lista resta pulita e lo storico completo. > **Suggerimento** — La lista delle accettazioni in stato **Accettata** è la fotografia del piazzale: se un'accettazione è lì da due settimane, o il lavoro si è perso o la riconsegna non è stata registrata. In entrambi i casi, meglio saperlo dalla lista che dal cliente al telefono. ## Domande frequenti ### Come trasformo l'accettazione in preventivo? Dalla scheda di accettazione con Crea Preventivo: nasce già intestato a cliente e veicolo, con gli inconvenienti segnalati come traccia di cosa stimare. ### Come converto l'accettazione in scheda di lavoro? Con Converti in scheda lavoro: la scheda eredita cliente, veicolo e contesto. Nella conversione puoi scegliere se eliminare l'accettazione o conservarla come documento firmato. ### Conviene eliminare l'accettazione dopo la conversione? Se il check-in è solo un punto di partenza, sì, eviti doppioni. Se l'ispezione visiva ha annotato danni preesistenti o il cliente ha firmato condizioni particolari, conservala: è il tuo documento. ### Cosa significano gli stati Accettata e Consegnata? Accettata: il veicolo è in officina. Consegnata: è tornato al cliente. La lista filtrata su Accettata è l'elenco dei veicoli dentro adesso — aggiorna lo stato alla riconsegna. ### Posso allegare foto all'accettazione? Sì, foto e documenti dalla scheda: l'ammaccatura fotografata al check-in completa l'ispezione visiva — la zona dice dove, la foto mostra come. --- # Come personalizzare la scheda di accettazione: moto e condizioni di affidamento > Personalizzare le accettazioni nel gestionale officina: grafica per autovettura o motoveicolo e condizioni di affidamento del veicolo stampate sulla scheda firmata. Versione HTML: https://officina.it/guide/accettazioni/come-personalizzare-la-scheda-di-accettazione Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 La scheda di accettazione è il documento che il cliente firma: vale la pena decidere cosa c'è scritto sopra e che veicolo rappresenta. In **Impostazioni → Personalizza accettazioni** regoli due cose: la grafica e le condizioni di affidamento. ## Grafica: autovettura o motoveicolo L'[ispezione visiva](/guide/accettazioni/come-creare-una-scheda-di-accettazione) lavora su uno schema a zone del veicolo, e lo schema segue il tuo mestiere: - **Autovettura** — lo schema classico a 8 zone dell'auto; - **Motoveicolo** — lo **schema a 8 zone per moto, scooter e ciclomotori**: le zone giuste per serbatoio, carene e fianchi, non un'auto adattata male. Se sei un'officina moto (o fai entrambe le cose), questa impostazione trasforma l'ispezione visiva da esercizio approssimativo a rilievo che ha senso per il mezzo che hai davanti. ## Le condizioni di affidamento Le **condizioni di affidamento del veicolo** sono il testo stampato sulla [scheda di accettazione](/guide/accettazioni/come-creare-una-scheda-di-accettazione), sopra la firma del cliente: cosa succede in caso di mancato ritiro, come vengono gestiti i ricambi sostituiti, le responsabilità per gli oggetti lasciati a bordo, l'autorizzazione a muovere il veicolo per le prove su strada. Scrivile una volta, bene — idealmente con il tuo consulente di fiducia — e da lì in poi **ogni accettazione firmata le include automaticamente**: il cliente che firma accetta anche le condizioni, ed è questo che trasforma il check-in da promemoria a documento con valore. > **Suggerimento** — Nelle condizioni di affidamento, copri i tre classici che generano discussioni: il **mancato ritiro** (deposito dopo N giorni), i **pezzi sostituiti** (restituiti solo se richiesti alla consegna del veicolo) e la **prova su strada** (autorizzata con la firma). Sono tre righe che valgono tre discussioni all'anno. ## Il resto della personalizzazione Logo, colore e stile del PDF arrivano dalla [personalizzazione dei documenti](/guide/impostazioni/come-personalizzare-i-documenti-di-stampa), condivisa con preventivi, schede e fatture: l'accettazione esce con la stessa faccia del resto dei tuoi documenti. ## Domande frequenti ### Dove personalizzo la scheda di accettazione? In Impostazioni → Personalizza accettazioni: scegli la grafica (autovettura o motoveicolo) e scrivi le condizioni di affidamento stampate sulla scheda. ### Ho un'officina moto: lo schema è adatto? Sì, scegli la grafica Motoveicolo: uno schema a 8 zone pensato per moto, scooter e ciclomotori, con le zone giuste per serbatoio, carene e fianchi. ### Cosa scrivo nelle condizioni di affidamento? Le regole che prevengono le discussioni tipiche: mancato ritiro e deposito, restituzione dei ricambi sostituiti, responsabilità per oggetti a bordo, autorizzazione alla prova su strada. Meglio se riviste dal tuo consulente. ### Le condizioni compaiono su ogni accettazione? Sì, una volta salvate vengono stampate automaticamente su ogni scheda di accettazione, sopra lo spazio per la firma del cliente. ### Posso usare il logo dell'officina sulla scheda di accettazione? Sì: logo, colore e stile arrivano dalla personalizzazione dei documenti in Impostazioni, la stessa di preventivi, schede di lavoro e fatture. --- # Come creare un preventivo > Creare un preventivo nel gestionale officina: righe da magazzino e catalogo servizi, sconti e IVA per riga, listino cliente applicato in automatico, PDF pronto da inviare. Versione HTML: https://officina.it/guide/preventivi/come-creare-un-preventivo Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Il preventivo scritto bene fa due mestieri: fissa l'accordo con il cliente prima di ordinare i ricambi, e diventa la base della scheda di lavoro quando arriva l'ok — senza ribattere nulla. ## Creare il preventivo 1. **Apri la creazione.** Dal menu laterale scegli **Preventivi** e premi **Nuovo preventivo**, poi seleziona il cliente e il suo veicolo. Puoi partire anche dalla scheda del [cliente](/guide/clienti/come-gestire-la-scheda-cliente) o del [veicolo](/guide/veicoli/come-gestire-la-scheda-veicolo): arrivi allo stesso modulo con i campi già selezionati. 2. **Compila l'intestazione.** Dai un **titolo** al preventivo, scegli il **tipo intervento** (tagliando, frizione, gomme… le categorie le definisci tu), aggiorna i **chilometri** e imposta **data del preventivo** e **data di consegna** prevista. 3. **Aggiungi le righe.** Premi **Aggiungi Nuova Riga** e cerca l'articolo **per codice o descrizione**: il gestionale pesca da magazzino e catalogo servizi con prezzi già compilati. Per le voci fuori catalogo scrivi la riga a mano. Su ogni riga imposti quantità, prezzo, **sconto** e **IVA**. 4. **Scrivi le note.** Le **note cliente** accompagnano il preventivo che il cliente riceve; le **note interne** restano visibili solo al tuo team. 5. **Controlla i totali e salva.** In fondo vedi imponibile, IVA, sconto complessivo e **Totale Preventivo** aggiornarsi mentre lavori. Salvato il preventivo, puoi vederlo in anteprima e scaricare il **PDF**. > **Suggerimento** — Se il cliente ha un [listino dedicato](/guide/clienti/come-creare-un-listino-prezzi-per-cliente), i prezzi delle righe arrivano già dal suo listino: i prezzi concordati si applicano da soli, senza doverli ricordare. ## Dopo aver salvato Il preventivo nasce **in attesa** di risposta: il passo successivo è [inviarlo al cliente e aggiornarne lo stato](/guide/preventivi/come-inviare-un-preventivo-e-gestire-lo-stato) quando risponde. Se accetta, lo [trasformi in scheda di lavoro](/guide/preventivi/come-trasformare-un-preventivo-in-scheda-di-lavoro) con un clic, righe comprese. ## Domande frequenti ### Le righe devono venire per forza dal magazzino? No: la ricerca per codice o descrizione pesca da magazzino e catalogo servizi per farti risparmiare tempo, ma puoi sempre aggiungere una riga libera scrivendo descrizione, quantità e prezzo a mano. ### Posso applicare uno sconto? Sì, su ogni singola riga imposti lo sconto che preferisci; il totale del preventivo mostra anche lo sconto complessivo applicato. ### Che differenza c'è tra note cliente e note interne? Le note cliente compaiono sul preventivo che il cliente riceve (ad esempio condizioni o esclusioni); le note interne sono appunti di lavoro visibili solo al tuo team. ### A cosa serve il tipo intervento? Classifica il preventivo (tagliando, gomme, frizione…) e ti aiuta a ritrovare e raggruppare i lavori; le categorie le definisci tu e puoi crearne di nuove al volo. ### Il listino del cliente viene applicato automaticamente? Sì: se il cliente ha un listino associato, le righe arrivano già con i suoi prezzi. Puoi comunque modificare prezzo e sconto su ogni singola riga. --- # Come inviare un preventivo al cliente e gestirne lo stato > Come inviare un preventivo al cliente via email, SMS o WhatsApp dal gestionale officina, e come usare gli stati in attesa, accettato e rifiutato per il follow-up. Versione HTML: https://officina.it/guide/preventivi/come-inviare-un-preventivo-e-gestire-lo-stato Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Un preventivo che resta nel cassetto non fa fatturato. I due momenti che contano sono l'invio — più è veloce, più il cliente è ancora "caldo" — e il follow-up: sapere sempre quali preventivi aspettano una risposta. ## Inviare il preventivo Dalla pagina del [preventivo](/guide/preventivi/come-creare-un-preventivo) premi **Invia questo preventivo al cliente** e scegli il canale: - **Email** — il cliente riceve un messaggio con un **link sicuro**: apre il preventivo dal browser, anche dal telefono, e può scaricarlo in PDF. Nessuna registrazione richiesta. - **SMS o WhatsApp** — stesso link, consegnato dove il cliente legge davvero. Valgono le regole dei [messaggi](/guide/clienti/come-inviare-email-sms-whatsapp-al-cliente): serve un abbonamento attivo con crediti, e il numero deve essere italiano (+39). Oggetto e testo del messaggio arrivano già compilati e puoi personalizzarli prima dell'invio. Ogni invio resta tracciato nella scheda **Messaggi** del cliente. ## I tre stati del preventivo Ogni preventivo si trova in uno di questi stati: | Stato | Significato | |---|---| | **In attesa** | Inviato al cliente, aspetti una risposta. | | **Accettato** | Il cliente ha detto sì: pronto da trasformare in scheda di lavoro. | | **Rifiutato** | Il cliente ha declinato: resta in archivio per il futuro. | Quando il cliente risponde — al telefono, su WhatsApp, di persona — apri il preventivo, premi **Aggiorna stato** e scegli il nuovo stato. È un gesto da due secondi che tiene in ordine il follow-up di tutta l'officina. > **Suggerimento** — La lista **Preventivi** ha i contatori per stato: la scheda **In attesa** è la tua lista di richiamo. Un preventivo fermo lì da giorni vale una telefonata o un messaggio al cliente — spesso è quello che serve per chiudere il lavoro. ## E dopo la risposta - **Accettato** → [trasformalo in scheda di lavoro](/guide/preventivi/come-trasformare-un-preventivo-in-scheda-di-lavoro): le righe passano da sole, senza ricopiare nulla. - **Rifiutato** → resta in archivio nella scheda del cliente e del veicolo: la prossima volta che l'auto entra in officina sai già cosa era stato proposto e a che prezzo. ## Domande frequenti ### Il cliente può accettare il preventivo online? Il link sicuro permette al cliente di vedere e scaricare il preventivo; la risposta arriva come preferisce lui (telefono, WhatsApp, di persona) e sei tu ad aggiornare lo stato con Aggiorna stato. Così il registro riflette sempre ciò che è stato davvero concordato. ### Cosa vede il cliente quando gli invio il preventivo? Riceve un link sicuro che apre il preventivo dal browser, anche dal telefono, senza bisogno di registrarsi; da lì può anche scaricare il PDF. ### Posso inviare il preventivo via WhatsApp? Sì, con un abbonamento attivo e crediti messaggio: il cliente riceve lo stesso link sicuro. Il numero deve essere italiano (+39); in alternativa usa l'email, che è sempre inclusa. ### Come faccio a sapere quali preventivi aspettano una risposta? Apri la lista Preventivi: i contatori in alto e la scheda In attesa mostrano tutti i preventivi in sospeso, filtrabili anche per data e per nome cliente. ### Un preventivo rifiutato si può recuperare? Resta in archivio nella scheda del cliente e del veicolo. Se il cliente ci ripensa puoi aggiornarne lo stato ad Accettato e trasformarlo in scheda di lavoro come qualsiasi altro preventivo. --- # Come trasformare un preventivo in scheda di lavoro > Convertire un preventivo accettato in scheda di lavoro nel gestionale officina: righe copiate automaticamente, opzione per archiviare il preventivo, e il percorso completo fino alla fattura. Versione HTML: https://officina.it/guide/preventivi/come-trasformare-un-preventivo-in-scheda-di-lavoro Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Il momento migliore del preventivo è quando smette di servire: il cliente ha accettato, l'auto è prenotata e si passa al lavoro vero. La conversione in scheda di lavoro porta con sé tutte le righe — ricambi, manodopera, sconti — senza ribattere nulla, ed evita l'errore classico del doppio inserimento. ## Convertire il preventivo 1. **Aggiorna lo stato ad Accettato.** Quando il cliente conferma, [aggiorna lo stato](/guide/preventivi/come-inviare-un-preventivo-e-gestire-lo-stato) del preventivo: il pulsante di conversione passa in evidenza. 2. **Premi Crea Scheda Lavoro.** Si apre la finestra di conferma della nuova scheda di lavoro. 3. **Decidi cosa fare del preventivo.** Nella stessa finestra trovi l'opzione **Elimina preventivo**: se la attivi, il preventivo viene segnato come eliminato dopo la conversione — utile per non ritrovartelo tra i preventivi aperti. Se preferisci conservarlo, lascia l'opzione spenta. 4. **Conferma con Crea Scheda Lavoro.** La scheda di lavoro nasce già intestata a cliente e veicolo, con tutte le righe del preventivo al loro posto. Da qui in avanti lavori sulla scheda: puoi aggiungere ricambi imprevisti, correggere le quantità, registrare i lavori effettivamente svolti. Il preventivo resta quello che era — la proposta — mentre la scheda di lavoro racconta cosa è stato fatto davvero. ## Dal preventivo alla fattura Il percorso completo è: **preventivo → scheda di lavoro → fattura**. Non si fattura direttamente il preventivo: è la scheda di lavoro, con i lavori effettivamente svolti, a generare la fattura. Così se durante l'intervento salta fuori un ricambio in più o una lavorazione extra, il documento fiscale riflette la realtà, non la stima. > **Suggerimento** — Converti il preventivo solo quando il cliente ha confermato davvero. Finché è "quasi sì", meglio lasciarlo **in attesa**: la lista dei preventivi in attesa è la tua lista di richiamo, e un preventivo convertito troppo presto diventa una scheda di lavoro fantasma da ripulire. ## Domande frequenti ### Le righe del preventivo vengono copiate nella scheda di lavoro? Sì, tutte: ricambi, manodopera, quantità, prezzi e sconti passano nella nuova scheda di lavoro, che nasce già intestata allo stesso cliente e veicolo. Poi puoi modificarle liberamente. ### Il preventivo viene cancellato dopo la conversione? Solo se lo scegli tu: nella finestra di conversione c'è l'opzione Elimina preventivo. Se la lasci spenta, il preventivo resta in archivio accanto alla scheda di lavoro. ### Posso convertire un preventivo non ancora accettato? Sì, la conversione è sempre disponibile — il pulsante è semplicemente in evidenza quando lo stato è Accettato. Conviene però aggiornare prima lo stato, così il follow-up dei preventivi resta affidabile. ### Posso fatturare direttamente un preventivo senza passare dalla scheda di lavoro? No: il flusso è preventivo → scheda di lavoro → fattura. È la scheda di lavoro a registrare i lavori effettivamente svolti, così la fattura riflette la realtà dell'intervento e non la proposta iniziale. ### Cosa succede se durante il lavoro servono ricambi non previsti? Li aggiungi alla scheda di lavoro: il preventivo resta com'era, mentre la scheda registra i lavori reali. Sarà la scheda, non il preventivo, a generare la fattura. --- # Come emettere una fattura > Emettere una fattura nel gestionale officina: dalla scheda di lavoro alla bozza, numerazione progressiva all'emissione, scadenza di pagamento e invio al cliente. Versione HTML: https://officina.it/guide/fatture/come-emettere-una-fattura Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Nel gestionale la fattura non si scrive: si **genera dal lavoro fatto**. Nasce dalla [scheda di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-incassare-e-fatturare-una-scheda-di-lavoro) (o da una vendita veicolo o un noleggio, se usi quei moduli) con le righe reali — ricambi, manodopera, sconti, IVA — già al loro posto. Questo elimina il doppio inserimento e gli errori di trascrizione che costano cari sui documenti fiscali. ## Creare la fattura 1. **Parti dalla scheda di lavoro.** Sulla [scheda](/guide/schede-di-lavoro/come-creare-una-scheda-di-lavoro) premi **Fattura**: si apre la creazione con il riepilogo delle voci. In alternativa vai su **Fatture → Nuova** e scegli la scheda di lavoro da fatturare. 2. **Controlla le righe e i totali.** Le voci arrivano dalla scheda; se qualcosa non torna, correggi la **scheda di lavoro** e la fattura si aggiorna di conseguenza. Gli acconti già registrati sulla scheda vengono considerati. 3. **Imposta i dettagli di pagamento.** **Metodo di pagamento** (quello preferito del cliente è già proposto) e **data di scadenza del pagamento**: è la data che poi ti fa vedere chi è in ritardo. 4. **Salva.** La fattura nasce come **bozza**. ## Bozza ed emissione: perché due passaggi La distinzione conta, perché di mezzo c'è la **numerazione progressiva**: - la **bozza** non ha numero: puoi controllarla con calma, farla rivedere, correggerla ripassando dalla scheda. Non impegna nulla. - premendo **Emetti fattura** il documento riceve **data di emissione e numero progressivo** (con l'eventuale sezionale configurato) e diventa definitivo. Emettere solo quando è tutto a posto significa **niente buchi di numerazione** e niente correzioni imbarazzanti sui documenti fiscali. Dopo l'emissione la fattura non si modifica più: si [corregge con una nota di credito](/guide/fatture/come-correggere-o-annullare-una-fattura). > **Suggerimento** — La numerazione e i sezionali si configurano in **Impostazioni → Personalizza documenti**. Se emetti sia fatture "normali" sia fatture elettroniche verso la PA o con esigenze particolari, i sezionali tengono le serie separate e ordinate. ## Dopo l'emissione - **Scarica o stampa il PDF**, con i dati e il logo della tua officina. - [**Inviala al cliente**](/guide/clienti/come-inviare-email-sms-whatsapp-al-cliente) via email con il link sicuro, direttamente dal gestionale. - [**Registra gli incassi**](/guide/fatture/come-incassare-una-fattura-e-gestire-le-scadenze) man mano che arrivano, acconti compresi. - Se il cliente richiede la **fattura elettronica**, dalla fattura emessa [generi il documento per lo SDI](/guide/fatturazione-elettronica/come-inviare-una-fattura-allo-sdi) — serve il [modulo Fatturazione elettronica attivo](/guide/fatturazione-elettronica/come-attivare-la-fatturazione-elettronica). ## Domande frequenti ### Posso creare una fattura senza scheda di lavoro? La fattura nasce sempre da un documento di lavoro: una scheda di lavoro, una vendita veicolo o un noleggio. È una scelta precisa: il documento fiscale riflette lavori realmente registrati, con righe e importi già verificati. ### Quando viene assegnato il numero alla fattura? Solo quando premi Emetti fattura: la bozza non ha numero. Così puoi preparare e controllare con calma senza creare buchi nella numerazione progressiva. ### Come correggo le righe di una fattura in bozza? Le righe arrivano dalla scheda di lavoro: correggi la scheda e la fattura si aggiorna. È il modo per garantire che fattura e lavoro raccontino la stessa cosa. ### Posso modificare una fattura già emessa? No: una fattura emessa è un documento fiscale definitivo. Per correggerla si emette una nota di credito, totale o parziale, direttamente dalla pagina della fattura. ### Gli acconti già incassati sulla scheda di lavoro finiscono in fattura? Sì: i pagamenti registrati sulla scheda vengono considerati, così il totale da incassare della fattura riflette solo quanto manca davvero. --- # Come incassare una fattura e tenere d'occhio le scadenze > Come registrare i pagamenti di una fattura nel gestionale officina: incassi parziali, metodi diversi, conto di saldo, data di scadenza e controllo del non incassato. Versione HTML: https://officina.it/guide/fatture/come-incassare-una-fattura-e-gestire-le-scadenze Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Emettere la fattura è metà del lavoro: l'altra metà è incassarla. Il gestionale tiene i conti al posto tuo: su ogni fattura vedi sempre **Importo incassato** e **Da incassare**, e la data di scadenza ti dice quando è il momento di farsi vivi. ## Registrare un pagamento Apri la [fattura emessa](/guide/fatture/come-emettere-una-fattura) e premi **Nuovo pagamento** (quando c'è ancora qualcosa da incassare è il pulsante principale della pagina): 1. **Importo** — l'intero saldo o una parte: i pagamenti parziali sono normali, il totale **Da incassare** scala di conseguenza. 2. **Data pagamento** — quando i soldi sono effettivamente arrivati, non la data della fattura. 3. **Metodo di pagamento** — contanti, bonifico, carta… ogni pagamento ha il suo. 4. **Conto di saldo** — su quale conto è arrivato l'incasso (cassa contanti, banca…): è quello che tiene ordinati i conti a fine mese. Gli acconti lasciati sulla [scheda di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-incassare-e-fatturare-una-scheda-di-lavoro) prima della fattura sono già lì: il **Da incassare** riflette solo quanto manca davvero. ## La scadenza è la tua lista di richiamo La **data di scadenza del pagamento** impostata all'emissione non è un campo decorativo: è quello che separa "fattura emessa" da "fattura pagata". La routine che funziona è semplice: - a fine settimana apri **Fatture** e filtra le **Emesse**; - scorri quelle con **Da incassare** maggiore di zero e scadenza superata; - per ognuna: [un messaggio o una email al cliente](/guide/clienti/come-inviare-email-sms-whatsapp-al-cliente) con la fattura allegata è spesso tutto quello che serve. > **Suggerimento** — Il credito più facile da incassare è quello giovane. Un sollecito gentile a pochi giorni dalla scadenza vale più di tre telefonate sei mesi dopo — e il messaggio parte direttamente dalla pagina della fattura, col link al documento. ## Ritenute e casi particolari Se il cliente applica una **ritenuta d'acconto** (tipico con aziende e professionisti), la fattura può registrarla: vedi base imponibile, aliquota e importo della ritenuta, così il **Da incassare** corrisponde al netto che ti verrà davvero bonificato. ## Domande frequenti ### Posso registrare un pagamento parziale? Sì: registri ogni pagamento per l'importo effettivo e il totale Da incassare scala di conseguenza. Acconto alla consegna e saldo a 30 giorni convivono senza problemi sulla stessa fattura. ### Il cliente ha pagato metà in contanti e metà con carta: come lo registro? Con due pagamenti separati, ognuno con il suo metodo e il suo conto di saldo. La fattura mostra la somma incassata e quanto resta. ### Dove vedo tutte le fatture non ancora pagate? Apri la lista Fatture e filtra le Emesse: le fatture con Da incassare maggiore di zero sono i tuoi crediti aperti, e la data di scadenza ti dice quali sono già in ritardo. ### A cosa serve il conto di saldo? Indica dove sono arrivati i soldi (cassa contanti, conto bancario…). Registrarlo su ogni pagamento tiene in ordine la cassa e rende i conti di fine mese una lettura, non una ricostruzione. ### Il cliente mi applica la ritenuta d'acconto: come la gestisco? La fattura registra la ritenuta con base imponibile, aliquota e importo: il Da incassare riflette il netto che riceverai davvero, così non insegui somme che non arriveranno mai. --- # Come eliminare un pagamento da una fattura o da una scheda di lavoro > Hai registrato un pagamento o un acconto per errore? Ecco come eliminarlo da una fattura o da una scheda di lavoro nel gestionale officina, e come si ricalcola il Da incassare. Versione HTML: https://officina.it/guide/fatture/come-eliminare-un-pagamento Ultimo aggiornamento: 2026-07-22 Registri i pagamenti man mano che i soldi arrivano, e ogni tanto ne finisce dentro uno sbagliato: importo errato, metodo sbagliato, o semplicemente registrato due volte. Nessun problema — un pagamento si elimina in pochi secondi, e tutti i totali si rimettono a posto da soli. ## Prima però: aggiungere un pagamento Se sei qui per **registrare** un incasso e non per cancellarlo, il pulsante è **Nuovo pagamento** (sulla fattura) o **Registra pagamento** (sulla scheda di lavoro). Il flusso completo è spiegato in [Come incassare una fattura](/guide/fatture/come-incassare-una-fattura-e-gestire-le-scadenze) e in [Come incassare e fatturare una scheda di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-incassare-e-fatturare-una-scheda-di-lavoro). ## Eliminare un pagamento da una fattura 1. Apri la [fattura](/guide/fatture/come-emettere-una-fattura) e vai sulla scheda **Pagamenti** (accanto al numero trovi anche quanti pagamenti ci sono). 2. Nella riga del pagamento sbagliato premi **Elimina**. 3. Conferma: il pagamento sparisce e il **Da incassare** torna a salire dell'importo che avevi tolto. Puoi eliminarne quanti ne servono, uno per uno. Se avevi allegato una ricevuta al pagamento, se ne va insieme al pagamento. ## Eliminare un acconto o un saldo da una scheda di lavoro Stesso principio, ma dalla scheda: 1. Apri la [scheda di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-incassare-e-fatturare-una-scheda-di-lavoro) e vai nella sezione **Pagamenti**. 2. Sulla riga dell'acconto (o del saldo) registrato per errore premi **Elimina** e conferma. Il totale **Da incassare** della scheda si aggiorna subito, così quando emetti fattura o scontrino parti dai numeri giusti. ## Cosa succede ai conti Un pagamento non vive da solo: quando lo elimini, il movimento sparisce **anche dalla [prima nota](/guide/cassa/la-prima-nota-di-cassa-e-banca)** e il saldo del [conto](/guide/cassa/come-configurare-i-conti-di-saldo) su cui l'avevi registrato torna indietro dell'importo eliminato. Non resta traccia da sistemare a mano. ## Attenzione: è una correzione di cassa, non fiscale Eliminare un pagamento cambia **quanto risulta incassato**, non il documento. Il **totale della fattura** — e la fattura elettronica eventualmente già inviata allo SdI — restano quelli che sono: i pagamenti sono il tracciamento di cassa, il documento fiscale è un'altra cosa. Se il problema è nell'importo o nell'intestatario della **fattura**, non basta togliere il pagamento: la fattura emessa si corregge con una [nota di credito](/guide/fatture/come-correggere-o-annullare-una-fattura), totale o parziale. ## Correggere un pagamento sbagliato Non c'è un tasto "modifica" sul singolo pagamento: la correzione è sempre **elimina quello sbagliato → registra quello giusto**. Due secondi, e i conti tornano esatti. > **Suggerimento** — Prima di eliminare, controlla se ti basta *aggiungerne* un altro: un incasso in due tranche (metà contanti, metà carta) sono due pagamenti separati sulla stessa fattura, non un pagamento da correggere. ## Domande frequenti ### Ho registrato un pagamento con l'importo sbagliato: posso modificarlo? Non direttamente: elimini il pagamento sbagliato dalla scheda Pagamenti e ne registri uno nuovo con l'importo giusto. Il Da incassare si ricalcola da solo dopo ogni operazione. ### Se elimino un pagamento, cambia il totale della fattura? No. Il totale della fattura resta invariato: i pagamenti sono solo il tracciamento di quanto hai incassato. Cambia il Da incassare, non il documento. Per correggere l'importo della fattura serve una nota di credito. ### Eliminando un pagamento resta qualcosa in prima nota? No: il movimento sparisce anche dalla prima nota e il saldo del conto su cui l'avevi registrato torna indietro dell'importo. Non devi sistemare nulla a mano. ### Come tolgo un acconto registrato per sbaglio su una scheda di lavoro? Apri la scheda, vai nella sezione Pagamenti e premi Elimina sulla riga dell'acconto. Il Da incassare della scheda si aggiorna subito, prima ancora di emettere fattura o scontrino. ### Ho già inviato la fattura elettronica allo SdI: eliminare un pagamento la annulla? No. Eliminare un pagamento è una correzione di cassa e non tocca la fattura trasmessa. Per annullare o correggere una fattura elettronica già inviata si usa la nota di credito. --- # Come correggere o annullare una fattura (nota di credito) > Come correggere una fattura sbagliata nel gestionale officina: modifiche in bozza, nota di credito totale o parziale per le fatture emesse, numerazione sempre coerente. Versione HTML: https://officina.it/guide/fatture/come-correggere-o-annullare-una-fattura Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Prima o poi capita: l'importo sbagliato, la fattura intestata al cliente sbagliato, il lavoro contestato dopo l'emissione. La cosa importante è sapere che c'è una strada corretta per ogni caso — e che nessuna passa dal "modifico e faccio finta di niente", perché i documenti fiscali devono restare coerenti. ## Se la fattura è ancora in bozza Nessun problema: la bozza non ha numero e non impegna nulla. Le righe si correggono [dalla scheda di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-creare-una-scheda-di-lavoro), i dettagli di pagamento dalla fattura stessa; una bozza creata per sbaglio si **elimina** senza conseguenze. È esattamente il motivo per cui [l'emissione è un passaggio separato](/guide/fatture/come-emettere-una-fattura). ## Se la fattura è già emessa: la nota di credito Una fattura emessa non si modifica e non si cancella: si **storna con una nota di credito**, il documento fiscale che "compensa" in tutto o in parte la fattura sbagliata. 1. **Apri la fattura** e vai alla sezione **Note di credito**, poi premi **Nuova nota di credito**. 2. **Indica la causale** — il motivo dello storno, che comparirà sul documento. 3. **Imposta l'importo** — **totale**, per annullare completamente la fattura, o **parziale**, per correggere solo la differenza (uno sconto concordato dopo, una riga contestata). 4. **Emettila.** La fattura di riferimento resta in archivio e viene marcata **"Stornata con nota di credito"**: chiunque la apra capisce subito come sono andate le cose. Se la fattura era sbagliata in tutto — cliente errato, lavoro fatturato due volte — la sequenza è: nota di credito totale, poi [nuova fattura corretta](/guide/fatture/come-emettere-una-fattura). > **Attenzione** — Se la fattura è già stata **trasmessa allo SDI** come [fattura elettronica](/guide/fatturazione-elettronica/come-inviare-una-fattura-allo-sdi), anche la correzione deve viaggiare per la stessa strada: emetti una **nota di credito elettronica**, così Agenzia delle Entrate e cliente vedono lo stesso storno. La trovi nel modulo [Fatturazione elettronica](/guide/fatturazione-elettronica/come-attivare-la-fatturazione-elettronica). Se invece la fattura elettronica è stata **rifiutata** dallo SDI, non serve nessuna nota di credito: [correggi il dato e reinvia](/guide/fatturazione-elettronica/come-inviare-una-fattura-allo-sdi). ## Perché non si cancella e basta La numerazione delle fatture è **progressiva e senza buchi**: se la fattura n. 42 sparisse, alla prima verifica il commercialista (o l'Agenzia delle Entrate) chiederebbe dove è finita. La nota di credito esiste per questo: corregge l'errore **lasciando traccia**, e la tua numerazione resta pulita e difendibile. ## Domande frequenti ### Ho emesso una fattura con l'importo sbagliato: cosa faccio? Se l'errore è su tutta la fattura, emetti una nota di credito totale e poi una nuova fattura corretta. Se è solo una differenza (una riga, uno sconto), basta una nota di credito parziale per l'importo da stornare. ### Posso semplicemente eliminare una fattura emessa? No: la numerazione progressiva non ammette buchi. Una fattura emessa si storna con nota di credito, così i documenti restano coerenti e verificabili. Solo le bozze, che non hanno ancora un numero, si eliminano liberamente. ### La nota di credito può essere parziale? Sì: indichi l'importo da stornare — una riga contestata, uno sconto riconosciuto dopo l'emissione — e la fattura resta valida per la parte rimanente. ### Ho intestato la fattura al cliente sbagliato: come rimedio? Nota di credito totale sulla fattura errata, poi nuova fattura al cliente giusto. Entrambe restano in archivio e la storia è ricostruibile in ogni momento. ### E se la fattura era già stata inviata allo SDI? La correzione deve seguire la stessa strada: emetti una nota di credito elettronica dal modulo Fatturazione elettronica, così anche l'Agenzia delle Entrate e il cliente ricevono lo storno ufficiale. --- # Come intestare una fattura a un altro cliente (quando paga un terzo) > Come cambiare l'intestatario di una fattura (assicurazione, azienda, noleggio) mantenendo numero, totali, pagamenti e lo storico del veicolo, dal gestionale officina. Versione HTML: https://officina.it/guide/fatture/come-associare-una-fattura-a-un-altro-cliente Ultimo aggiornamento: 2026-07-22 Chi porta l'auto e chi paga non sempre coincidono: un sinistro lo salda l'**assicurazione**, la manutenzione dell'auto aziendale la paga l'**azienda**, il mezzo è di una **società di noleggio**, o semplicemente paga un familiare. Il lavoro l'hai fatto sull'auto del tuo cliente, ma la fattura deve andare a un altro intestatario. Non serve rifare niente: si cambia in un attimo. ## Dove si trova Apri la [fattura](/guide/fatture/come-emettere-una-fattura), premi il menu **⋯** in alto a destra e scegli **Associa ad un altro cliente**. ## Come si fa 1. **Cerca il nuovo intestatario** nella barra di ricerca. Se non è ancora in anagrafica, puoi **crearlo al volo** dalla stessa pagina (es. la compagnia assicurativa). 2. **Selezionalo e conferma.** La fattura passa al nuovo cliente **mantenendo numero, totali e pagamenti**: non nasce un documento nuovo, cambia solo l'intestatario. Se alla fattura è collegata una **scheda di lavoro**, la pagina ti avvisa che verrà spostata anche lei sul nuovo cliente, così documento e scheda restano coerenti. ## Il veicolo e lo storico restano al proprietario Cambi l'intestatario del **documento**, non la proprietà dell'auto. Il **veicolo non si sposta**: resta al suo proprietario con tutto il suo **storico interventi**. In pratica fatturi al pagatore giusto senza perdere il legame tra l'auto e chi la possiede davvero. ## Quando non si può Se hai **già trasmesso la fattura elettronica** allo SdI, l'intestatario è bloccato: la voce *Associa ad un altro cliente* mostra un avviso e non procede. Un documento fiscale già emesso non si re-intesta: in quel caso l'unica strada è una [nota di credito](/guide/fatture/come-correggere-o-annullare-una-fattura) verso il cliente sbagliato e una nuova fattura a quello giusto. > **Suggerimento** — Se sai fin dall'inizio che pagherà un terzo (assicurazione, azienda, flotta), intesta la fattura al pagatore **prima** di trasmetterla allo SdI: eviti la nota di credito e parte tutto liscio. ## Domande frequenti ### La fattura è già emessa e pagata: posso cambiarle intestatario? Sì, finché non è stata trasmessa come fattura elettronica allo SdI. Numero, totali e pagamenti registrati restano invariati: cambia solo il cliente intestatario. ### Cosa succede alla scheda di lavoro collegata alla fattura? Passa al nuovo cliente insieme alla fattura, e la pagina te lo segnala prima di confermare. Il veicolo invece resta al suo proprietario, con tutto il suo storico interventi. ### Il pagatore (assicurazione o azienda) non è ancora tra i miei clienti: come faccio? Lo crei al volo dalla stessa pagina: c'è l'opzione per creare un nuovo cliente da associare subito alla fattura, senza uscire dal flusso. ### Ho già inviato la fattura elettronica allo SdI: posso ancora cambiare intestatario? No. Su una fattura elettronica già trasmessa l'intestatario è bloccato. Devi emettere una nota di credito verso il cliente sbagliato e una nuova fattura verso quello corretto. ### Cambiando l'intestatario perdo lo storico dei lavori sull'auto? No. Il veicolo non viene spostato e mantiene tutto il suo storico interventi. Cambia solo l'intestatario del documento (e della scheda collegata), non la proprietà dell'auto. --- # Metodi di pagamento in fattura e come far comparire l'IBAN > Come gestire i metodi di pagamento sulle fatture dell'officina: codici MP, termine di pagamento predefinito, e come far comparire IBAN e intestatario sulla fattura per il bonifico. Versione HTML: https://officina.it/guide/fatture/metodi-di-pagamento-e-iban-in-fattura Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 "Come la paga?" è una domanda che la fattura dovrebbe già contenere: il metodo di pagamento concordato e — se si tratta di bonifico — l'IBAN su cui versare, stampato sul documento. Ecco dove si imposta ogni pezzo. ## Il metodo di pagamento sulla fattura Ogni [fattura](/guide/fatture/come-emettere-una-fattura) ha il suo **metodo di pagamento**, scelto tra i codici standard della fatturazione (MP01 contanti, MP05 bonifico, MP08 carta di pagamento…). Non parti mai da zero: - se il cliente ha un [**metodo preferito** in anagrafica](/guide/clienti/come-creare-un-nuovo-cliente), la fattura lo propone da sola; - puoi comunque cambiarlo sulla singola fattura prima di emetterla. Il metodo scelto compare sul documento stampato e, per le [fatture elettroniche](/guide/fatturazione-elettronica/come-inviare-una-fattura-allo-sdi), finisce nell'XML letto dal cliente e dal suo commercialista. ## Far comparire l'IBAN in fattura Il caso classico: il cliente azienda paga a 30 giorni con bonifico, e ti chiama per chiederti l'IBAN. La soluzione è stamparlo in fattura: 1. Vai in **Impostazioni → Personalizza documenti**. 2. Compila **IBAN** (formato italiano, 27 caratteri) e **intestatario del conto**. 3. Da quel momento, su ogni fattura con metodo di pagamento **Bonifico (MP05)** il documento mostra automaticamente **IBAN e intestatario**. > **Suggerimento** — L'IBAN compare solo quando il metodo è bonifico: sulle fatture in contanti o carta non serve e non viene stampato. Se un cliente ti dice "non trovo l'IBAN sulla fattura", controlla per prima cosa che il metodo di pagamento sia MP05. ## Il termine di pagamento predefinito Sempre in **Personalizza documenti** imposti il **termine di pagamento predefinito**: immediato, 7, 14, 30, 60 giorni, oppure fine mese. È il valore che precompila la **data di scadenza** delle nuove fatture — quella che poi guida la tua [lista dei crediti da incassare](/guide/fatture/come-incassare-una-fattura-e-gestire-le-scadenze). Se lavori spesso con aziende a 30 o 60 giorni, impostarlo una volta significa non dover ricordare la scadenza a ogni fattura. ## Domande frequenti ### Perché l'IBAN non compare sulla fattura? Due cause possibili: il metodo di pagamento della fattura non è Bonifico (MP05), oppure in Impostazioni → Personalizza documenti mancano IBAN o intestatario del conto. Sistemati entrambi, l'IBAN compare automaticamente. ### Cosa sono i codici MP01, MP05, MP08? Sono i codici standard dei metodi di pagamento della fatturazione italiana: MP01 contanti, MP05 bonifico, MP08 carta di pagamento, e così via. Il gestionale te li presenta con la descrizione, quindi non serve impararli. ### Posso avere metodi di pagamento diversi per clienti diversi? Sì: imposta il metodo preferito nella scheda di ogni cliente e le sue fatture nasceranno già con quel metodo. Puoi comunque cambiarlo sulla singola fattura. ### Il termine di pagamento vale anche per le fatture già emesse? No: il predefinito precompila la data di scadenza delle nuove fatture. Su una fattura esistente puoi comunque modificare la scadenza finché è in bozza. ### L'IBAN finisce anche nella fattura elettronica? I dettagli di pagamento viaggiano anche nell'XML della fattura elettronica, così il commercialista del cliente li trova nel tracciato oltre che sulla copia di cortesia. --- # Come gestire la ritenuta d'acconto in fattura > Come impostare la ritenuta d'acconto sulle fatture del gestionale officina: tipo RT01 o RT02, aliquota, base imponibile e importo, con il netto da incassare calcolato in automatico. Versione HTML: https://officina.it/guide/fatture/come-gestire-la-ritenuta-dacconto-in-fattura Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Succede tipicamente con i **condomini** e con alcune aziende: il cliente trattiene una parte dell'imponibile e la versa lui all'erario come **sostituto d'imposta**. Tu incassi il netto, e se la fattura non lo dice chiaramente passi settimane a inseguire una differenza che non arriverà mai. ## Impostare la ritenuta sulla fattura Sulla [fattura](/guide/fatture/come-emettere-una-fattura), nella sezione dedicata alla ritenuta, imposti tre cose: 1. **Tipo ritenuta** — **RT01 Ritenuta persone fisiche** o **RT02 Ritenuta persone giuridiche**, a seconda di chi sei fiscalmente (ditta individuale o società). Se non sai quale scegliere, è una domanda da un minuto per il commercialista. 2. **Aliquota (%)** — la percentuale concordata, ad esempio il 4% tipico dei lavori verso i condomini. 3. **Base imponibile** — l'importo su cui si calcola la ritenuta. Il gestionale calcola l'**importo della ritenuta** e lo mostra sulla fattura insieme a base imponibile e aliquota: il cliente sa esattamente cosa trattenere e tu vedi il **netto da incassare** — quello che arriverà davvero sul conto. ## Perché conviene registrarla bene - **Il Da incassare è vero.** Senza ritenuta registrata, la fattura risulterebbe incassata solo in parte per sempre — o peggio, solleciteresti il cliente per una somma che non ti deve. - **La fattura elettronica la trasporta.** Se [invii la fattura allo SDI](/guide/fatturazione-elettronica/come-inviare-una-fattura-allo-sdi), i dati della ritenuta viaggiano nell'XML: il commercialista del cliente li trova già strutturati. - **Il condominio ti chiederà la certificazione.** La ritenuta versata dal cliente ti verrà certificata a fine anno: con l'importo registrato in fattura, il riscontro è immediato. > **Suggerimento** — La ritenuta si applica tipicamente quando il cliente è un sostituto d'imposta (condomini, imprese, professionisti), non sui privati. Se un condominio è tra i tuoi clienti fissi, salva l'aliquota concordata nelle note della sua [scheda cliente](/guide/clienti/come-gestire-la-scheda-cliente): alla prossima fattura non dovrai ricordarla a memoria. ## Domande frequenti ### Quando devo applicare la ritenuta d'acconto in fattura? Quando il cliente è un sostituto d'imposta che tratterrà una parte dell'imponibile per versarla all'erario — il caso tipico in officina è il condominio. Con i privati non si applica. Nel dubbio, chiedi al tuo commercialista. ### Che differenza c'è tra RT01 e RT02? RT01 è la ritenuta per persone fisiche (ditta individuale), RT02 per persone giuridiche (società come SRL o SNC). Dipende dalla forma giuridica della tua officina, non da quella del cliente. ### Il totale della fattura cambia con la ritenuta? No: la ritenuta non modifica il totale del documento, ma il Da incassare sì — riflette il netto che il cliente ti verserà davvero, al netto della parte che trattiene e versa all'erario per conto tuo. ### La ritenuta finisce anche nella fattura elettronica? Sì: tipo, aliquota e importo viaggiano nell'XML trasmesso allo SDI, così il commercialista del cliente trova i dati già strutturati senza richiederteli. ### Come registro l'incasso di una fattura con ritenuta? Registri il pagamento per il netto ricevuto: il Da incassare tiene già conto della ritenuta, quindi la fattura risulta correttamente saldata senza somme fantasma da inseguire. --- # Come emettere uno scontrino > Emettere uno scontrino dal gestionale officina: dalla scheda di lavoro o con voci libere, bozza ed emissione, pagamenti e invio al cliente via email. Versione HTML: https://officina.it/guide/scontrini/come-emettere-uno-scontrino Ultimo aggiornamento: 2026-08-28 Per il privato che paga al banco e non chiede fattura, il documento giusto è lo **scontrino**. Nel gestionale segue la stessa logica dei documenti fiscali: righe reali, una bozza finché controlli, un'emissione che fa fede. ## Emettere lo scontrino 1. **Parti dal lavoro o dal banco.** La strada tipica è la [scheda di lavoro](/guide/scontrini/come-creare-uno-scontrino-da-una-scheda-di-lavoro): imposti **Tipo documento** su *Scontrino* quando crei la scheda e lo scontrino nasce da solo, con le righe già compilate. In alternativa crealo da zero da **Scontrini → Nuovo scontrino**, aggiungendo le **voci** a mano (descrizione, quantità, prezzo, sconto). 2. **Collega il cliente, se vuoi.** Lo scontrino funziona anche anonimo, ma con il [cliente](/guide/clienti/come-gestire-la-scheda-cliente) collegato l'incasso finisce nel suo storico — utile per i clienti abituali. 3. **Controlla e ricorda: nasce come bozza.** Titolo, voci e note interne (non visibili sullo scontrino): finché è bozza puoi sistemare tutto. 4. **Emetti scontrino.** Il documento diventa definitivo e prende il suo posto tra i corrispettivi. Da qui [registri i pagamenti](/guide/fatture/come-incassare-una-fattura-e-gestire-le-scadenze) con metodo e conto di saldo, come per le fatture. 5. **Consegnalo o invialo.** Stampa il PDF o invialo via **email** al cliente. > **Suggerimento** — Se hai attivato lo [scontrino elettronico](/guide/scontrini/come-attivare-lo-scontrino-elettronico), l'emissione può viaggiare anche verso l'Agenzia delle Entrate: il documento commerciale si trasmette dal gestionale, senza passare dal registratore di cassa. ## Scontrino o fattura? La regola pratica: - **privato al banco, nessuna richiesta particolare** → scontrino: veloce, meno dati richiesti; - **azienda, partita IVA, o il cliente la chiede** → [fattura](/guide/fatture/come-emettere-una-fattura), che per le aziende è la norma; - **indeciso?** Finché il documento è **in bozza** lo [converti](/guide/scontrini/come-creare-uno-scontrino-da-una-scheda-di-lavoro) da scontrino a fattura e viceversa, pagamenti compresi. Dopo l'emissione la strada è un'altra: si [annulla lo scontrino](/guide/scontrini/come-annullare-uno-scontrino) e si emette la fattura. Entrambi nascono dalla stessa scheda di lavoro e registrano l'incasso nella [prima nota](/guide/cassa/la-prima-nota-di-cassa-e-banca): qualunque strada scegli, i conti tornano. ## Domande frequenti ### Devo per forza collegare un cliente allo scontrino? No, lo scontrino funziona anche anonimo. Collegare il cliente conviene per i clienti abituali: l'incasso finisce nel loro storico e lo ritrovi quando serve. ### Posso creare lo scontrino dalla scheda di lavoro? Sì, è la strada tipica: imposta Tipo documento su Scontrino quando crei la scheda e lo scontrino nasce da solo, con le righe reali. Se la scheda è già partita come fattura, apri la fattura in bozza e usa Converti in scontrino. ### Cosa posso modificare finché lo scontrino è in bozza? Tutto: voci, titolo, note interne. È con Emetti scontrino che il documento diventa definitivo — la stessa logica di bozza ed emissione delle fatture. ### Le note interne compaiono sullo scontrino? No: sono annotazioni di lavoro visibili solo al team, non vengono stampate né inviate al cliente. ### Il cliente vuole la fattura dopo che ho fatto lo scontrino: come faccio? Se lo scontrino è ancora in bozza lo converti in fattura dal menu … in alto a destra, pagamenti compresi. Se è già emesso serve annullarlo ed emettere la fattura: due documenti, storia pulita. --- # Come creare uno scontrino da una scheda di lavoro > Scegli Tipo documento quando crei la scheda di lavoro, o converti in scontrino la fattura già collegata: due strade, pagamenti compresi. Requisiti e limiti. Versione HTML: https://officina.it/guide/scontrini/come-creare-uno-scontrino-da-una-scheda-di-lavoro Ultimo aggiornamento: 2026-08-28 Lo scontrino in officina nasce quasi sempre da un lavoro fatto, non da voci battute a mano. Il gestionale lo sa: ogni [scheda di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-creare-una-scheda-di-lavoro) produce **un solo documento fiscale**, e sei tu a decidere se quel documento è una fattura o uno scontrino. Le strade sono due: la scegli quando crei la scheda, oppure ci ripensi dopo e converti. ## Strada 1 — scegli "Tipo documento" quando crei la scheda 1. **Crea la scheda di lavoro** come al solito: **Schede Lavoro → Nuova**, cliente e veicolo. 2. Nel passo **Informazioni**, sotto le date di accettazione e consegna, trovi **Tipo documento**: impostalo su **Scontrino** (l'impostazione predefinita è Fattura). 3. Aggiungi le righe — ricambi e manodopera — e premi **Crea Scheda Lavoro**. Se la scheda ha già un totale, lo **scontrino nasce da solo, in bozza**, con le righe reali della scheda. 4. Lo ritrovi sulla scheda di lavoro, nella sezione **Scontrino** in alto (dove le schede a fattura mostrano *Fattura*). Se hai creato la scheda ancora vuota, il documento non c'è: quando le righe ci sono, apri la sezione **Scontrino** e premi **Crea scontrino**. Da qui in poi tutto scorre come al solito: i pagamenti registrati sulla scheda finiscono sullo scontrino, e quando i conti tornano lo apri e premi **[Emetti scontrino](/guide/scontrini/come-emettere-uno-scontrino)**. > **Un documento per scheda** — Una scheda impostata su scontrino non emette fatture: il gestionale rifiuta la creazione di una fattura su quella scheda ("Questa scheda lavoro emette uno scontrino"). Se serve la fattura, converti. ## Strada 2 — converti in scontrino la fattura collegata È il caso più frequente: la scheda è nata con l'impostazione predefinita (Fattura), la fattura in bozza c'è già, e al banco il cliente dice che gli basta lo scontrino. Non serve rifare niente — si trasforma la fattura in scontrino: 1. Apri la scheda di lavoro e vai alla sezione **Fattura**, poi apri la fattura collegata (in alternativa **Fatturazione → Fatture**). 2. In alto a destra premi il menu **…** e scegli **Converti in scontrino**. 3. Conferma nel riquadro: la fattura in bozza diventa uno scontrino **sulla stessa scheda di lavoro**, gli eventuali **pagamenti si spostano** sul nuovo scontrino e la fattura viene eliminata. 4. Ti ritrovi sul nuovo scontrino, ancora in bozza e pronto da [emettere](/guide/scontrini/come-emettere-uno-scontrino). Anche la scheda di lavoro passa a "scontrino". Funziona anche al contrario: su uno **scontrino in bozza** lo stesso menu **…** propone **Converti in fattura**, con lo stesso scambio di pagamenti e la scadenza calcolata sul [metodo di pagamento](/guide/fatture/metodi-di-pagamento-e-iban-in-fattura) predefinito. ### Quando "Converti in scontrino" non compare La voce nel menu c'è solo se la fattura: - è ancora **in bozza**, non emessa; - è **collegata a una scheda di lavoro**; - non ha una **trasmissione elettronica in corso** verso l'Agenzia delle Entrate; - non ha una **nota di credito** collegata; - non ha una **ritenuta d'acconto** (sullo scontrino non esiste). Se manca uno di questi requisiti la conversione è chiusa, ed è giusto così: un documento già emesso o già partito per lo SdI non si riscrive, si corregge con gli strumenti fiscali — [nota di credito](/guide/fatture/come-correggere-o-annullare-una-fattura) per la fattura, [annullo](/guide/scontrini/come-annullare-uno-scontrino) per lo scontrino. ## Quale strada scegliere Se sai già come pagherà il cliente — privato al banco, nessuna partita IVA — imposta **Tipo documento** su Scontrino quando crei la scheda: è un click e finisce lì. La conversione è la rete di sicurezza per quando lo scopri all'ultimo, con l'auto già pronta e il cliente davanti. ## Domande frequenti ### Posso cambiare il tipo di documento dopo aver creato la scheda di lavoro? Non dal form della scheda: Tipo documento si sceglie alla creazione. Dopo si cambia convertendo il documento — Converti in scontrino sulla fattura in bozza, Converti in fattura sullo scontrino in bozza — e la scheda si aggiorna di conseguenza. ### Convertendo la fattura in scontrino perdo i pagamenti già registrati? No: i pagamenti vengono spostati sul nuovo scontrino. Non devi rifare nulla, e il totale da incassare resta quello di prima. ### La fattura convertita dove finisce? Viene eliminata: sulla scheda di lavoro resta lo scontrino. È la regola del gestionale — un solo documento fiscale per scheda di lavoro. ### Perché non vedo "Converti in scontrino" nel menu della fattura? La voce compare solo su una fattura ancora in bozza, collegata a una scheda di lavoro, senza trasmissione elettronica in corso, senza nota di credito e senza ritenuta d'acconto. Se la fattura è già emessa la strada è la nota di credito. ### Ho creato la scheda di lavoro senza righe e non trovo lo scontrino: è normale? Sì. Il documento nasce da solo solo se la scheda ha già un totale. Aggiungi le righe, apri la scheda Scontrino e premi Crea scontrino. ### Posso emettere una fattura da una scheda impostata su scontrino? No, il gestionale la rifiuta: una scheda produce un solo documento fiscale. Se ti serve la fattura, apri lo scontrino in bozza e usa Converti in fattura. --- # Scontrino elettronico: trasmettere i corrispettivi senza registratore di cassa > Scontrino elettronico in officina: moduli, configurazione condivisa con la fatturazione elettronica, credenziali FiscOnline e dati fiscali da compilare. Versione HTML: https://officina.it/guide/scontrini/come-attivare-lo-scontrino-elettronico Ultimo aggiornamento: 2026-08-28 Il registratore telematico è un altro apparecchio da comprare, aggiornare e certificare. Lo **scontrino elettronico** del gestionale segue un'altra strada: il **documento commerciale** viene trasmesso **all'Agenzia delle Entrate direttamente online**, e lo scontrino che stampi o invii al cliente riporta il suo **numero ufficiale**. ## Scontrini, fatture o tutti e due Sono due moduli indipendenti, che accendi in **Impostazioni → Personalizza moduli**. Tutte e tre le combinazioni sono previste: - **Solo Scontrini elettronici** — l'officina che lavora con i privati e non ha bisogno di emettere fatture elettroniche. - **Solo Fatturazione elettronica** — chi fattura ad aziende e flotte e non emette documenti commerciali. - **Tutti e due** — il caso più comune: privati alla cassa, aziende in fattura. Qualunque combinazione tu scelga, **la configurazione è la stessa e va compilata in ogni caso**. La trovi in **Impostazioni → Fatturazione elettronica** — se hai acceso solo gli scontrini la voce si chiama **Scontrini elettronici**, ma è la stessa pagina. È lì che l'officina viene registrata, ed è quella registrazione a far funzionare sia le fatture sia gli scontrini. Serve un **abbonamento attivo**: sono due moduli fiscali e non sono compresi nel periodo di prova. ## I dati da compilare ### Sempre — i dati fiscali dell'officina Sezione **Documenti e fatturazione**. Sono i dati che finiscono nei documenti trasmessi, quindi vale la pena controllarli con il commercialista una volta sola. | Campo | Cosa scrivere | |---|---| | **Partita IVA** | 11 cifre. Dopo l'attivazione non è più modificabile da qui: serve l'assistenza. | | **Ragione Sociale** | Il nome con cui l'officina è registrata. Anche questo si blocca dopo l'attivazione. | | **Tipo di soggetto** | Persona giuridica (società, ente, azienda) oppure Persona fisica (ditta individuale, professionista). | | **Codice Fiscale** | Obbligatorio se hai scelto Persona fisica. | | **Indirizzo Email** | Dove arrivano le comunicazioni sulla registrazione. | | **Regime Fiscale** | RF01 ordinario oppure RF19 forfettario. Resta modificabile anche dopo l'attivazione. | Il **regime fiscale** è l'unico dato per cui serve davvero il parere del commercialista: sbagliarlo significa documenti rifiutati. ### Solo per gli scontrini — le credenziali FiscOnline Sezione **Scontrini elettronici → Accesso a FiscOnline (Cassetto Fiscale)**. Sono le credenziali con cui il gestionale trasmette i corrispettivi all'Agenzia delle Entrate al posto tuo: vengono inviate in modo sicuro e non restano sui nostri sistemi. | Campo | Cosa scrivere | |---|---| | **Codice Fiscale** | Quello della **persona** che accede a FiscOnline, non la Partita IVA dell'officina. | | **Password FiscOnline** | La password del Cassetto Fiscale. Ha una scadenza: il gestionale te la mostra e ti avvisa prima che scada. | | **PIN** | Il PIN del Cassetto Fiscale. | | **Email avvisi** | Dove arrivano gli errori di trasmissione e gli avvisi di scadenza password. Più indirizzi separati da virgola. | | **Cellulare (reset password AdE)** | Solo cellulare italiano. Serve per reimpostare la password del Cassetto Fiscale quando scade. | Se non hai queste credenziali o non le ricordi, si recuperano dal sito dell'Agenzia delle Entrate o tramite il commercialista. Una volta inserite, il gestionale mostra **Stato** e **Scadenza password** in cima alla sezione, e per aggiornarle basta riscriverle: i campi restano vuoti finché non vuoi cambiarle. ### Solo per le fatture — niente da digitare in più Per le fatture elettroniche non c'è nessun campo aggiuntivo. Alla conferma il **collegamento con SDI** risulta attivo e la pagina ti mostra tre cose che prima dovevi procurarti altrove: - **Codice Destinatario** — da comunicare ai fornitori (e da registrare sul portale Fatture e Corrispettivi) per [ricevere le loro fatture](/guide/fatturazione-elettronica/come-ricevere-le-fatture-dei-fornitori) nel gestionale. - **Conservazione sostitutiva** — attiva, senza servizi da comprare o rinnovare. - **Ciclo passivo** — attivo. Il dettaglio completo è nella guida [Come attivare la fatturazione elettronica](/guide/fatturazione-elettronica/come-attivare-la-fatturazione-elettronica). ## Se fai solo scontrini Acceso il solo modulo Scontrini elettronici, il gestionale si comporta di conseguenza: - **Trasmissioni SDI** compare comunque nel menu e ti mostra le trasmissioni degli scontrini. È lì che controlli cosa è partito e cosa no. - Le tue **fatture non vengono segnate «Da inviare a SDI»**: non trasmetti fatture elettroniche, quindi non hai nessuna scadenza da rincorrere. - Codice destinatario e ciclo passivo non ti riguardano: restano lì, pronti per il giorno in cui accendi anche la fatturazione elettronica. ## Come funziona l'emissione 1. [Crea lo scontrino](/guide/scontrini/come-emettere-uno-scontrino) come sempre — da scheda di lavoro o a mano. 2. All'**emissione**, il documento viene trasmesso all'Agenzia delle Entrate. 3. Segui lo **stato di trasmissione**, visibile in lista e sul dettaglio accanto allo stato del documento: | Stato | Significato | |---|---| | **Non trasmesso a SDI** | Scontrino solo interno, non ancora inviato (o scontrino elettronico non attivo). | | **In attesa di invio a SDI** | Trasmissione partita, attendi l'esito. | | **Trasmesso a SDI** | Accettato: il documento ha il suo **numero ufficiale** all'Agenzia delle Entrate. | | **Rifiutato da SDI** | Qualcosa non torna: controlla i dati e ritrasmetti. | | **Annullato su SDI** | Lo scontrino è stato [annullato](/guide/scontrini/come-annullare-uno-scontrino) anche presso l'Agenzia delle Entrate. | Ogni trasmissione consuma **crediti** — lo scontrino è l'invio più economico del gestionale — e i piani ne includono un pacchetto mensile. Il saldo è in **Impostazioni → Abbonamento e crediti**. ## Due stati, un documento Nota la separazione: lo **stato del documento** (Bozza / Emesso / Annullato) dice a che punto è lo scontrino nel tuo lavoro; lo **stato di trasmissione** dice come sta all'Agenzia delle Entrate. Uno scontrino può essere *Emesso* e *Non trasmesso* (scontrino elettronico spento), oppure *Emesso* e *Trasmesso a SDI* (tutto in regola). La lista li mostra entrambi, uno sotto l'altro. > **Suggerimento** — Il numero ufficiale del documento arriva **dall'Agenzia delle Entrate** dopo l'accettazione: è quello che fa fede. Se un cliente chiede copia dello scontrino a distanza di tempo, il documento con quel numero è la versione che conta. ## Domande frequenti ### Posso attivare solo gli scontrini elettronici, senza la fatturazione elettronica? Sì. Sono due moduli indipendenti in Impostazioni → Personalizza moduli: puoi accendere solo gli scontrini, solo le fatture o tutti e due. ### Se faccio solo scontrini devo compilare lo stesso la configurazione della fatturazione elettronica? Sì, ed è il passaggio da cui si parte. È la pagina che registra l'officina presso l'Agenzia delle Entrate, e quella registrazione serve sia alle fatture sia agli scontrini. Con i soli scontrini accesi la voce nelle impostazioni si chiama Scontrini elettronici, ma è la stessa pagina. ### Quali credenziali servono per lo scontrino elettronico? Le credenziali FiscOnline del Cassetto Fiscale: Codice Fiscale della persona che accede (non la Partita IVA), Password e PIN. In più un indirizzo per gli avvisi e un cellulare per il reset della password AdE. Sono richieste solo dagli scontrini: le fatture elettroniche non le usano. ### Se faccio solo scontrini, le mie fatture risultano «Da inviare a SDI»? No. Quella segnalazione riguarda solo chi ha acceso la fatturazione elettronica: senza quel modulo non trasmetti fatture allo SDI e nessuna fattura viene segnata come da inviare. ### Mi serve ancora il registratore telematico? Per gli scontrini emessi dal gestionale no: il documento commerciale viene trasmesso online all'Agenzia delle Entrate. È la trasmissione telematica dei corrispettivi fatta via software invece che via apparecchio. ### Quanto costa uno scontrino elettronico? Ogni trasmissione consuma crediti — è l'invio più economico del gestionale — e i piani includono un pacchetto mensile. Il saldo è in Impostazioni → Abbonamento e crediti. Serve anche un abbonamento attivo: gli scontrini elettronici non sono compresi nel periodo di prova. ### Cosa significa Non trasmesso a SDI? Lo scontrino esiste nel gestionale ma non è stato inviato all'Agenzia delle Entrate: succede per gli scontrini emessi prima dell'attivazione o con lo scontrino elettronico spento. ### Lo scontrino elettronico rifiutato si può ritrasmettere? Sì: come per le fatture elettroniche, un documento rifiutato non esiste fiscalmente. Controlla i dati segnalati, correggi e trasmetti di nuovo. --- # Come annullare uno scontrino > Come annullare uno scontrino nel gestionale officina: bozza eliminabile, scontrino emesso annullabile con traccia, e annullamento trasmesso all'Agenzia delle Entrate per gli scontrini elettronici. Versione HTML: https://officina.it/guide/scontrini/come-annullare-uno-scontrino Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Il totale battuto male, il cliente che torna con il reso, lo scontrino fatto due volte: capita, e la soluzione dipende da **che punto ha raggiunto** lo scontrino. ## Se è ancora in bozza Nessuna cerimonia: la bozza non è un documento, si **elimina** o si corregge liberamente. È il motivo per cui lo [scontrino](/guide/scontrini/come-emettere-uno-scontrino) nasce in bozza — l'errore scoperto subito non lascia traccia. ## Se è già emesso: Annulla scontrino Sullo scontrino emesso usa **Annulla scontrino**: il documento resta in archivio con la data di annullamento (**"Annullato il …"**) e smette di contare nei corrispettivi. Non sparisce — e va bene così: lo storico racconta cosa è successo, come per le [note di credito sulle fatture](/guide/fatture/come-correggere-o-annullare-una-fattura). ## Se era uno scontrino elettronico: l'annullo viaggia Qui la parte importante: se lo scontrino era stato [trasmesso all'Agenzia delle Entrate](/guide/scontrini/come-attivare-lo-scontrino-elettronico), l'annullamento **viene trasmesso anche lì** — lo stato di trasmissione passa ad **Annullato su SDI**. Il tuo archivio e i corrispettivi all'Agenzia raccontano la stessa storia, senza telefonate al commercialista per "sistemare una cosa". I casi tipici: - **importo o voce sbagliata** — annulla ed [emetti lo scontrino corretto](/guide/scontrini/come-emettere-uno-scontrino): due documenti, storia pulita; - **reso completo al banco** — annulla lo scontrino: il corrispettivo si azzera anche all'Agenzia; - **doppia battitura** — annulla il doppione appena te ne accorgi. > **Suggerimento** — Annulla appena scopri l'errore, non a fine mese: per lo scontrino elettronico l'annullamento tempestivo tiene i corrispettivi del giorno allineati con la realtà, e per te è la differenza tra un clic oggi e una spiegazione al commercialista a gennaio. ## Domande frequenti ### Che differenza c'è tra eliminare una bozza e annullare uno scontrino emesso? La bozza non è ancora un documento: si elimina senza traccia. Lo scontrino emesso invece resta in archivio con la data di annullamento — smette di contare ma la storia rimane consultabile. ### L'annullo arriva anche all'Agenzia delle Entrate? Sì, se lo scontrino era stato trasmesso come scontrino elettronico: lo stato di trasmissione passa ad Annullato su SDI e i corrispettivi all'Agenzia si aggiornano di conseguenza. ### Il cliente ha riportato il ricambio: annullo lo scontrino? Se il reso è completo sì: annulli lo scontrino e il corrispettivo si azzera. Se il reso è parziale, valuta col commercialista la strada corretta per il tuo caso. ### Ho annullato lo scontrino sbagliato: posso rimediare? Lo scontrino annullato resta in archivio ma non si riattiva: emetti un nuovo scontrino con le stesse voci. Due minuti di lavoro e lo storico resta coerente. ### L'incasso registrato sullo scontrino annullato che fine fa? Controlla i pagamenti collegati: se l'incasso non c'è mai stato, elimina il pagamento; se hai restituito i soldi al cliente, la prima nota deve riflettere l'uscita. --- # Come attivare la fatturazione elettronica > Come attivare la fatturazione elettronica nel gestionale officina: dati fiscali, collegamento SDI, conservazione sostitutiva inclusa e codice destinatario per ricevere le fatture dei fornitori. Versione HTML: https://officina.it/guide/fatturazione-elettronica/come-attivare-la-fatturazione-elettronica Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 La fatturazione elettronica spaventa più di quanto dovrebbe: una volta configurata, emettere una fattura elettronica è un clic in più rispetto alla fattura normale, e tutto — invio allo SDI, notifiche, conservazione — succede dentro il gestionale, senza portali esterni. ## Attivare il modulo 1. **Attiva la funzionalità.** In **Impostazioni → Scegli le tue funzionalità** abilita **Fatturazione elettronica** (serve un abbonamento attivo). 2. **Apri la configurazione.** Vai in **Impostazioni → Fatturazione elettronica** e premi **Configura Fatturazione Elettronica**. 3. **Inserisci i dati fiscali dell'officina.** Partita IVA, codice fiscale, ragione sociale, **regime fiscale** e tipo di soggetto: sono i dati che finiranno nell'XML di ogni fattura, quindi vale la pena controllarli con il commercialista una volta sola. 4. **Conferma.** Il **collegamento con SDI** risulta attivo e da quel momento puoi [inviare fatture elettroniche](/guide/fatturazione-elettronica/come-inviare-una-fattura-allo-sdi) direttamente dal gestionale. ## Cosa è incluso - **Conservazione sostitutiva** — le fatture elettroniche vanno conservate a norma per legge: qui è **attiva automaticamente**, senza servizi aggiuntivi da comprare o rinnovare. - **Ciclo passivo** — insieme all'invio ottieni un **codice destinatario** da comunicare ai fornitori per [ricevere le loro fatture](/guide/fatturazione-elettronica/come-ricevere-le-fatture-dei-fornitori) direttamente nel gestionale. - **Notifiche** — lo stato di ogni fattura (consegnata, rifiutata…) si aggiorna da solo, e puoi impostare un'email per gli avvisi. > **Suggerimento** — Se non sei sicuro del **regime fiscale** da selezionare (ordinario, forfettario…), chiedi al tuo commercialista prima di attivare: è l'unico dato per cui serve davvero il suo parere, e sbagliarlo significa fatture rifiutate. ## Quanto costa L'invio di ogni fattura elettronica consuma **crediti**, come SMS e visure targa: il costo è indicato al momento dell'invio e i piani includono un pacchetto di crediti mensile. Il saldo è sempre visibile in **Impostazioni → Abbonamento e crediti**. ## Domande frequenti ### Serve un abbonamento per la fatturazione elettronica? Sì, il modulo Fatturazione elettronica richiede un abbonamento attivo. L'invio delle fatture consuma crediti, inclusi in ogni piano con un pacchetto mensile. ### La conservazione sostitutiva è inclusa? Sì: le fatture elettroniche inviate e ricevute vengono conservate a norma automaticamente, senza servizi esterni da acquistare o rinnovare ogni anno. ### Devo avere una PEC o un cassetto fiscale per attivarla? No: bastano i dati fiscali dell'officina (Partita IVA, codice fiscale, regime fiscale). Il collegamento con lo SDI viene gestito dal gestionale. ### Quale regime fiscale devo selezionare? Quello della tua attività — ordinario, forfettario o altro. Se hai dubbi chiedi al commercialista prima di attivare: un regime sbagliato fa rifiutare le fatture dallo SDI. ### Posso continuare a fare anche fatture normali? Sì: la fattura elettronica è un passaggio in più che parte dalla fattura emessa. Per i clienti che non la richiedono continui esattamente come prima. --- # Come inviare una fattura elettronica allo SDI (e cosa fare se viene rifiutata) > Come inviare una fattura elettronica allo SDI dal gestionale officina: dati del cliente, stati inviata, consegnata e rifiutata, errori del Sistema di Interscambio e come reinviare. Versione HTML: https://officina.it/guide/fatturazione-elettronica/come-inviare-una-fattura-allo-sdi Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 La fattura elettronica è una [fattura emessa](/guide/fatture/come-emettere-una-fattura) che fa un viaggio in più: diventa un XML, passa dal **Sistema di Interscambio** (SDI) dell'Agenzia delle Entrate e arriva al cassetto fiscale del cliente. Il gestionale prepara l'XML per te; il tuo lavoro è avere i dati giusti. ## Inviare la fattura elettronica 1. **Parti dalla fattura emessa.** Dalla pagina della [fattura](/guide/fatture/come-emettere-una-fattura) genera la fattura elettronica (serve il [modulo attivo](/guide/fatturazione-elettronica/come-attivare-la-fatturazione-elettronica)); in alternativa vai su **Fatture elettroniche → Nuova** e scegli la fattura. 2. **Controlla i dati del cliente.** È qui che si vincono i rifiuti: **Partita IVA o codice fiscale**, indirizzo completo, e il recapito telematico — **Codice Destinatario SDI** o **PEC**. Se li hai compilati bene [in anagrafica](/guide/clienti/come-creare-un-nuovo-cliente), sono già al loro posto. 3. **Controlla i dettagli del documento.** Data, sezionale, dettagli di pagamento; se serve, la **marca da bollo** e i riferimenti a contratto, convenzione o ordine d'acquisto (tipici per la [Pubblica Amministrazione](/guide/clienti/come-creare-un-nuovo-cliente)). 4. **Invia.** Il gestionale genera l'XML e lo trasmette allo SDI. Da qui in poi lo **stato si aggiorna da solo**. ## Gli stati: cosa significano | Stato | Significato | |---|---| | **Inviata** | L'XML è partito verso lo SDI, attendi l'esito. | | **Consegnata** | Lo SDI l'ha recapitata al cliente: per l'Agenzia delle Entrate la fattura è a destinazione. Fine del viaggio. | | **Rifiutata** | Lo SDI ha scartato il documento: c'è un errore da correggere. | Puoi scaricare in ogni momento l'**XML** trasmesso e il **PDF** di cortesia dalla pagina della fattura elettronica. ## Fattura rifiutata: niente panico Uno scarto SDI non è una multa: è un controllo automatico che ti chiede di correggere un dato. Sulla fattura elettronica trovi la sezione **Errori dal Sistema di Interscambio** con il motivo esatto dello scarto. I casi più comuni: - **codice fiscale o Partita IVA del cliente sbagliati** — correggi l'[anagrafica del cliente](/guide/clienti/come-gestire-la-scheda-cliente) e reinvia; - **codice destinatario inesistente** — verifica il codice SDI o la PEC con il cliente; - **dati fiscali dell'officina incompleti** — controlla la [configurazione](/guide/fatturazione-elettronica/come-attivare-la-fatturazione-elettronica). Corretto il dato, generi e invii di nuovo il documento. Lo scarto non lascia tracce fiscali: per lo SDI un documento scartato è come mai ricevuto. > **Suggerimento** — La causa numero uno dei rifiuti è l'anagrafica cliente compilata male all'inizio. Trenta secondi in più quando [crei il cliente](/guide/clienti/come-creare-un-nuovo-cliente) — con la compilazione automatica da Partita IVA — valgono più di qualsiasi correzione a posteriori. ## Domande frequenti ### Cosa significa lo stato Inviata? L'XML è stato trasmesso allo SDI e si attende l'esito. Lo stato si aggiorna da solo: quando lo SDI recapita il documento diventa Consegnata, se lo scarta diventa Rifiutata con l'elenco degli errori. ### La fattura è stata rifiutata: devo emettere una nota di credito? No: un documento scartato dallo SDI è come mai ricevuto, non esiste fiscalmente. Correggi il dato segnalato negli errori (di solito in anagrafica cliente) e reinvia. La nota di credito serve solo per correggere fatture già consegnate. ### Dove vedo il motivo del rifiuto? Nella pagina della fattura elettronica, sezione Errori dal Sistema di Interscambio: trovi il codice e la descrizione esatta di ciò che lo SDI ha contestato. ### Il cliente non ha codice destinatario: posso inviare lo stesso? Sì: per i privati basta il codice fiscale — la fattura arriva nel loro cassetto fiscale. Se il cliente ha una PEC puoi usare quella come recapito. ### Devo mandare anche la copia PDF al cliente? Non è obbligatorio — la fattura ufficiale è l'XML consegnato dallo SDI — ma è una cortesia apprezzata: dalla pagina della fattura scarichi il PDF e lo invii via email con un clic. --- # Tempi di trasmissione allo SDI e come reinviare una fattura rifiutata > Entro quando trasmettere la fattura elettronica allo SDI, gli avvisi del gestionale sui 12 giorni, e come reinviare correttamente una fattura rifiutata dal Sistema di Interscambio. Versione HTML: https://officina.it/guide/fatturazione-elettronica/tempi-di-trasmissione-e-come-reinviare-una-fattura-rifiutata Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Sulla fatturazione elettronica il calendario conta: una fattura immediata va trasmessa allo SDI **entro 12 giorni dalla data di emissione**. Il gestionale tiene il conto per te, fattura per fattura — ma conviene sapere come leggere i suoi avvisi e cosa fare quando qualcosa va storto. ## Il conto dei giorni Nella lista **Fatture**, ogni fattura emessa che non è ancora stata trasmessa mostra lo stato del suo viaggio verso lo SDI: - **Da inviare a SDI** — emessa da pochi giorni (fino a 8): tutto regolare, ma non dimenticarla; - **In attesa di invio a SDI** — si avvicina il limite dei 12 giorni: falla partire adesso; - **Invio a SDI tardivo** — i 12 giorni sono passati: trasmetterla resta la cosa giusta, ma il ritardo può comportare sanzioni, quindi parlane con il commercialista; - **Inviata a SDI** / **Rifiutata da SDI** — l'esito della trasmissione. > **Suggerimento** — Il modo più semplice per non arrivare mai al giallo: [emetti la fattura](/guide/fatture/come-emettere-una-fattura) e trasmettila allo SDI nello stesso momento. La colonna degli stati SDI nella lista fatture, controllata una volta a settimana, fa da rete di sicurezza. ## Quanto ci mette lo SDI a rispondere Dopo l'invio lo stato passa a **Inviata**: lo SDI sta elaborando. L'esito — **Consegnata** o **Rifiutata** — di solito arriva entro pochi minuti o qualche ora, ma nei periodi di carico può richiedere fino a qualche giorno: è normale, e lo [stato si aggiorna da solo](/guide/fatturazione-elettronica/come-inviare-una-fattura-allo-sdi) senza che tu debba fare nulla. ## Reinviare una fattura rifiutata Una fattura **rifiutata dallo SDI non esiste fiscalmente**: è come se non fosse mai stata inviata. Il reinvio quindi non crea doppioni. La procedura: 1. **Leggi il motivo dello scarto.** Sulla fattura elettronica rifiutata trovi la sezione **Errori dal Sistema di Interscambio** con il codice e la descrizione esatta. 2. **Correggi il dato all'origine.** Di solito è l'[anagrafica del cliente](/guide/clienti/come-gestire-la-scheda-cliente) (codice fiscale, Partita IVA, codice destinatario) o i [dati fiscali dell'officina](/guide/fatturazione-elettronica/come-attivare-la-fatturazione-elettronica). Correggere l'anagrafica evita anche il prossimo rifiuto. 3. **Genera di nuovo la fattura elettronica.** Torna sulla [fattura](/guide/fatture/come-emettere-una-fattura) e premi di nuovo **Fattura elettronica**: nasce una nuova trasmissione con i dati corretti, **stesso numero e stessa data** del documento originale. 4. **Controlla il nuovo stato.** Quando diventa **Consegnata**, il viaggio è chiuso; la trasmissione rifiutata resta in archivio come traccia storica. > **Attenzione** — Il reinvio va fatto **in tempi brevi**: i 12 giorni si contano dalla data di emissione della fattura, non dallo scarto. Una fattura rifiutata e dimenticata diventa una fattura tardiva. ## Domande frequenti ### Entro quanto devo trasmettere una fattura allo SDI? Per la fattura immediata il riferimento è 12 giorni dalla data di emissione. Il gestionale ti aiuta con gli stati nella lista fatture: Da inviare a SDI, In attesa di invio (quando il limite si avvicina) e Invio tardivo quando è superato. ### Quanto tempo impiega lo SDI a dare l'esito? Di solito pochi minuti o qualche ora; nei periodi di carico anche qualche giorno. Lo stato si aggiorna da solo: se resta Inviata a lungo non è un errore, è lo SDI che sta elaborando. ### Se reinvio una fattura rifiutata creo un doppione? No: per lo SDI un documento scartato non è mai esistito. Il reinvio con lo stesso numero e la stessa data è la procedura corretta; la trasmissione rifiutata resta in archivio solo come traccia. ### Ho superato i 12 giorni: che succede? Trasmetti comunque: la fattura tardiva resta dovuta e il gestionale te la segnala con lo stato Invio a SDI tardivo. Per l'eventuale sanzione e il ravvedimento operoso parla con il tuo commercialista. ### Devo correggere qualcosa prima di reinviare? Sì, sempre: reinviare senza correggere il dato segnalato negli errori produce quasi sempre lo stesso rifiuto. Correggi all'origine — di solito l'anagrafica del cliente — così anche le prossime fatture partono giuste. --- # Come ricevere le fatture dei fornitori nel gestionale (ciclo passivo) > Ciclo passivo nel gestionale officina: il codice destinatario da dare ai fornitori, le fatture passive che arrivano da sole, scadenze di pagamento e ricerca sullo storico. Versione HTML: https://officina.it/guide/fatturazione-elettronica/come-ricevere-le-fatture-dei-fornitori Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Le fatture dei fornitori — ricambi, utenze, attrezzatura — arrivano comunque via SDI. La differenza è dove le leggi: nel cassetto fiscale, da scaricare una per una, oppure **direttamente nel gestionale**, già in fila con scadenza e stato di pagamento. Questo è il **ciclo passivo**. ## Attivarlo: un codice da comunicare Con la [fatturazione elettronica attiva](/guide/fatturazione-elettronica/come-attivare-la-fatturazione-elettronica), in **Impostazioni → Fatturazione elettronica** trovi il tuo **Codice Destinatario** con il ciclo passivo abilitato. Da lì in poi il lavoro è uno solo: **comunicare il codice ai fornitori** (o inserirlo nei loro portali) come recapito per le tue fatture. Ogni fattura che ti emettono arriva automaticamente nella sezione **Ricezioni SDI** del gestionale. > **Suggerimento** — Fallo una volta sola, bene: ricambista, gommista, fornitore delle utenze, compagnia telefonica. Da quel momento il cassetto fiscale non serve più per il lavoro quotidiano — le fatture ti vengono incontro invece di doverle andare a cercare. ## Leggere la lista delle fatture passive Ogni fattura ricevuta mostra **fornitore, numero, data di emissione, importo** e — quando presente nell'XML — la **data di scadenza** con lo stato: - **Da pagare** — registrata, in attesa di pagamento; - **Scaduta** — la data di scadenza è passata: è la tua lista di priorità; - **Pagata** — chiusa. Puoi filtrare per fornitore e tipo di documento, e la ricerca funziona **su tutto lo storico**: "quanto ho pagato di dischi freno quest'anno?" diventa una domanda da dieci secondi, non un pomeriggio tra le carte. ## E le fatture arrivate prima dell'attivazione? Se hai fatture passive ricevute altrove (per esempio via PEC o dal cassetto fiscale), puoi **importarle** caricando l'XML: finiscono nello stesso archivio delle altre, così lo storico è completo. Il ciclo passivo chiude il giro: [le fatture che emetti](/guide/fatturazione-elettronica/come-inviare-una-fattura-allo-sdi) e quelle che ricevi vivono nello stesso posto, e la contabilità di fine mese parte già ordinata. ## Domande frequenti ### Dove trovo il codice destinatario da dare ai fornitori? In Impostazioni → Fatturazione elettronica, nella sezione dedicata al ciclo passivo: è il recapito telematico che i fornitori devono usare quando ti fatturano. Puoi copiarlo con un clic. ### Cosa devo dire al fornitore per ricevere le sue fatture nel gestionale? Basta comunicargli il tuo codice destinatario (o inserirlo nel suo portale clienti come recapito). Da quel momento le sue fatture elettroniche arrivano automaticamente nella sezione Ricezioni SDI. ### Le fatture passive vengono conservate a norma? Sì: la conservazione sostitutiva è attiva anche per le fatture ricevute, senza servizi aggiuntivi. ### Posso importare le fatture ricevute prima dell'attivazione? Sì: se hai gli XML (dal cassetto fiscale o ricevuti via PEC) li puoi caricare manualmente e finiscono nello stesso archivio delle altre fatture passive. ### Come tengo d'occhio le fatture dei fornitori da pagare? La lista mostra per ogni fattura la scadenza e lo stato: Da pagare, Scaduta o Pagata. Le scadute sono la tua lista di priorità — filtri, paghi, aggiorni lo stato. --- # Marca da bollo virtuale in fattura elettronica: quando serve e come si applica > Come applicare la marca da bollo virtuale sulla fattura elettronica dell'officina: quando serve (operazioni senza IVA oltre 77,47 euro), come attivarla e chi la paga. Versione HTML: https://officina.it/guide/fatturazione-elettronica/come-funziona-la-marca-da-bollo-virtuale Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 La marca da bollo esiste ancora, ma non si lecca più: sulle fatture elettroniche si **assolve in modo virtuale** — una dichiarazione dentro l'XML, e l'importo versato all'Agenzia delle Entrate. Il gestionale la gestisce con una spunta. ## Quando serve il bollo La regola generale: il bollo da **2,00 €** è dovuto sulle fatture con **operazioni non soggette a IVA per più di 77,47 €**. In pratica ti riguarda se: - sei in **regime forfettario**: le tue fatture non espongono IVA, quindi sopra 77,47 € il bollo ci va praticamente sempre; - emetti fatture con operazioni **esenti, escluse o fuori campo IVA** oltre quella soglia. Se le tue fatture sono tutte con IVA ordinaria, il bollo non ti riguarda: è proprio l'assenza di IVA a farlo scattare. Nel dubbio sul tuo caso specifico, la conferma del commercialista vale una volta per tutte. ## Applicarlo sulla fattura elettronica Nella creazione della [fattura elettronica](/guide/fatturazione-elettronica/come-inviare-una-fattura-allo-sdi) trovi la sezione **Marca da bollo**: 1. attiva **Assolvi in modo virtuale**; 2. controlla l'**importo** — proposto a **2,00 €**, il valore standard. Il bollo viene **dichiarato all'Agenzia delle Entrate dentro l'XML** e — dettaglio importante — **non modifica il totale della fattura**: è un'imposta che assolvi tu, non una voce che gonfia il documento. > **Suggerimento** — Vuoi farti rimborsare il bollo dal cliente? È una prassi diffusa e legittima: aggiungi in fattura una riga da 2,00 € per "Imposta di bollo". Ricorda però che il rimborso segue regole fiscali sue (se ne parla spesso col commercialista): la spunta del bollo virtuale, da sola, non addebita nulla al cliente. ## Il versamento Il bollo dichiarato nelle fatture elettroniche si versa all'Agenzia delle Entrate **a scadenze trimestrali**, sulla base dei conteggi che l'Agenzia stessa espone nel portale Fatture e Corrispettivi. È un adempimento del titolare o del commercialista: il gestionale si occupa di dichiararlo correttamente su ogni fattura, così i conteggi tornano. ## Domande frequenti ### Quando devo mettere il bollo sulla fattura? Quando la fattura contiene operazioni non soggette a IVA per più di 77,47 € — il caso tipico è il regime forfettario. Se le tue fatture hanno tutte IVA ordinaria, il bollo non ti riguarda. ### Quanto costa il bollo e chi lo paga? L'importo standard è 2,00 € per fattura. È dovuto da chi emette, ma è prassi diffusa e legittima riaddebitarlo al cliente con una riga in fattura; la spunta del bollo virtuale da sola non lo addebita. ### Il bollo virtuale cambia il totale della fattura elettronica? No: la spunta Assolvi in modo virtuale dichiara il bollo nell'XML ma non modifica il totale del documento. Se vuoi farlo pagare al cliente, aggiungi una riga apposita. ### Come si paga il bollo virtuale dichiarato nelle fatture? Con il versamento trimestrale all'Agenzia delle Entrate, sulla base dei conteggi che l'Agenzia espone nel portale Fatture e Corrispettivi. È un adempimento da seguire con il commercialista; il gestionale si occupa di dichiarare il bollo correttamente su ogni fattura. ### Sono forfettario: devo mettere il bollo su tutte le fatture? Su tutte quelle sopra 77,47 € sì, perché le fatture in regime forfettario non espongono IVA. Sotto quella soglia il bollo non è dovuto. --- # Come inserire CIG e CUP in una fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione > Come compilare CIG, CUP, esigibilità IVA e riferimento al contratto o all'ordine in una fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione, così lo SdI non la scarta. Versione HTML: https://officina.it/guide/fatturazione-elettronica/come-inserire-cig-e-cup-fattura-elettronica-pa Ultimo aggiornamento: 2026-07-22 Fatturare a un Comune, a una ASL o a una scuola non è come fatturare a un'azienda: la Pubblica Amministrazione vuole qualche riferimento in più — l'esigibilità dell'IVA, il documento da cui nasce la fornitura e, quasi sempre, il **CIG** e il **CUP**. Se mancano, lo SdI scarta la fattura. Nel gestionale trovi tutti questi campi in un unico posto. ## Prima cosa: il cliente dev'essere una Pubblica Amministrazione I campi per la PA compaiono **solo** se il cliente è impostato come ente pubblico. Sul [cliente](/guide/clienti/come-creare-un-cliente) (o mentre lo crei) scegli come tipo **Pubblica Amministrazione**: al posto della PEC ti verrà chiesto il **Codice Univoco Ufficio** (6 caratteri, quello dell'ufficio destinatario su IPA — indicepa.gov.it). Fatto questo, quando crei la fattura elettronica per quel cliente compare una sezione in più. ## La sezione "Dati aggiuntivi" Mentre [componi la fattura elettronica](/guide/fatturazione-elettronica/come-inviare-una-fattura-allo-sdi), scorri fino a **Dati aggiuntivi** (compare solo per i clienti Pubblica Amministrazione): 1. **Esigibilità IVA** — come la PA versa l'IVA. Per gli enti pubblici è quasi sempre **S - Split-payment** (l'IVA la versa direttamente l'ente allo Stato); lascia **I - Immediata** solo se l'ente ti conferma che paga l'IVA a te. 2. **Emesso in seguito a** — il documento da cui nasce la fattura: **Ordine d'acquisto**, **Contratto** o **Convenzione**. Sceglilo e compaiono i campi collegati. 3. **Numero documento** e **Data documento** — gli estremi dell'ordine o del contratto ricevuto dall'ente (il numero è obbligatorio). 4. **CIG** e **CUP** — i due codici di tracciabilità. ## CIG e CUP: cosa sono e quando servono - **CIG** — *Codice Identificativo di Gara*: identifica l'appalto ai fini della tracciabilità dei pagamenti pubblici. Quasi tutte le forniture alla PA ne hanno uno. - **CUP** — *Codice Unico di Progetto*: identifica un progetto d'investimento pubblico. Compare quando la fornitura rientra in un'opera finanziata (lavori pubblici, fondi, ecc.). Li **fornisce sempre l'ente**, di solito sulla determina, sull'ordine o nel contratto: copiali esattamente come te li ha dati (fino a 15 caratteri ciascuno). A seconda del lavoro può servirti solo il CIG, solo il CUP o entrambi — se l'ente non li ha indicati, lascia il campo vuoto. ## Marca da bollo e invio Il resto della fattura si compila come sempre. Se l'operazione è senza IVA e sopra 77,47 € ricordati la [marca da bollo virtuale](/guide/fatturazione-elettronica/come-funziona-la-marca-da-bollo-virtuale); poi [invii la fattura allo SdI](/guide/fatturazione-elettronica/come-inviare-una-fattura-allo-sdi) come qualsiasi altra. > **Suggerimento** — Se lo SdI **scarta** la fattura verso una PA, il colpevole è quasi sempre uno di questi campi: Codice Univoco Ufficio errato, oppure CIG/CUP diversi da quelli sull'ordine. Controllali sulla determina dell'ente prima di reinviare — vedi [come reinviare una fattura rifiutata](/guide/fatturazione-elettronica/tempi-di-trasmissione-e-come-reinviare-una-fattura-rifiutata). ## Domande frequenti ### Perché non vedo i campi CIG e CUP quando creo la fattura elettronica? Perché il cliente non è impostato come Pubblica Amministrazione. La sezione Dati aggiuntivi (con esigibilità IVA, riferimento al documento, CIG e CUP) compare solo per i clienti di tipo Pubblica Amministrazione. Modifica il tipo del cliente e i campi appariranno. ### Devo inserire sia il CIG sia il CUP? Dipende dalla commessa. Il CIG (tracciabilità dell'appalto) è quasi sempre presente; il CUP compare quando la fornitura fa parte di un progetto d'investimento pubblico. Metti quelli che l'ente ti ha indicato nell'ordine o nella determina: se manca il CUP, lascia il campo vuoto. ### Cosa scelgo tra esigibilità IVA Immediata e Split-payment? Per la Pubblica Amministrazione di solito è Split-payment (S): l'IVA la versa l'ente direttamente allo Stato. Usa Immediata (I) solo se l'ente ti conferma che l'IVA la incassi tu insieme al pagamento. ### Dove trovo CIG e CUP? Li fornisce sempre l'ente committente: li trovi sulla determina, sull'ordine d'acquisto o nel contratto. Vanno copiati esattamente come sono scritti lì, fino a 15 caratteri ciascuno. ### Lo SdI ha scartato la fattura verso un ente pubblico: cosa controllo? Nell'ordine: quasi sempre l'errore è nel Codice Univoco Ufficio (6 caratteri, deve essere quello dell'ufficio su IPA) o in un CIG/CUP diverso da quello indicato dall'ente. Correggi il dato e reinvia la fattura. --- # Numerazione e sezionali delle fatture elettroniche > Come funziona la numerazione delle fatture elettroniche nel gestionale officina: sequenza principale, sezionali con suffisso, quando usare serie separate e come restano coerenti. Versione HTML: https://officina.it/guide/fatturazione-elettronica/numerazione-e-sezionali-delle-fatture-elettroniche Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 La regola vale per tutte le fatture, elettroniche e non: **numerazione progressiva, senza buchi, per ogni serie**. Il gestionale la applica da solo — il numero arriva [solo all'emissione](/guide/fatture/come-emettere-una-fattura), mai in bozza — ma quando entrano in gioco le fatture elettroniche può valere la pena organizzare le serie con i **sezionali**. ## Come funziona la numerazione Ogni fattura emessa riceve il numero successivo della sua serie, nel formato `anno-progressivo` (es. `2026-0018`). Le [fatture elettroniche](/guide/fatturazione-elettronica/come-inviare-una-fattura-allo-sdi) non fanno eccezione: alla creazione scegli la serie nel campo **Sezionale** — se non ne hai configurati, usano la **Sequenza principale**, la stessa delle fatture normali. ## Cosa sono i sezionali Un **sezionale** è un suffisso che crea una serie di numerazione separata: le fatture del sezionale `A` diventano `2026-0001/A`, `2026-0002/A`…, indipendenti dalla sequenza principale. Si configurano in **Impostazioni → Personalizza documenti**, sezione **Sezionali fatture**: codice (fino a 8 caratteri) e descrizione, e valgono per fatture e note di credito. Quando convengono: - **serie separata per le fatture elettroniche** — se emetti sia fatture cartacee/normali sia elettroniche e vuoi tenerle distinte, un sezionale (es. `/E`) rende le due serie indipendenti e i controlli di fine anno più semplici; - **clienti particolari** — ad esempio una serie dedicata alla Pubblica Amministrazione o a un grande cliente flotta; - **più attività** — se la stessa Partita IVA copre attività diverse, ogni ramo può avere la sua serie. Se invece emetti solo fatture elettroniche, o non senti il bisogno di serie separate, **la Sequenza principale basta**: un sezionale in più è utile solo quando risponde a una domanda vera. > **Suggerimento** — Decidi le serie **a inizio anno**, non a metà: cambiare schema di numerazione a metà anno crea la confusione che i sezionali dovrebbero evitare. Se oggi hai un dubbio su come impostarli, è una buona domanda da fare al commercialista insieme al [regime fiscale](/guide/fatturazione-elettronica/come-attivare-la-fatturazione-elettronica). ## La coerenza è automatica Qualunque schema tu scelga, il gestionale garantisce le proprietà che contano: il numero arriva **solo all'emissione**, ogni serie è **progressiva e senza buchi**, e una fattura [stornata con nota di credito](/guide/fatture/come-correggere-o-annullare-una-fattura) resta in archivio a giustificare il suo numero. Alla verifica del commercialista, ogni serie si legge dall'1 in poi senza salti. ## Domande frequenti ### Le fatture elettroniche hanno una numerazione separata da quelle normali? Solo se lo decidi tu: di default usano la Sequenza principale, la stessa delle altre fatture. Se vuoi tenerle distinte, crea un sezionale dedicato (es. /E) in Impostazioni → Personalizza documenti e selezionalo alla creazione. ### Cosa significa il suffisso nel numero, ad esempio 2026-0001/A? È il codice del sezionale: indica che la fattura appartiene alla serie A, che ha una numerazione progressiva indipendente dalla sequenza principale. Le fatture senza sezionale mantengono il formato classico anno-progressivo. ### Devo per forza usare i sezionali per la fatturazione elettronica? No: la Sequenza principale va benissimo per la maggior parte delle officine. I sezionali servono quando vuoi serie separate — elettroniche vs cartacee, PA, più attività — non sono un obbligo. ### Posso creare un sezionale a metà anno? Tecnicamente sì, ma è sconsigliato: la nuova serie parte da 1 e i controlli di fine anno si complicano. Meglio decidere le serie a inizio anno, con il commercialista se hai dubbi. ### I sezionali valgono anche per le note di credito? Sì: i sezionali configurati in Personalizza documenti segmentano la numerazione di fatture e note di credito, così ogni serie resta coerente anche negli storni. --- # Come creare un articolo di magazzino > Creare un articolo nel magazzino del gestionale officina: codice, prezzo di acquisto e vendita, giacenza minima, ubicazione e fornitore — pronto da richiamare in preventivi e schede di lavoro. Versione HTML: https://officina.it/guide/articoli/come-creare-un-articolo-di-magazzino Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Non serve mettere a magazzino ogni vite: bastano i ricambi che passano dal banco ogni settimana — filtri, pastiglie, olio, lampadine. Per quelli, l'articolo in anagrafica ripaga subito: nei [preventivi](/guide/preventivi/come-creare-un-preventivo) e nelle [schede di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-creare-una-scheda-di-lavoro) lo richiami **per codice o descrizione** con prezzo e IVA già compilati, e la giacenza si tiene aggiornata da sola. ## Creare l'articolo 1. **Apri il magazzino.** Dal menu laterale vai su **Magazzino** e premi **Nuovo Articolo**, poi scegli il **fornitore** da cui lo acquisti: ogni articolo nasce collegato al suo fornitore, così il riordino ha già un destinatario. 2. **Compila l'identificazione.** **Codice articolo** (quello del fornitore o il tuo interno) e **descrizione**: sono i due campi con cui lo ritroverai nella ricerca dei documenti, quindi scrivili come li cercheresti. 3. **Imposta i prezzi.** **Prezzo di acquisto** (quanto lo paghi tu) e **prezzo di vendita** IVA esclusa, con l'eventuale sconto vendita. Il prezzo di acquisto alimenta anche il [calcolo del margine](/guide/schede-di-lavoro/come-calcolare-il-margine-di-una-scheda-di-lavoro) sui lavori. 4. **Imposta il magazzino.** **Giacenza** attuale, **giacenza minima** (la soglia sotto cui l'articolo va riordinato) e **ubicazione** — "scaffale B3" oggi sembra superfluo, tra sei mesi no. 5. **Salva.** Da quel momento l'articolo è ricercabile in tutti i documenti, e se il cliente ha un [listino dedicato](/guide/clienti/come-creare-un-listino-prezzi-per-cliente) puoi impostare anche i suoi prezzi riservati. > **Suggerimento** — Il **codice articolo** è la chiave di tutto: usa quello del fornitore quando c'è (lo trovi su bolle e cataloghi) e ti risparmi le ricerche a tentoni. La ricerca nei documenti funziona per codice *e* per descrizione, quindi "filtro olio Punto 1.3" resta trovabile comunque. ## Foto e documenti Sulla scheda dell'articolo puoi caricare **foto e documenti** (PNG, JPG, PDF): la scheda tecnica, la foto del ricambio per riconoscerlo al volo, il certificato di conformità. ## E i servizi? Il magazzino è per i **ricambi**; per la manodopera e le lavorazioni ricorrenti (tagliando, cambio gomme, ora di officina) c'è il [**listino manodopera**](/guide/articoli/il-listino-manodopera-e-il-catalogo-servizi): stessa logica, senza giacenze. ## Domande frequenti ### Devo inserire a magazzino tutti i ricambi che uso? No: conviene partire dai ricambi ricorrenti — filtri, olio, pastiglie, lampadine — che richiami spesso nei documenti. I pezzi speciali ordinati una tantum possono restare righe libere nella scheda di lavoro. ### Che differenza c'è tra prezzo di acquisto e prezzo di vendita? Il prezzo di acquisto è quanto paghi tu il fornitore e serve per calcolare il margine; il prezzo di vendita (IVA esclusa) è quello proposto nei documenti al cliente, eventualmente ridotto dallo sconto vendita o dal listino del cliente. ### A cosa serve la giacenza minima? È la soglia di riordino: quando la giacenza scende sotto quel valore l'articolo viene segnalato come Sotto scorta, e quando arriva a zero come Da ordinare. Così il riordino parte prima di restare a piedi. ### Posso collegare l'articolo a un fornitore? Sì, è il primo passo della creazione: ogni articolo nasce collegato al fornitore da cui lo acquisti, così ordini e riordini sanno già a chi rivolgersi. ### L'articolo può avere prezzi diversi per clienti diversi? Sì: sulla scheda dell'articolo imposti un prezzo per ogni listino cliente configurato. I clienti associati a quel listino vedono automaticamente il loro prezzo nei documenti. --- # Come gestire giacenze e scorte del magazzino > Come funzionano giacenze e movimenti di magazzino nel gestionale officina: scarico automatico dalle schede di lavoro, soglia di scorta minima, articoli da riordinare e rettifiche manuali. Versione HTML: https://officina.it/guide/articoli/come-gestire-giacenze-e-scorte Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Il magazzino affidabile non è quello contato più spesso: è quello che si aggiorna da solo mentre lavori. Ogni [articolo](/guide/articoli/come-creare-un-articolo-di-magazzino) ha una **giacenza** che si muove con i documenti, e una soglia — la **giacenza minima** — che ti avvisa prima che il pezzo finisca. ## Come si muove la giacenza Ogni variazione è un **movimento**, e li trovi tutti nella scheda dell'articolo, nella sezione **Movimenti**, con tipo, quantità, data e riferimento al documento che li ha generati: - **Scarico** — quando usi l'articolo in una [scheda di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-creare-una-scheda-di-lavoro) o in uno scontrino, o quando lo spedisci con un [DDT verso il fornitore](/guide/fornitori/come-registrare-arrivi-merce-e-ddt) (un reso, un pezzo in conto lavorazione), la giacenza scende; - **Carico** — quando registri l'**arrivo della merce** di un [ordine al fornitore](/guide/fornitori/come-fare-un-ordine-al-fornitore), la giacenza sale; - **Manuale** — le correzioni che fai tu, ad esempio dopo un inventario o per sistemare una differenza. Il risultato: la scheda dell'articolo risponde a "quanti ne ho?" senza andare a contare sullo scaffale. ## Sotto scorta e Da ordinare La **giacenza minima** impostata sull'articolo fa da soglia di riordino: - **Sotto scorta** — la giacenza è scesa sotto la minima: ordina alla prossima occasione; - **Da ordinare** — giacenza a zero: il prossimo lavoro che lo richiede resta fermo. Nella lista **Magazzino** questi stati saltano all'occhio e puoi filtrare per trovarli tutti insieme: è la lista della spesa per il [riordino al fornitore](/guide/fornitori/come-fare-un-ordine-al-fornitore). In cima alla lista vedi anche il **valore totale del magazzino** — utile per capire quanto capitale è fermo sugli scaffali. > **Suggerimento** — Imposta la giacenza minima solo sugli articoli che non possono mancare: l'olio che usi ogni giorno, i filtri delle auto più comuni. Una soglia su tutto genera rumore; una soglia sui venti articoli critici genera ordini fatti al momento giusto. ## Correzioni e inventario La realtà ogni tanto diverge dal gestionale: un pezzo rotto, un furto, un errore di carico. In quel caso correggi la **giacenza** dalla modifica dell'articolo: la differenza resta tracciata come movimento **manuale**, così lo storico spiega anche le correzioni. A fine anno, l'inventario fisico si riconcilia allo stesso modo, articolo per articolo — partendo da quelli con più movimenti. ## Domande frequenti ### La giacenza si aggiorna da sola quando uso un ricambio? Sì: quando inserisci un articolo di magazzino in una scheda di lavoro o in uno scontrino, la giacenza si scarica e il movimento resta registrato con il riferimento al documento. ### Come carico la merce che arriva dal fornitore? Con l'ordine al fornitore: alla registrazione dell'arrivo merce la giacenza degli articoli sale e il movimento di carico resta tracciato con il riferimento all'ordine. ### Che differenza c'è tra Sotto scorta e Da ordinare? Sotto scorta significa che la giacenza è scesa sotto la soglia minima che hai impostato: conviene riordinare. Da ordinare significa che è finita: il prossimo lavoro che la richiede si ferma. ### Il DDT carica o scarica il magazzino? Scarica: il DDT è un documento che emetti tu verso il fornitore — un reso, un pezzo in conto lavorazione — quindi la merce esce e la giacenza scende. La merce che arriva si carica con l'ordine al fornitore. ### Come correggo una giacenza sbagliata? Apri l'articolo in modifica e imposta la giacenza reale: la differenza viene registrata come movimento manuale, così lo storico resta coerente e sai quando e perché è stata corretta. ### Dove vedo quanto vale il mio magazzino? In cima alla lista Magazzino trovi il valore totale degli articoli a giacenza: è il capitale fermo sugli scaffali, utile da tenere d'occhio quando decidi quanto tenere a scorta. --- # Il listino manodopera: creare i servizi che vendi ogni giorno > Creare il listino manodopera nel gestionale officina: servizi e lavorazioni ricorrenti con prezzo, costo interno per il margine e prezzi per listino cliente, pronti da usare nei documenti. Versione HTML: https://officina.it/guide/articoli/il-listino-manodopera-e-il-catalogo-servizi Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Il prezzo dell'ora di manodopera è la tariffa più importante dell'officina, eppure spesso vive solo nella testa del titolare. Il **listino manodopera** la mette per iscritto — insieme a tagliandi, cambi gomme e alle altre lavorazioni ricorrenti — così ogni preventivo parte dallo stesso prezzo, chiunque lo stia scrivendo. ## Creare un servizio 1. **Apri il listino.** Dal menu laterale vai su **Listino Manodopera** e premi **Nuovo servizio**. 2. **Identificalo.** **Codice listino** e **descrizione** — ad esempio `MAN01 — Manodopera meccanica (ora)` o `TAGL-BASE — Tagliando base` — sono i campi con cui lo cercherai nei documenti. 3. **Imposta i prezzi.** **Prezzo di vendita** (IVA esclusa) con eventuale sconto, e — il campo che fa la differenza — il **costo interno manodopera**: quanto ti costa davvero quell'ora o quella lavorazione. È il numero che alimenta il [margine dei lavori](/guide/schede-di-lavoro/come-calcolare-il-margine-di-una-scheda-di-lavoro). 4. **Prezzi per listino cliente.** Se hai [listini dedicati](/guide/clienti/come-creare-un-listino-prezzi-per-cliente) (flotte, convenzionati), imposti qui il prezzo riservato di ogni listino. 5. **Salva.** Nei [preventivi](/guide/preventivi/come-creare-un-preventivo) e nelle [schede di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-creare-una-scheda-di-lavoro) il servizio si richiama **per codice o descrizione**, come gli [articoli di magazzino](/guide/articoli/come-creare-un-articolo-di-magazzino) — ma senza giacenze da gestire. > **Suggerimento** — Parti da cinque voci: l'ora di manodopera meccanica, l'ora di elettrauto (se il prezzo è diverso), il tagliando base, il cambio gomme stagionale, la diagnosi. Coprono la maggior parte dei documenti e da sole eliminano quasi tutti i prezzi "a memoria". ## Articolo o servizio? La regola è semplice: se si **compra e si tiene sullo scaffale**, è un [articolo di magazzino](/guide/articoli/come-creare-un-articolo-di-magazzino) con giacenza; se è **tempo o lavorazione**, è un servizio del listino manodopera. Un tagliando completo in un documento è tipicamente una riga di servizio (la manodopera) più le righe dei ricambi usati (filtri, olio) — così il [margine](/guide/schede-di-lavoro/come-calcolare-il-margine-di-una-scheda-di-lavoro) si legge su entrambe le componenti. ## Domande frequenti ### Che differenza c'è tra un articolo e un servizio? L'articolo è un ricambio fisico con giacenza di magazzino; il servizio è tempo o lavorazione (manodopera, tagliando, diagnosi) senza giacenza. Entrambi si richiamano allo stesso modo nei documenti. ### A cosa serve il costo interno manodopera? È quanto ti costa davvero quell'ora o quella lavorazione: il gestionale lo usa per calcolare il margine reale dei lavori, così vedi se le tue tariffe coprono i costi. ### Posso avere tariffe orarie diverse, ad esempio meccanica ed elettrauto? Sì: crea un servizio per ogni tariffa — manodopera meccanica, elettrauto, carrozzeria — ognuno con il suo prezzo e il suo costo interno. ### Il servizio può avere un prezzo diverso per un cliente convenzionato? Sì: sulla scheda del servizio imposti il prezzo per ogni listino cliente. I clienti associati al listino vedono automaticamente la loro tariffa nei documenti. ### Come uso il servizio in un preventivo o in una scheda di lavoro? Aggiungi una riga e cercalo per codice o descrizione, come un articolo: prezzo, IVA e sconto arrivano già compilati e restano modificabili sulla singola riga. --- # Come creare un fornitore > Creare l'anagrafica fornitori nel gestionale officina: dati, contatti e IBAN del fornitore, con articoli collegati, ordini, arrivi merce e spese sempre a portata di mano. Versione HTML: https://officina.it/guide/fornitori/come-creare-un-fornitore Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Il ricambista di fiducia, il gommista, il fornitore dell'olio: sono pochi, ma ci parli ogni settimana. Una scheda fornitore fatta bene significa ordini più veloci, [articoli di magazzino](/guide/articoli/come-creare-un-articolo-di-magazzino) già collegati a chi te li vende e pagamenti senza cercare l'IBAN nelle email. ## Creare il fornitore 1. **Apri i fornitori.** Dal menu laterale vai su **Fornitori** e premi il pulsante per crearne uno nuovo. 2. **Compila l'anagrafica.** Scegli se è un'**azienda** o una **ditta individuale**, poi nome, indirizzo e i dati fiscali. 3. **Aggiungi contatti e pagamento.** Telefono ed **email** (quella a cui mandi gli ordini) e l'**IBAN** su cui paghi: alla prossima fattura da saldare è già lì. 4. **Note.** Condizioni concordate, sconti pattuiti, il nome del commerciale che ti segue: le cose che oggi sai a memoria e domani no. ## La scheda fornitore è uno storico Aprendo un fornitore trovi molto più dell'anagrafica: - **Articoli** — i [ricambi di magazzino](/guide/articoli/come-creare-un-articolo-di-magazzino) collegati a questo fornitore: ogni articolo nasce infatti agganciato a chi te lo vende; - **Ordini** — gli [ordini fatti](/guide/fornitori/come-fare-un-ordine-al-fornitore) e il loro stato, da In attesa a Ricevuto; - **Arrivi merce** — lo storico di quello che è arrivato; - **Spese** — le [spese registrate](/guide/spese/come-registrare-le-spese-dellofficina) verso questo fornitore, per sapere quanto gli hai pagato nel tempo; - **Documenti** — listini, contratti, condizioni: caricali qui e li ritrovi. > **Suggerimento** — La domanda "quanto ho speso dal ricambista quest'anno?" trova risposta nella scheda del fornitore, non nella memoria. Vale anche al contrario: quando il commerciale ti propone il rinnovo delle condizioni, arrivi al tavolo con i numeri veri. ## Fornitore e magazzino lavorano insieme Quando [crei un articolo](/guide/articoli/come-creare-un-articolo-di-magazzino), il primo passo è scegliere il fornitore da cui lo acquisti. È questa scelta che rende utile tutto il resto: il [riordino](/guide/fornitori/come-fare-un-ordine-al-fornitore) sa già a chi rivolgersi, e la scheda del fornitore mostra il suo catalogo reale — quello che compri davvero, non quello del listino ufficiale. ## Domande frequenti ### Che differenza c'è tra fornitore azienda e ditta individuale? Cambia solo l'inquadramento dell'anagrafica — ragione sociale e dati fiscali per l'azienda, nome e cognome per la ditta individuale. Ordini, arrivi merce e spese funzionano allo stesso modo. ### A cosa serve l'IBAN del fornitore? Lo salvi una volta e lo ritrovi quando devi pagare: niente più ricerche tra email e vecchie fatture al momento del bonifico. ### Dove vedo tutti gli articoli che compro da un fornitore? Nella scheda del fornitore, sezione Articoli: ogni articolo di magazzino nasce collegato al fornitore da cui lo acquisti, quindi l'elenco si costruisce da solo. ### Posso vedere quanto ho speso con un fornitore? Sì: la scheda del fornitore raccoglie ordini e spese registrate verso di lui, così lo storico dei costi è sempre consultabile — utile quando rinegozi le condizioni. ### Posso allegare il listino o il contratto del fornitore? Sì: sulla scheda del fornitore carichi documenti come listini, contratti e condizioni commerciali, così restano archiviati dove servono. --- # Come fare un ordine al fornitore > Creare un ordine al fornitore nel gestionale officina: articoli dal magazzino, compilazione automatica dal documento del fornitore, stati in attesa, in consegna e ricevuto. Versione HTML: https://officina.it/guide/fornitori/come-fare-un-ordine-al-fornitore Ultimo aggiornamento: 2026-07-22 L'ordine al fornitore chiude il cerchio del magazzino: gli articoli [sotto scorta](/guide/articoli/come-gestire-giacenze-e-scorte) diventano una lista, la lista diventa un ordine, e all'arrivo della merce la giacenza si ricarica da sola. E se il fornitore ti ha già mandato la sua conferma o la fattura, non serve nemmeno ribattere le righe: le estrae il gestionale — e gli articoli che non hai ancora a magazzino si creano da soli. ## Creare l'ordine 1. **Apri gli ordini.** Dal menu laterale vai su **Ordini**, premi **Nuovo Ordine** e scegli il [fornitore](/guide/fornitori/come-creare-un-fornitore). 2. **Aggiungi gli articoli.** Con **Carica da magazzino** peschi gli [articoli](/guide/articoli/come-creare-un-articolo-di-magazzino) già collegati a quel fornitore — quantità e prezzi sono a un clic; le voci fuori magazzino le scrivi a mano con codice, descrizione e importo (IVA esclusa). 3. **Compila i dettagli.** **Data ordine**, **data consegna** prevista, l'eventuale **numero fattura fornitore** e le **note interne**. 4. **Salva.** L'ordine nasce **In attesa**. ## La compilazione automatica: dal documento all'ordine Se il fornitore ti ha già mandato una **conferma d'ordine, una bolla o una fattura**, non ribattere le righe: **caricala e il gestionale compila l'ordine da solo**, applicando il **ricarico predefinito** ai prezzi d'acquisto. Il passo per passo — formati accettati, cosa controllare, come nascono gli articoli — è in [Caricare una fattura o bolla del fornitore da foto o PDF](/guide/fornitori/come-caricare-fattura-fornitore-da-foto-o-pdf). ## Il magazzino si costruisce da solo Quando porti l'ordine a **Ricevuto**, le righe che non corrispondono a nessun articolo esistente **diventano articoli di magazzino automaticamente** — con codice e descrizione del fornitore, **prezzo di acquisto** (già al netto dello sconto pattuito), **prezzo di vendita** calcolato col ricarico, IVA, fornitore collegato e **giacenza già caricata**. In pratica: foto alla bolla, controllo dei prezzi, Ricevuto — e i venti ricambi della consegna sono in magazzino, ricercabili nei [preventivi e nelle schede di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-creare-una-scheda-di-lavoro), senza aver creato un articolo a mano. È il modo più realistico di costruirsi il magazzino: non in un pomeriggio di inserimento dati, ma un ordine alla volta. > **Suggerimento** — La prima volta che il gestionale incrocia una bolla lunga, controlla i prezzi di vendita proposti dal ricarico: se per alcune famiglie di ricambi usi margini diversi, sistemali sull'articolo appena creato e la correzione vale per sempre. ## Gli stati dell'ordine | Stato | Significato | |---|---| | **In attesa** | Ordine fatto, aspetti il fornitore. | | **In consegna** | Il fornitore ha spedito. | | **Ricevuto** | La merce è arrivata: giacenze caricate e articoli nuovi creati. | Aggiorni lo stato con **Aggiorna stato** dalla pagina dell'ordine; la lista **Ordini** filtra per stato, così “cosa sto aspettando?” ha una risposta a colpo d'occhio. Alla ricezione, ogni carico resta tracciato nei [movimenti degli articoli](/guide/articoli/come-gestire-giacenze-e-scorte) con il riferimento all'ordine — e sulla scheda dell'ordine trovi gli **Arrivi merce**. ## Domande frequenti ### Come faccio l'ordine partendo dagli articoli sotto scorta? Apri la lista Magazzino, filtra per Sotto scorta o Da ordinare: è la lista della spesa. Poi crea l'ordine per il fornitore e con Carica da magazzino aggiungi gli articoli con quantità e prezzi già compilati. ### Cosa fa esattamente la compilazione automatica? Carichi il documento del fornitore (PDF o anche una foto, fino a 25 MB) e il gestionale estrae articoli, quantità e prezzi compilando l'ordine da solo. Tu controlli il risultato e confermi prima di salvare. ### Le righe dell'ordine diventano articoli di magazzino? Sì: quando porti l'ordine a Ricevuto, le righe che non corrispondono a un articolo esistente vengono create in magazzino automaticamente — con codice, prezzo di acquisto, prezzo di vendita dal ricarico, IVA, fornitore collegato e giacenza già caricata. ### Cos'è il ricarico predefinito? La percentuale applicata ai prezzi di acquisto durante l'importazione automatica per ottenere i prezzi di vendita: così i prezzi del listino fornitore diventano i tuoi prezzi al cliente senza calcoli manuali. ### Quando si ricarica la giacenza degli articoli ordinati? Quando porti l'ordine allo stato Ricevuto: le giacenze si caricano e ogni movimento resta tracciato con il riferimento all'ordine, visibile nella scheda di ogni articolo. ### Posso allegare la conferma d'ordine o la bolla del fornitore? Sì: sulla pagina dell'ordine carichi documenti e foto — conferme, bolle, fatture — così restano archiviati insieme all'ordine a cui si riferiscono. --- # Caricare una fattura o bolla del fornitore da foto o PDF (compilazione automatica) > Compilazione automatica: carica una fattura, bolla o conferma d'ordine del fornitore (PDF o foto) e il gestionale estrae articoli, quantità e prezzi e compila… Versione HTML: https://officina.it/guide/fornitori/come-caricare-fattura-fornitore-da-foto-o-pdf Ultimo aggiornamento: 2026-07-22 Il fornitore ti ha mandato una **conferma d'ordine**, una **bolla** o una **fattura**? Non ribattere venti righe a mano: caricala e il gestionale la **legge per te**, riga per riga. È la **compilazione automatica**: una scansione del documento che diventa ordine. ## Dove si trova Dal menu laterale apri **Ordini**, premi **Nuovo Ordine** e scegli il [fornitore](/guide/fornitori/come-creare-un-fornitore). In cima alla pagina trovi la sezione **Compilazione automatica**. ## Come si fa 1. **Carica il documento** del fornitore: trascinalo nel riquadro o clicca per sceglierlo. Vanno bene **PDF, JPEG, PNG, GIF, WebP — anche una foto o una scansione** della bolla, fino a **25 MB**. 2. Il gestionale **legge il documento** ed **estrae** fornitore, articoli, quantità e prezzi, compilando le righe dell'ordine. 3. **Controlli e correggi** quello che serve, poi confermi. ## I prezzi di vendita, calcolati da soli All'importazione il gestionale applica il **ricarico predefinito**: i prezzi d'acquisto del fornitore diventano i tuoi **prezzi di vendita**, senza rifare i conti riga per riga. La percentuale la imposti una volta e vale per tutte le righe. ## Gli articoli si creano da soli Quando porti l'ordine a **Ricevuto**, le righe che non corrispondono a un articolo esistente **diventano articoli di magazzino automaticamente** — con codice, descrizione, prezzo d'acquisto e di vendita, IVA e **giacenza già caricata**. È il modo più veloce di costruirsi il magazzino: [una bolla alla volta](/guide/fornitori/come-fare-un-ordine-al-fornitore), senza inserire un articolo a mano. > **Suggerimento** — La prima volta che carichi una bolla lunga, controlla i prezzi di vendita proposti dal ricarico: se su alcune famiglie di ricambi usi margini diversi, sistemali sull'articolo appena creato e la correzione vale per sempre. ## Domande frequenti ### Che documenti del fornitore posso caricare? Una conferma d'ordine, una bolla o una fattura. Il formato può essere PDF oppure una foto o scansione (JPEG, PNG, GIF, WebP), fino a 25 MB. ### Da dove parte la compilazione automatica? Da Ordini → Nuovo Ordine → scegli il fornitore. In cima alla pagina c'è la sezione Compilazione automatica: trascini o carichi lì il documento. ### Devo controllare le righe che estrae? Sì: il gestionale compila l'ordine da solo, ma tu controlli e correggi prima di confermare. L'estrazione è un aiuto, non sostituisce l'ultima verifica. ### Gli articoli nuovi finiscono in magazzino? Sì: quando porti l'ordine allo stato Ricevuto, le righe che non esistono ancora a magazzino diventano articoli con codice, prezzo di acquisto e vendita, IVA e giacenza caricata. ### Da dove arrivano i prezzi di vendita? Dal ricarico predefinito applicato ai prezzi d'acquisto del fornitore: la percentuale trasforma il costo d'acquisto nel tuo prezzo di vendita, senza calcoli riga per riga. --- # Arrivi merce e DDT: la merce che entra e quella che esce > Registrare gli arrivi merce dagli ordini e creare un DDT verso il fornitore nel gestionale officina: resi e conto lavorazione con giacenze e storico sempre allineati. Versione HTML: https://officina.it/guide/fornitori/come-registrare-arrivi-merce-e-ddt Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Tra te e il fornitore la merce viaggia in due direzioni: quella che **arriva** (gli ordini) e quella che **esce** (resi, pezzi mandati in lavorazione o in garanzia). Il gestionale registra entrambe, così giacenze e storico restano allineati con lo scaffale. ## La merce che arriva Quando il corriere scarica, apri l'[ordine](/guide/fornitori/come-fare-un-ordine-al-fornitore) e con **Aggiorna stato** portalo a **Ricevuto**: - le **giacenze** degli articoli si caricano, con i [movimenti](/guide/articoli/come-gestire-giacenze-e-scorte) tracciati e riferiti all'ordine; - l'arrivo resta registrato negli **Arrivi merce**, sia sulla scheda dell'ordine che su quella del [fornitore](/guide/fornitori/come-creare-un-fornitore); - se il fornitore ha allegato bolla o fattura, caricala sull'ordine: resta archiviata dove serve. Controlla la merce **prima** di portare l'ordine a Ricevuto: se manca un pezzo o è arrivato quello sbagliato, è il momento di accorgersene — non quando il cliente è sul ponte. ## La merce che esce: il DDT Il **DDT (documento di trasporto)** accompagna la merce che esce dalla tua officina verso un fornitore. I casi tipici: - il **reso** — ricambio sbagliato o difettoso che torna indietro; - il **conto lavorazione** — il pezzo mandato fuori a rettificare, riparare o verniciare; - la **garanzia** — il componente guasto rispedito al produttore. Per crearlo: **DDT → Nuovo**, scegli il fornitore, aggiungi gli articoli (**Carica da magazzino** per quelli tracciati), indica la **causale del trasporto** ("reso per merce difettosa", "conto lavorazione"…), **colli** e **trasporto a cura di**. All'emissione, la **giacenza degli articoli si scarica** e il DDT è stampabile in PDF, pronto da mettere nel pacco. > **Suggerimento** — La causale del trasporto scrivila pensando a chi la leggerà tra sei mesi: "reso per merce difettosa — ordine 2026-0042" ricostruisce la storia da sola, "reso" e basta no. ## Perché conviene farlo nel gestionale Un reso gestito a voce è merce che sparisce: la giacenza resta sbagliata e il credito col fornitore si dimentica. Col DDT invece la giacenza scende subito, il documento resta nello storico del fornitore, e alla prossima fattura sai esattamente cosa è tornato indietro e perché. ## Domande frequenti ### Quando si carica la giacenza della merce arrivata? Quando porti l'ordine allo stato Ricevuto: i movimenti di carico vengono registrati con il riferimento all'ordine e li ritrovi sulla scheda di ogni articolo. ### Il DDT fa scendere la giacenza? Sì: all'emissione del DDT la giacenza degli articoli inclusi si scarica, perché la merce esce fisicamente dalla tua officina. Il movimento resta tracciato con il riferimento al DDT. ### Quando devo usare un DDT? Ogni volta che della merce lascia la tua officina verso un fornitore: un reso, un pezzo mandato in conto lavorazione (rettifica, verniciatura), un componente rispedito in garanzia. Il DDT accompagna la merce e ne documenta la causale. ### Posso stampare il DDT da mettere nel pacco? Sì: una volta emesso, il DDT si scarica in PDF con i dati della tua officina, gli articoli e la causale del trasporto, pronto da allegare alla spedizione. ### Cosa scrivo nella causale del trasporto? Il motivo per cui la merce viaggia: reso per merce difettosa, conto lavorazione, riparazione in garanzia. Con il riferimento all'ordine o al ricambio, la storia resta ricostruibile anche a distanza di mesi. --- # Come gestire gli appuntamenti dell'officina > Il calendario del gestionale officina: creare appuntamenti con cliente e veicolo, viste giorno, settimana e mese, colori e tipo intervento per organizzare il lavoro. Versione HTML: https://officina.it/guide/calendario/come-gestire-gli-appuntamenti-in-officina Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 "Me la porti giovedì mattina?" detto al telefono e scritto su un post-it è un appuntamento che rischia di non esistere. Nel **Calendario** del gestionale l'appuntamento ha cliente, veicolo, orario e colore — e la settimana si organizza da sola. ## Creare un appuntamento 1. **Apri il Calendario** dal menu laterale e premi per crearne uno nuovo; ancora più veloce, parti dalla [scheda del cliente](/guide/clienti/come-gestire-la-scheda-cliente) con il pulsante **Appuntamento**, che arriva già compilato. 2. **Scegli cliente e veicolo.** Se il cliente è nuovo lo [crei al volo](/guide/clienti/come-creare-un-nuovo-cliente); il veicolo dice subito di cosa si parla. 3. **Compila i dettagli.** **Titolo**, **tipo intervento** (tagliando, gomme, diagnosi…), **giorno**, **ora inizio e fine**, **colore** dell'evento e note. 4. **Imposta promemoria e notifiche** — il [promemoria automatico al cliente](/guide/calendario/promemoria-automatici-degli-appuntamenti) e la notifica interna per te. 5. **Salva.** L'appuntamento è in calendario, visibile a tutto il team. ## Leggere la settimana Il calendario si guarda in tre modi — **Giorno**, **Settimana**, **Mese** — e le scorciatoie **Oggi**, **Domani** e **Questa settimana** portano dove serve. Il riquadro **Prossimi appuntamenti** tiene d'occhio quello che arriva. I **colori** e il **tipo intervento** fanno il resto: a colpo d'occhio distingui i tagliandi dalle diagnosi, e se usi [più calendari](/guide/calendario/come-usare-piu-calendari) anche chi o cosa è impegnato. > **Suggerimento** — L'appuntamento è l'inizio del flusso, non un'isola: quando l'auto arriva, dalla scheda del cliente apri la [scheda di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-creare-una-scheda-di-lavoro) in un clic. Il calendario dice *quando*, la scheda di lavoro dice *cosa*. ## Il calendario è di tutta l'officina Ogni [collaboratore](/guide/primi-passi/come-configurare-la-tua-officina) con i permessi sul calendario vede gli stessi appuntamenti: chi risponde al telefono prenota, chi è sul ponte sa cosa entra domani. L'appuntamento smette di vivere sul post-it di chi l'ha preso. ## Domande frequenti ### Posso creare un appuntamento direttamente dalla scheda del cliente? Sì, con il pulsante Appuntamento in cima alla sua scheda: cliente già selezionato, scegli veicolo, giorno e ora. È la strada più veloce quando sei al telefono con lui. ### Come vedo tutti gli appuntamenti di questa settimana? Apri il Calendario e usa la vista Settimana, oppure la scorciatoia Questa settimana. Il riquadro Prossimi appuntamenti mostra sempre ciò che sta per arrivare. ### A cosa servono i colori degli appuntamenti? A distinguere al volo: puoi usare un colore per tipo di lavoro o un calendario colorato per risorsa (ponte, meccanico). Il colore si sceglie su ogni appuntamento e ogni calendario ha il suo predefinito. ### Il cliente riceve conferma dell'appuntamento? Puoi attivare il promemoria automatico: il gestionale invia al cliente un messaggio il giorno prima alle 9:00 via email, SMS o WhatsApp, con le regole dei crediti messaggio per SMS e WhatsApp. ### Come collego l'appuntamento al lavoro vero e proprio? Quando l'auto arriva, apri la scheda di lavoro dal cliente o dal veicolo: l'appuntamento resta in calendario come traccia, la scheda di lavoro registra l'intervento. --- # Promemoria automatici: il cliente che non si dimentica dell'appuntamento > Promemoria automatici per gli appuntamenti dell'officina: messaggio al cliente il giorno prima via email, SMS o WhatsApp, e notifica interna per il team. Versione HTML: https://officina.it/guide/calendario/promemoria-automatici-degli-appuntamenti Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 L'appuntamento dimenticato costa due volte: il ponte resta vuoto e il lavoro slitta. Il promemoria del giorno prima è il rimedio più economico che esista — e nel gestionale non devi nemmeno ricordarti di mandarlo. ## Il promemoria automatico al cliente Quando [crei un appuntamento](/guide/calendario/come-gestire-gli-appuntamenti-in-officina), attiva **Promemoria automatico cliente** e scegli il **canale**: - **Email** — inclusa per tutti; - **SMS** — consuma crediti, solo numeri italiani (+39); - **WhatsApp** — consuma crediti, spesso il canale più letto. Il gestionale invia il messaggio **il giorno prima alle 9:00**, con i dati dell'appuntamento. Tu non fai niente: niente liste di chiamate alle 18, niente "mi ero dimenticato di avvisarlo". Valgono le regole dei [messaggi al cliente](/guide/clienti/come-inviare-email-sms-whatsapp-al-cliente): per SMS e WhatsApp servono abbonamento attivo e crediti, l'email è sempre disponibile. ## La notifica interna Sullo stesso appuntamento puoi attivare la **notifica interna**: una email a te (o a chi gestisce l'agenda) **15 minuti prima** dell'appuntamento. Utile per le cose che richiedono un attimo di preparazione: il cliente importante, la consegna con spiegazione, la chiamata da fare prima che arrivi. > **Suggerimento** — Il promemoria funziona meglio se l'orario è realistico: se accetti l'auto "quando capita" il messaggio delle 9:00 sul "domani alle 8:30" diventa un problema invece che un servizio. Orari veri in calendario, promemoria che aiutano davvero. ## Quanto rende Un no-show a settimana è un'ora di ponte sprecata più il lavoro slittato; un SMS costa pochi crediti. Anche una sola presentazione in più a settimana ripaga il promemoria per mesi — ed è il genere di attenzione che i clienti citano quando parlano bene di un'officina. ## Domande frequenti ### Quando viene inviato il promemoria al cliente? Il giorno prima dell'appuntamento alle 9:00, sul canale che hai scelto: email, SMS o WhatsApp. Si attiva appuntamento per appuntamento, quando lo crei o lo modifichi. ### Il promemoria via SMS o WhatsApp costa? Sì, consuma crediti messaggio come tutti gli invii SMS e WhatsApp, e per gli SMS il numero deve essere italiano (+39). L'email invece è sempre inclusa. ### Posso ricevere anch'io un avviso prima dell'appuntamento? Sì: attiva la notifica interna sull'appuntamento e ricevi una email 15 minuti prima. Utile per gli appuntamenti che richiedono preparazione. ### Il cliente può rispondere al promemoria? Il promemoria è un messaggio informativo con i dati dell'appuntamento. Se il cliente risponde su WhatsApp o per email, la conversazione prosegue sui canali normali — e la trovi nello storico messaggi del cliente. ### Conviene attivarlo su tutti gli appuntamenti? Sì per gli appuntamenti presi con giorni di anticipo, dove la dimenticanza è dietro l'angolo. Per l'auto accettata oggi per domani puoi anche farne a meno — valuta caso per caso. --- # Come usare più calendari: ponti, meccanici e tipi di lavoro > Configurare più calendari nel gestionale officina: uno per ponte, risorsa o tipo di lavoro, ognuno con il suo colore predefinito, per un'agenda leggibile a colpo d'occhio. Versione HTML: https://officina.it/guide/calendario/come-usare-piu-calendari Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Un'agenda sola va bene finché l'officina è una persona sola. Appena ci sono due ponti, un gommista e un collaboratore che fa i tagliandi, la domanda cambia: non più "quando siamo liberi?", ma "**quando è libero il ponte 2?**". I calendari multipli servono a questo. ## Configurare i calendari In **Impostazioni → Calendari officina** premi **Aggiungi calendario**: 1. **Nome** — la risorsa o l'uso che rappresenta: *Ponte 1*, *Gommista*, *Consegne*, *Elettrauto*; 2. **Colore predefinito** — il colore con cui i suoi appuntamenti compaiono in agenda, così il colpo d'occhio funziona senza leggere; 3. Nella pagina vedi anche **quanti appuntamenti** ha ogni calendario: quelli inutilizzati si riconoscono da soli. Quando [crei un appuntamento](/guide/calendario/come-gestire-gli-appuntamenti-in-officina) scegli su quale calendario metterlo — e l'agenda diventa la fotografia delle risorse: se il calendario *Ponte 1* è pieno martedì, l'auto si prenota su mercoledì senza chiedere in officina. ## Come dividerli: tre strategie - **Per risorsa fisica** — un calendario per ponte o postazione: rispondi al telefono guardando la disponibilità reale delle attrezzature. - **Per persona** — un calendario per meccanico: utile se le competenze non sono intercambiabili (il gommista, l'elettrauto). - **Per tipo di lavoro** — tagliandi, gomme stagionali, diagnosi: utile quando la stagione concentra un tipo di lavoro (il cambio gomme d'ottobre merita il suo calendario). > **Suggerimento** — Parti con **due o tre calendari**, non dieci: la divisione serve solo se chi prenota la usa davvero. Il criterio giusto è la domanda che fai più spesso al telefono — se è "quando è libero il ponte?", dividi per ponte; se è "quando può passare per le gomme?", dividi per tipo di lavoro. ## Il quadro resta unico Dividere non significa perdere la visione d'insieme: la vista **Settimana** mostra tutti i calendari insieme, ognuno col suo colore. Il totale degli appuntamenti resta in un posto solo — cambiano solo le lenti con cui lo guardi. ## Domande frequenti ### Quanti calendari conviene creare? Meno di quanti pensi: due o tre bastano quasi sempre — ad esempio uno per ponte o uno per il gommista. Aggiungine altri solo quando quelli esistenti sono usati davvero da chi prenota. ### Meglio un calendario per meccanico o per ponte? Dipende da come prenoti: se al telefono ragioni per attrezzatura (è libero il ponte?), dividi per risorsa fisica; se le competenze non sono intercambiabili (gommista, elettrauto), dividi per persona. ### Posso vedere tutti i calendari insieme? Sì: l'agenda mostra tutti i calendari nella stessa vista, ognuno col colore del suo calendario. Il colore predefinito si imposta in Impostazioni → Calendari officina. ### Come sposto un appuntamento da un calendario a un altro? Apri l'appuntamento in modifica e cambia il calendario: colore e collocazione si aggiornano di conseguenza. ### Il promemoria al cliente funziona con tutti i calendari? Sì: promemoria automatici e notifiche interne valgono per ogni appuntamento, qualunque sia il calendario su cui è stato creato. --- # I report dell'officina: leggere i numeri senza fogli di calcolo > La pagina Report del gestionale officina: andamento fatturato, fatture da incassare, servizi più erogati, clienti principali, stato schede e avanzamento preventivi negli ultimi 12 mesi. Versione HTML: https://officina.it/guide/report/i-report-dellofficina Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Ogni documento che registri — schede, fatture, spese, appuntamenti — lascia un numero. La pagina **Report** li mette in fila: l'andamento dell'officina sugli **ultimi 12 mesi**, senza esportare nulla e senza fogli di calcolo. ## Cosa c'è nella pagina Report - **Andamento fatturato** — fatturato lordo mese per mese, con la **quota da incassare** evidenziata: vedi insieme quanto hai prodotto e quanto deve ancora entrare; - **[Fatture da incassare](/guide/report/fatture-da-incassare-e-avanzamento-preventivi)** — i crediti aperti, il numero che conviene guardare ogni settimana; - **Analisi costi schede lavoro** — ricavi, costi e **margine per mese**, alimentati dai [costi di lavorazione](/guide/schede-di-lavoro/come-calcolare-il-margine-di-una-scheda-di-lavoro) che registri; - **[Servizi più erogati](/guide/report/quanto-vendi-di-ogni-servizio-e-chi-sono-i-tuoi-clienti-migliori)** — cosa vendi davvero, dal listino manodopera in giù; - **Clienti principali** — chi genera più fatturato; - **Stato schede lavoro** e **Avanzamento preventivi** — il polso operativo: quante schede per stato, quanti preventivi accettati sul totale; - **Andamento spese** e **Distribuzione appuntamenti** — il lato costi e il carico del calendario. Se usi il modulo Concessionaria, i suoi numeri hanno una [pagina dedicata](/guide/concessionaria/i-report-della-concessionaria). ## I numeri sono buoni quanto i dati I report non inventano: riassumono quello che registri. Tre abitudini li rendono affidabili: - registra **[incassi con data e conto](/guide/cassa/come-configurare-i-conti-di-saldo)** al momento in cui avvengono; - compila i **[costi di lavorazione](/guide/schede-di-lavoro/come-calcolare-il-margine-di-una-scheda-di-lavoro)** almeno sui lavori ricorrenti e grossi; - usa i **[tipi di intervento](/guide/impostazioni/aliquote-iva-e-tipi-di-intervento)** con costanza, così le analisi per tipo dicono qualcosa. > **Suggerimento** — Scegli **un giorno fisso al mese** per guardare i report — l'ultimo venerdì, il primo lunedì, non importa quale: dieci minuti con i numeri davanti valgono più di un'ora di sensazioni. La domanda da farsi è sempre la stessa: "cosa mi sorprende?" — è lì che c'è qualcosa da decidere. ## Domande frequenti ### Dove trovo i report dell'officina? Nella pagina Report dal menu: fatturato, fatture da incassare, analisi costi, servizi più erogati, clienti principali, stato schede e avanzamento preventivi, sugli ultimi 12 mesi. ### Devo esportare i dati per vedere i numeri? No: i report si calcolano da soli su quello che registri — fatture, incassi, schede, spese. L'esportazione serve solo se vuoi elaborazioni personalizzate in Excel. ### Perché il mio margine nei report sembra troppo alto? Probabilmente mancano i costi: il margine delle schede usa i costi di lavorazione che registri. Compilali almeno sui lavori ricorrenti e su quelli grossi, e il numero si avvicina alla realtà. ### Cosa mi dice l'avanzamento dei preventivi? Quanti preventivi vengono accettati sul totale: se è basso, il problema è nel prezzo, nel follow-up o nella qualità dei preventivi — ed è il primo posto dove guardare quando il lavoro cala. ### Ogni quanto conviene guardare i report? Le fatture da incassare ogni settimana; il quadro completo una volta al mese, in un giorno fisso. I numeri ci sono già — serve solo l'abitudine di guardarli. --- # Quanto vendi di ogni servizio e chi sono i tuoi clienti migliori > Vedere quanto vendi di ogni servizio e chi sono i clienti principali nel gestionale officina: i report Servizi più erogati e Clienti principali. Versione HTML: https://officina.it/guide/report/quanto-vendi-di-ogni-servizio-e-chi-sono-i-tuoi-clienti-migliori Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 "Su cosa lavoriamo di più?" e "chi sono i clienti che contano?" sono le due domande a cui ogni titolare risponde a sensazione — e la sensazione tipicamente sopravvaluta i lavori più fastidiosi e i clienti più rumorosi. La pagina **Report** risponde con i numeri. ## Servizi più erogati Il report **Servizi più erogati** conta quello che hai effettivamente venduto nei documenti: le voci del [listino manodopera](/guide/articoli/il-listino-manodopera-e-il-catalogo-servizi) e i lavori registrati su [schede](/guide/schede-di-lavoro/come-creare-una-scheda-di-lavoro) e [preventivi](/guide/preventivi/come-creare-un-preventivo). A cosa serve, in pratica: - **capire il mix reale** — se i tagliandi sono metà del volume ma la diagnosi cresce, l'attrezzatura e la formazione seguono i numeri, non l'abitudine; - **prezzare meglio** — i servizi che vendi di più sono quelli dove una revisione della [tariffa](/guide/articoli/il-listino-manodopera-e-il-catalogo-servizi) sposta davvero il fatturato; - **vedere cosa manca** — il servizio che *credevi* di vendere e non compare mai è una decisione da prendere: promuoverlo o lasciarlo. Perché il report dica la verità, serve una [anagrafica di servizi](/guide/articoli/il-listino-manodopera-e-il-catalogo-servizi) e [articoli](/guide/articoli/come-creare-un-articolo-di-magazzino) usata con costanza: le righe libere scritte a mano non si contano come i servizi a catalogo. ## Clienti principali Il report **Clienti principali** ordina i clienti per fatturato generato. È il report della fedeltà — e delle dipendenze: - i primi cinque nomi meritano un trattamento da primi cinque: [promemoria](/guide/clienti/come-inviare-email-sms-whatsapp-al-cliente), priorità, magari un [listino dedicato](/guide/clienti/come-creare-un-listino-prezzi-per-cliente); - se un solo cliente vale una fetta enorme del fatturato, lo sai *prima* di scoprirlo il giorno che cambia officina; - i clienti storici che scivolano fuori dalla lista sono richiami da fare adesso, non l'anno prossimo. > **Suggerimento** — Incrocia i due report: il cliente principale che compra soprattutto il servizio su cui hai margine basso è diverso dal cliente che compra quello ad alto margine, anche a parità di fatturato. Il [margine per lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-calcolare-il-margine-di-una-scheda-di-lavoro) completa il quadro. ## Domande frequenti ### Dove vedo quanto ho venduto di ogni servizio? Nel report Servizi più erogati della pagina Report: conta i servizi effettivamente venduti nei documenti, dal listino manodopera in giù. ### Perché un servizio che faccio spesso non compare nel report? Probabilmente lo scrivi come riga libera invece di usare il servizio a catalogo: le righe libere non si aggregano. Crea il servizio nel listino manodopera e usalo nei documenti. ### Come vedo i clienti che generano più fatturato? Nel report Clienti principali: i clienti ordinati per fatturato generato nel periodo. Utile per fedeltà, priorità e per accorgersi delle dipendenze da un singolo cliente. ### Vale anche per gli articoli di magazzino? Il report dei servizi copre le voci di listino; per i ricambi la scheda di ogni articolo mostra i movimenti di vendita, e l'export della lista articoli permette analisi in Excel. ### Cosa me ne faccio di questi numeri? Decidere: le tariffe da rivedere sui servizi ad alto volume, i clienti da coccolare, i servizi da promuovere o lasciare. I numeri non decidono da soli, ma senza numeri decidi a sensazione. --- # Fatture da incassare e avanzamento preventivi: i due numeri da guardare > I due report predittivi dell'officina: fatture da incassare per il controllo dei crediti e avanzamento preventivi per capire quanto lavoro sta entrando. Versione HTML: https://officina.it/guide/report/fatture-da-incassare-e-avanzamento-preventivi Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Il fatturato è il numero di cui tutti parlano, ma racconta il passato. I due numeri che parlano del **futuro** sono altri: quanto ti devono ancora, e quanto lavoro sta entrando. La pagina **Report** li tiene entrambi in vista. ## Fatture da incassare Il report mostra i **crediti aperti**: fatture emesse con [Da incassare](/guide/fatture/come-incassare-una-fattura-e-gestire-le-scadenze) maggiore di zero, e nell'**Andamento fatturato** la quota da incassare di ogni mese resta evidenziata accanto al fatturato lordo. La lettura giusta è **per età**: il credito giovane si incassa con un promemoria gentile, quello vecchio con fatica. La routine che funziona: 1. una volta a settimana apri il report; 2. per ogni fattura scaduta, [messaggio al cliente](/guide/clienti/come-inviare-email-sms-whatsapp-al-cliente) con la fattura allegata; 3. per i ritardi seri, telefonata — e la [scadenza di pagamento](/guide/fatture/metodi-di-pagamento-e-iban-in-fattura) impostata bene sulla prossima fattura. Il fatturato non pagato non è fatturato: è un prestito che stai facendo senza interessi. ## Avanzamento preventivi Il report **Avanzamento preventivi** mostra quanti [preventivi](/guide/preventivi/come-creare-un-preventivo) vengono **accettati sul totale**: è il tasso di conversione dell'officina, il numero che predice il lavoro di dopo. Come leggerlo: - **conversione che scende** — prezzi fuori mercato, follow-up debole o preventivi lenti: qualcosa da sistemare *prima* che il piazzale si svuoti; - **conversione altissima** — forse i prezzi sono troppo bassi: un tasso vicino al 100% può voler dire che stai lasciando margine sul tavolo; - **tanti preventivi fermi in attesa** — la [lista dei richiami](/guide/preventivi/come-inviare-un-preventivo-e-gestire-lo-stato) è piena: dieci minuti di telefonate valgono una settimana di piazzale. > **Suggerimento** — Questi due numeri si guardano insieme: se la conversione è buona ma il "da incassare" cresce, stai vendendo bene a chi paga male — e il problema non è commerciale, è di selezione dei clienti e di [scadenze](/guide/fatture/metodi-di-pagamento-e-iban-in-fattura) gestite. ## Domande frequenti ### Dove vedo tutte le fatture non ancora incassate? Nel report Fatture da incassare della pagina Report, e nell'Andamento fatturato con la quota da incassare per mese. Il dettaglio per singola fattura è nella lista Fatture, filtrando le emesse con Da incassare maggiore di zero. ### Cosa mi dice il tasso di conversione dei preventivi? Quanti preventivi vengono accettati sul totale: è il lavoro che sta entrando. Se scende, il problema è in prezzi, follow-up o tempi di risposta — e conviene accorgersene prima che il piazzale si svuoti. ### Con che frequenza conviene controllare i crediti aperti? Una volta a settimana: il credito giovane si incassa con un promemoria gentile, quello vecchio con fatica. Dieci minuti a settimana battono una giornata di solleciti a fine trimestre. ### La conversione dei preventivi molto alta è sempre un buon segno? Non necessariamente: un tasso vicino al 100% può indicare prezzi troppo bassi. Il numero va letto insieme al margine dei lavori: vendere tutto non basta, bisogna vendere con margine. ### Come sollecito una fattura scaduta senza rovinare il rapporto? Messaggio gentile dal gestionale con la fattura allegata: spesso è una dimenticanza. La scadenza di pagamento chiara sulla fattura successiva previene il problema alla radice. --- # La prima nota: tutti i movimenti di cassa e banca in un registro > La prima nota nel gestionale officina: registro dei movimenti di cassa e banca con entrate, uscite, saldo progressivo e ricerca su tutto lo storico. Versione HTML: https://officina.it/guide/cassa/la-prima-nota-di-cassa-e-banca Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 La prima nota è il registro che ogni officina tiene in qualche forma — un quaderno, un file Excel, la memoria del titolare. Nel gestionale si compila da sola: ogni **incasso** registrato su [fatture](/guide/fatture/come-incassare-una-fattura-e-gestire-le-scadenze), [schede di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-incassare-e-fatturare-una-scheda-di-lavoro) e scontrini, e ogni **pagamento** registrato sulle [spese](/guide/spese/come-registrare-le-spese-dellofficina), finisce nel **registro movimenti di cassa e banca**. ## Come leggerla Apri **Prima nota** dal menu laterale: ogni riga è un movimento, con **data, descrizione, cliente o fornitore, conto** ed entrata o uscita. In testa trovi: - **Entrate** e **Uscite** del periodo selezionato; - **Saldo di apertura** — quanto c'era all'inizio del periodo; - **Saldo progressivo** — riga per riga, quanto c'è dopo ogni movimento. Filtri per **periodo** e per **conto** ([cassa contanti, banca, POS](/guide/cassa/come-configurare-i-conti-di-saldo)…), e la ricerca funziona **su tutto lo storico**: "quando abbiamo incassato quel bonifico da 2.400 €?" si trova per descrizione o importo, non sfogliando. ## Da dove arrivano i movimenti La prima nota non si scrive: si **alimenta dai documenti**. Quando registri un incasso su una fattura o un acconto su una scheda di lavoro, scegli il **conto di saldo** (dove sono finiti i soldi): quel gesto è la riga di prima nota. Stessa cosa per le [spese](/guide/spese/come-registrare-le-spese-dellofficina) dal lato uscite. È il motivo per cui conviene registrare i pagamenti con il conto giusto al momento in cui avvengono: la prima nota è affidabile esattamente quanto lo sono i pagamenti che la alimentano. > **Suggerimento** — Fine giornata, trenta secondi: filtra per oggi e conto **cassa contanti**, e confronta il saldo progressivo con il cassetto. Se non tornano, lo scopri stasera con quattro movimenti da controllare — non a fine mese con centoventi. ## A cosa serve davvero - **Il commercialista** — la prima nota filtrata per periodo è esattamente ciò che serve per la contabilità, senza ricostruzioni. - **La liquidità** — entrate e uscite dello stesso periodo, una sopra l'altra: il colpo d'occhio che dice se il mese sta girando. - **Le verifiche** — "questo cliente ha pagato in contanti o col POS?": la risposta è nella riga, con data e conto. ## Domande frequenti ### Devo scrivere a mano i movimenti nella prima nota? No: la prima nota si alimenta dai pagamenti registrati su fatture, schede di lavoro, scontrini e spese. Ogni pagamento con il suo conto di saldo diventa una riga del registro. ### Come vedo solo i movimenti in contanti? Filtra per conto e scegli il conto di cassa: vedi entrate, uscite e saldo progressivo dei soli contanti, per il periodo che scegli. ### Cos'è il saldo progressivo? Il saldo dopo ogni movimento, riga per riga: partendo dal saldo di apertura del periodo, mostra come entrate e uscite lo fanno crescere o scendere fino al saldo attuale. ### Posso cercare un movimento vecchio di mesi? Sì: la ricerca della prima nota lavora su tutto lo storico, quindi un bonifico di sei mesi fa si ritrova per descrizione, cliente o importo senza sfogliare i periodi. ### La prima nota basta per il commercialista? È il registro dei movimenti di cassa e banca con date, conti e controparti: filtrata per periodo è la base che il commercialista si aspetta. Per i documenti fiscali restano fatture e corrispettivi. --- # Come configurare i conti di saldo (cassa, banca, POS) > Come configurare i conti di saldo nel gestionale officina: cassa contanti, conti correnti bancari e POS, conti personalizzati — e perché ogni pagamento deve indicare il suo conto. Versione HTML: https://officina.it/guide/cassa/come-configurare-i-conti-di-saldo Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 "Ha pagato col POS o in contanti?" è una domanda che vale soldi: la quadratura di fine giornata, la riconciliazione con l'estratto conto, il contante da versare in banca. I **conti di saldo** esistono per questo: ogni incasso e ogni pagamento dichiara **dove sono passati i soldi**. ## Configurare i conti In **Impostazioni → Conti di saldo** trovi i tipi disponibili: - **Cassa** — i pagamenti in contanti; - **Banca** — conti correnti bancari e POS; - **Conti personalizzati** — per tutto il resto (una seconda banca, la cassa del socio, un circuito particolare). Per ogni conto imposti il **nome** e il **tipo**: bastano quelli che usi davvero. Un'officina tipica lavora bene con tre: *Cassa contanti*, *Banca c/c*, *POS*. ## Dove li usi Ogni volta che registri un pagamento — sull'[incasso di una fattura](/guide/fatture/come-incassare-una-fattura-e-gestire-le-scadenze), sull'[acconto di una scheda di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-incassare-e-fatturare-una-scheda-di-lavoro), sul [pagamento di una spesa](/guide/spese/come-registrare-le-spese-dellofficina) — scegli il conto di saldo. Quel campo alimenta la [prima nota](/guide/cassa/la-prima-nota-di-cassa-e-banca), dove ogni conto ha le sue entrate, le sue uscite e il suo saldo progressivo. > **Suggerimento** — POS e contanti sono entrambi "incassi al banco", ma vivono su conti diversi per un motivo: il POS arriva sull'estratto conto con giorni di valuta e commissioni, il contante sta nel cassetto. Se li registri sullo stesso conto, la quadratura di fine giornata diventa impossibile proprio nei giorni in cui servirebbe di più. ## I tre controlli che i conti rendono facili 1. **Quadratura di cassa** — [prima nota](/guide/cassa/la-prima-nota-di-cassa-e-banca) filtrata su *Cassa contanti* e oggi: il saldo progressivo deve corrispondere al cassetto. 2. **Riconciliazione bancaria** — i movimenti del conto *Banca* accanto all'estratto conto: le differenze saltano fuori riga per riga. 3. **Versamenti** — quando porti il contante in banca, la registrazione del movimento tiene i due saldi allineati con la realtà. ## Domande frequenti ### Quanti conti di saldo mi servono? Quelli che usi davvero: per la maggior parte delle officine bastano tre — cassa contanti, conto corrente e POS. Puoi aggiungerne di personalizzati quando serve, ad esempio una seconda banca. ### Perché POS e contanti vanno su conti separati? Perché si comportano diversamente: il POS arriva in banca con valuta e commissioni, il contante sta nel cassetto. Separarli è ciò che rende possibile quadrare la cassa e riconciliare l'estratto conto. ### Posso cambiare il conto di un pagamento già registrato? Sì, modificando il pagamento sul documento a cui appartiene (fattura, scheda di lavoro, spesa): la prima nota si aggiorna di conseguenza. ### Cosa succede se non scelgo il conto quando registro un pagamento? Il pagamento resta valido ma la prima nota perde precisione: prendi l'abitudine di indicare sempre il conto — è un clic che rende affidabile tutto il registro. ### Posso creare un conto per la seconda sede o per il socio? Sì: i conti personalizzati servono proprio a questo — una seconda cassa, un'altra banca, un circuito particolare. Ogni conto ha le sue entrate, uscite e saldo nella prima nota. --- # Come quadrare la cassa a fine giornata > La routine per quadrare la cassa contanti dell'officina: prima nota filtrata sul giorno, saldo progressivo contro cassetto, e cosa fare quando i conti non tornano. Versione HTML: https://officina.it/guide/cassa/come-quadrare-la-cassa-a-fine-giornata Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 La cassa che non torna è come il rumore strano sull'auto: prima lo controlli, meno costa. A fine giornata la differenza è di oggi, ha quattro movimenti da guardare e una spiegazione a portata di mano; a fine mese è una caccia al tesoro fra centoventi righe. ## La routine (tre minuti) 1. **Apri la [prima nota](/guide/cassa/la-prima-nota-di-cassa-e-banca).** Filtra per **oggi** e per il conto **cassa contanti**. 2. **Leggi il saldo progressivo.** L'ultima riga dice quanti contanti dovrebbero esserci, partendo dal saldo di apertura e passando per ogni incasso e uscita della giornata. 3. **Conta il cassetto.** Se coincide, chiuso: tre minuti, cassa quadrata. 4. **Se non torna, scorri le righe di oggi.** Sono poche: l'acconto in contanti registrato sul conto sbagliato, lo scontrino incassato ma non segnato, la spesa piccola pagata dal cassetto e mai registrata. Nove volte su dieci la differenza ha un nome entro cinque minuti. ## Le cause classiche di una cassa che non torna - **Il conto sbagliato sul pagamento** — l'incasso col POS registrato come contanti (o viceversa): correggi il [conto di saldo](/guide/cassa/come-configurare-i-conti-di-saldo) sul pagamento e la prima nota si sistema. - **Il pagamento non registrato** — il cliente ha pagato al banco ma il pagamento non è stato segnato sulla [fattura](/guide/fatture/come-incassare-una-fattura-e-gestire-le-scadenze) o sulla [scheda](/guide/schede-di-lavoro/come-incassare-e-fatturare-una-scheda-di-lavoro): registralo ora, con la data giusta. - **L'uscita di cassa informale** — il ricambio urgente pagato in contanti al volo: registralo come [spesa](/guide/spese/come-registrare-le-spese-dellofficina) pagata in contanti, così il prelievo dal cassetto ha una riga. > **Suggerimento** — La quadratura serale funziona solo se è **tutti i giorni**: saltarne tre significa cercare una differenza dentro tre giornate di movimenti. Il momento buono è quello in cui si chiude il portone — tre minuti, sempre gli stessi. ## E il versamento in banca? Quando porti il contante in banca, registra il movimento: la cassa contanti scende, la banca sale, e i due saldi della [prima nota](/guide/cassa/la-prima-nota-di-cassa-e-banca) restano allineati con la realtà. La quadratura del giorno dopo parte così da un numero vero. ## Domande frequenti ### Qual è il modo più veloce per quadrare la cassa? Prima nota filtrata su oggi e conto cassa contanti: il saldo progressivo dell'ultima riga è quanto dovrebbe esserci nel cassetto. Se coincide hai finito, se no le righe da controllare sono solo quelle di oggi. ### La cassa non torna: da dove comincio? Dalle righe di oggi nella prima nota: un conto di saldo sbagliato sul pagamento, un incasso non segnato, una piccola spesa pagata dal cassetto senza registrazione. Con pochi movimenti, la differenza si trova in fretta. ### Come registro i soldi presi dal cassetto per una piccola spesa? Come una spesa pagata in contanti: così il prelievo ha una riga nella prima nota e la quadratura torna. Le uscite di cassa informali sono la causa più comune delle differenze. ### Come registro il versamento del contante in banca? Registra il movimento dal conto cassa al conto banca: la cassa scende, la banca sale, e la prima nota resta allineata con quello che è successo davvero. ### Conviene quadrare ogni giorno o basta a fine settimana? Ogni giorno: la differenza di una giornata si spiega con quattro movimenti, quella di una settimana è una caccia al tesoro. Tre minuti alla chiusura sono il compromesso migliore. --- # Come registrare le spese dell'officina > Registrare le spese nel gestionale officina: voci, categoria, fornitore e scadenza di pagamento — anche creandole direttamente dalle fatture passive ricevute via SDI. Versione HTML: https://officina.it/guide/spese/come-registrare-le-spese-dellofficina Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Quanto costa tenere aperta l'officina ogni mese? Se la risposta vive tra estratti conto e raccoglitori, ogni valutazione è a occhio. Il modulo **Gestione spese** (si attiva da [Impostazioni → Scegli le tue funzionalità](/guide/primi-passi/come-configurare-la-tua-officina)) dà a ogni costo una registrazione con fornitore, categoria e scadenza — e il quadro si compone da solo. ## Registrare una spesa 1. **Apri le spese.** Dal menu laterale vai su **Spese**, premi per crearne una nuova e scegli il [fornitore](/guide/fornitori/come-creare-un-fornitore). 2. **Compila i dettagli.** **Categoria** (utenze, affitto, attrezzatura…), **data documento**, **numero fattura fornitore** e **data scadenza pagamento** — la scadenza è quella che poi ti dice cosa c'è da pagare questa settimana. 3. **Aggiungi le voci.** Descrizione, quantità, prezzo, eventuale sconto e IVA: il **Totale Spesa** si compone riga per riga. 4. **Salva e registra i pagamenti.** Come per le [fatture attive](/guide/fatture/come-incassare-una-fattura-e-gestire-le-scadenze), ogni pagamento si registra con data, importo e metodo: la spesa passa da **Da pagare** a **Pagata**, anche in più tranche. ## Dalla fattura passiva alla spesa in un clic Se hai attivato il [ciclo passivo](/guide/fatturazione-elettronica/come-ricevere-le-fatture-dei-fornitori), le fatture dei fornitori arrivano già nel gestionale: aprendo una fattura passiva trovi **Crea una spesa per questa fattura passiva** — righe e importi passano da soli, tu aggiungi categoria e scadenza. È il modo più veloce per avere i costi completi senza doppio inserimento. > **Suggerimento** — Registra anche le spese piccole ma ricorrenti (canoni, telefonia, smaltimento rifiuti): sono quelle che a fine anno pesano senza farsi notare. Con la categoria giusta, "quanto spendo di smaltimento?" diventa una domanda da dieci secondi. ## Dove si vedono i risultati Ogni spesa alimenta due viste: - la **scheda del fornitore** raccoglie le spese verso di lui — utile quando rinegozi le condizioni; - la lista **Spese** con le scadenze ti dice cosa è **da pagare** e cosa è **scaduto**, come per le fatture attive ma dal lato costi. Con le spese dentro, il gestionale smette di raccontare solo quanto incassi: racconta anche quanto ti costa incassarlo. ## Domande frequenti ### Devo attivare qualcosa per usare le spese? Sì, il modulo Gestione spese si attiva in un clic da Impostazioni → Scegli le tue funzionalità. Da quel momento trovi la voce Spese nel menu. ### Posso creare una spesa da una fattura passiva ricevuta via SDI? Sì: aprendo la fattura passiva trovi il pulsante Crea una spesa per questa fattura passiva — righe e importi arrivano da soli, tu completi categoria e scadenza. ### Come registro un pagamento parziale di una spesa? Registri ogni pagamento con data, importo e metodo: la spesa mostra quanto è stato pagato e quanto resta, e passa a Pagata solo a saldo completo. ### A cosa servono le categorie di spesa? A rispondere alle domande di fine anno: quanto spendo di utenze, di attrezzatura, di smaltimento? Ogni spesa categorizzata è un filtro in più quando analizzi i costi. ### Dove vedo quanto ho speso con un fornitore? Nella scheda del fornitore: raccoglie ordini e spese registrate verso di lui, così quando rinegozi le condizioni hai lo storico completo. --- # Come gestire le spese rateali (leasing, attrezzatura, assicurazioni) > Come registrare una spesa rateale nel gestionale officina: piano rate generato automaticamente, pagamenti rata per rata e scadenze sempre sotto controllo. Versione HTML: https://officina.it/guide/spese/come-gestire-le-spese-rateali Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Le spese grosse dell'officina raramente si pagano in una volta: il ponte sollevatore va a 24 mesi, l'assicurazione a semestri, il leasing del furgone ha il suo piano. Se le rate vivono solo nell'home banking, prima o poi una scappa — o peggio, non sai più quanto ti sei davvero impegnato per i prossimi mesi. ## Creare una spesa rateale 1. **Registra la [spesa](/guide/spese/come-registrare-le-spese-dellofficina) normalmente** — fornitore, voci, totale. 2. **Attiva l'opzione Rateale.** Imposti il piano e il gestionale **genera le rate** con i loro importi e le loro scadenze: sulla spesa vedi il **numero di rate generate** e l'elenco completo. 3. **Registra i pagamenti rata per rata.** A ogni addebito segni il pagamento: la rata risulta pagata, e la spesa mostra sempre **quanto è stato pagato e quanto resta**. ## Perché conviene - **Le scadenze diventano visibili.** Ogni rata ha la sua data: la lista delle spese ti dice cosa è in scadenza questo mese, insieme a tutto il resto da pagare. - **L'impegno totale è un numero, non una sensazione.** "Quanto ho ancora da pagare sul sollevatore?" ha una risposta precisa: il totale della spesa meno i pagamenti registrati. - **Fine anno senza sorprese.** Le rate pagate nell'anno sono già registrate, ognuna con la sua data — il commercialista ringrazia. > **Suggerimento** — Usa le spese rateali anche per i costi annuali pagati in un'unica soluzione ma che vuoi "spalmare" mentalmente: registrare l'assicurazione con la sua scadenza reale ti evita la sorpresa del rinnovo che cade sempre nel mese sbagliato. ## Rate e liquidità La forza del piano rate è incrociarlo con il resto: le [fatture da incassare](/guide/fatture/come-incassare-una-fattura-e-gestire-le-scadenze) da una parte, le rate e le [spese da pagare](/guide/spese/come-registrare-le-spese-dellofficina) dall'altra. Guardarli insieme una volta a settimana è il modo più semplice per non farsi trovare scoperti quando le due curve si incrociano. ## Domande frequenti ### Come creo una spesa a rate? Registri la spesa normalmente e attivi l'opzione Rateale impostando il piano: il gestionale genera le rate con importi e scadenze, e sulla spesa vedi il numero di rate generate. ### Le rate si pagano automaticamente? No: a ogni addebito registri il pagamento della rata, così la spesa riflette sempre la realtà — quanto è stato pagato e quanto resta — e te ne accorgi se una rata non è partita. ### Dove vedo le rate in scadenza? Nella lista Spese, insieme alle altre spese da pagare: ogni rata ha la sua data di scadenza, quindi il quadro di ciò che esce questo mese è completo. ### Posso usare le rate per l'assicurazione semestrale? Sì, è il caso tipico insieme a leasing e finanziamenti: imposti le due scadenze semestrali e il gestionale te le ricorda, invece di affidarti al promemoria della compagnia. ### Cosa succede se salto una rata? La spesa mostra il pagato e il residuo: la rata non registrata resta tra le somme da pagare e la vedi in ritardo rispetto alla sua scadenza — il sollecito parte da te, non dalla banca. --- # Nota di credito del fornitore: come stornare una spesa > Come registrare la nota di credito di un fornitore nel gestionale officina: storno totale o parziale della spesa, con importo residuo aggiornato e storico coerente. Versione HTML: https://officina.it/guide/spese/come-gestire-una-nota-di-credito-del-fornitore Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Hai [reso un ricambio](/guide/fornitori/come-registrare-arrivi-merce-e-ddt) e il fornitore ha accettato; oppure ti ha fatturato un prezzo sbagliato e lo corregge. In entrambi i casi arriva una **nota di credito del fornitore** — e se non la registri, la [spesa](/guide/spese/come-registrare-le-spese-dellofficina) continua a chiederti soldi che non devi più. ## Registrare lo storno 1. **Apri la spesa** a cui si riferisce la nota di credito. 2. **Registra lo storno**, con **importo** (totale o parziale) e **data**: lo trovi tra le azioni della spesa. 3. **Controlla il risultato.** L'**importo storno** compare accanto al pagato, e il **da pagare** della spesa si riduce di conseguenza. Se lo storno copre tutto, la spesa si chiude senza pagamenti fantasma. Se hai registrato lo storno per errore, **Annulla storno** lo rimuove e la spesa torna com'era: anche le correzioni si correggono, sempre lasciando traccia. ## I casi tipici - **Reso accettato** — hai rimandato indietro un ricambio [con il DDT](/guide/fornitori/come-registrare-arrivi-merce-e-ddt) e il fornitore ha emesso l'accredito: storno parziale per l'importo del reso. - **Errore di fatturazione** — prezzo o quantità sbagliati in fattura: il fornitore emette la nota di credito correttiva e tu la registri sulla spesa corrispondente. - **Merce mai arrivata** — fattura ricevuta ma consegna annullata: storno totale, spesa chiusa. > **Suggerimento** — Registra lo storno appena arriva la nota di credito, con il riferimento nel commento (numero nota, motivo): a distanza di mesi, "perché questa spesa risulta mezza pagata?" deve avere una risposta scritta, non un ricordo. ## Perché non basta "fare a meno" di pagarla Senza lo storno registrato, la spesa resta tra le cose **da pagare**: ogni volta che scorri le scadenze la rivedi, e prima o poi qualcuno la paga davvero. Lo storno registrato mette in fila i numeri: quanto dovevi, quanto è stato accreditato, quanto resta — e il fornitore e il tuo commercialista vedono la stessa storia. ## Domande frequenti ### Il fornitore mi ha fatto un accredito: dove lo registro? Sulla spesa a cui si riferisce: apri la spesa e registra lo storno con importo e data. Il da pagare della spesa si riduce di conseguenza. ### Lo storno può essere parziale? Sì: indichi l'importo accreditato — ad esempio il valore del solo ricambio reso — e la spesa resta aperta per la differenza. ### Ho registrato uno storno per errore: posso annullarlo? Sì, con Annulla storno: la spesa torna allo stato precedente e la correzione resta tracciata nello storico. ### La nota di credito del fornitore arriva anche via SDI? Sì, se hai il ciclo passivo attivo la trovi tra i documenti ricevuti come le altre fatture passive. La registrazione dello storno sulla spesa resta comunque un tuo gesto, così decidi tu a quale spesa collegarla. ### Cosa succede se non registro la nota di credito? La spesa continua a risultare da pagare per l'importo pieno: la rivedi in ogni controllo delle scadenze e rischi di pagarla per intero. Lo storno mette i numeri a posto una volta per tutte. --- # Come gestire il parco veicoli in vendita > Il modulo concessionaria del gestionale officina: acquisto veicoli, voci di costo per categoria (carrozzeria, gomme, revisione), prezzo di vendita e margine per veicolo. Versione HTML: https://officina.it/guide/concessionaria/come-gestire-il-parco-veicoli-in-vendita Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 L'usato comprato bene si rovina in fretta: due gomme, la carrozzeria, la revisione, il lavaggio — e il margine immaginato al momento dell'acquisto è evaporato senza che nessuno se ne accorgesse. Il modulo **Concessionaria** (si attiva da [Impostazioni → Scegli le tue funzionalità](/guide/primi-passi/come-configurare-la-tua-officina)) tiene i conti veicolo per veicolo. ## Registrare un acquisto 1. **Apri il Parco veicoli** e crea un **Nuovo Acquisto Veicolo**. 2. **Dati veicolo** — marca, modello, targa, numero di telaio: l'identità del mezzo. 3. **Dati acquisto** — **data di acquisto**, **importo** e provenienza: quanto l'hai pagato e quando. 4. **Prezzo di vendita e venditore** — il prezzo a cui vuoi venderlo e chi in squadra lo segue. ## Le voci di costo: dove si gioca il margine Ogni euro speso sul veicolo si registra come **voce di costo** con la sua **categoria**: **Carrozzeria**, **Gomme**, **Ricambi**, **Revisione**, **Lavaggi**, **Minivoltura**, **Commissioni**, **Altro**. Il **Totale costi** cresce voce per voce, e con lui il quadro vero del veicolo: - prezzo di acquisto + costi di ricondizionamento = **quanto ti costa davvero**; - prezzo di vendita − costo totale = **margine reale**, non quello immaginato al momento dell'acquisto. > **Suggerimento** — Registra i costi quando accadono, non alla vendita: il ritocco di carrozzeria da 400 € dimenticato salta fuori proprio durante la trattativa, quando ormai lo sconto lo hai già dato. Il margine aggiornato ti dice fino a dove puoi scendere **prima** di stringere la mano. ## Il parco come lista di lavoro La lista del parco veicoli è la vetrina interna: cosa c'è, da quanto tempo, a che prezzo. I [report della concessionaria](/guide/concessionaria/i-report-della-concessionaria) ti dicono anche i **giorni medi di giacenza** — perché l'usato fermo sul piazzale è capitale che invecchia — e quando arriva il compratore, la [vendita](/guide/concessionaria/come-registrare-la-vendita-di-un-veicolo) parte da una scheda già completa. ## Domande frequenti ### Devo attivare qualcosa per gestire il parco veicoli? Sì, il modulo Concessionaria da Impostazioni → Scegli le tue funzionalità: aggiunge parco veicoli, vendite e report dedicati. ### Come registro i costi di ricondizionamento? Sulla scheda del veicolo aggiungi una voce di costo con categoria (carrozzeria, gomme, revisione, lavaggi…), descrizione e importo: il totale costi e il margine si aggiornano subito. ### A cosa servono le categorie dei costi? A capire dove va a finire il margine: a fine anno vedi se è la carrozzeria, la meccanica o le commissioni a pesare di più sull'usato che compri. ### Posso assegnare un venditore al veicolo? Sì, sul veicolo indichi il venditore incaricato: utile quando la squadra è più di una persona e vuoi sapere chi segue cosa. ### Il veicolo in vendita è diverso dal veicolo di un cliente? Sì: il parco veicoli è merce tua in vendita, con costi e margine; i veicoli dei clienti sono anagrafica con storico interventi. Alla vendita, il veicolo passa al nuovo proprietario. --- # Come registrare la vendita di un veicolo > La vendita veicoli nel gestionale officina: stati bozza, firmato e consegnato, costi di vendita e ricavi aggiuntivi, fattura emessa direttamente dalla vendita. Versione HTML: https://officina.it/guide/concessionaria/come-registrare-la-vendita-di-un-veicolo Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 La vendita di un veicolo è una pratica che vive di passaggi — l'accordo, la firma, la consegna — e di numeri che si muovono fino all'ultimo: lo sconto finale, il bonus del venditore, la commissione della finanziaria. La **vendita** nel gestionale tiene insieme entrambe le cose. ## Registrare la vendita 1. **Parti dal veicolo.** Dal [parco veicoli](/guide/concessionaria/come-gestire-il-parco-veicoli-in-vendita) crea la vendita: il veicolo con il suo **costo di acquisto** e i costi già registrati arriva precompilato. 2. **Scegli il [cliente](/guide/clienti/come-creare-un-nuovo-cliente).** La vendita è intestata a lui: anagrafica completa, perché da qui nascono contratto e fattura. 3. **Completa i numeri.** **Prezzo di vendita**, **costi di vendita** (bonus venditore, commissioni finanziaria…) ed eventuali **ricavi aggiuntivi**: ogni voce ha la sua categoria, e il margine si aggiorna. ## Gli stati della vendita | Stato | Significato | |---|---| | **Bozza** | Trattativa in corso: i numeri si muovono ancora. | | **Firmato** | Il contratto è firmato: il veicolo è impegnato e i numeri sono quelli. | | **Consegnato** | Il veicolo è del cliente: la pratica operativa è chiusa. | Gli stati fanno da filtro sulla lista: cosa è in trattativa, cosa aspetta la consegna, cosa è chiuso. ## Fattura e passaggio finale Dalla vendita [emetti la fattura](/guide/fatture/come-emettere-una-fattura) direttamente: righe e importi arrivano dalla pratica, e il documento segue il [flusso normale](/guide/fatture/come-incassare-una-fattura-e-gestire-le-scadenze) — bozza, emissione, incassi. Il veicolo venduto esce dal parco e il suo [margine](/guide/concessionaria/i-report-della-concessionaria) entra nei report della concessionaria. > **Suggerimento** — Registra **tutti** i costi di vendita, anche quelli piccoli: il bonus al venditore e la commissione della finanziaria escono dal margine esattamente come lo sconto — solo che non si vedono durante la trattativa. La vendita che "sembrava buona" e il margine reale che dice altro è la differenza tra contare e ricordare. ## Domande frequenti ### Come creo una vendita? Dal parco veicoli: scegli il veicolo (arriva con i suoi costi già registrati), il cliente e completa prezzo di vendita, costi di vendita e ricavi. La pratica nasce in bozza. ### Che differenza c'è tra firmato e consegnato? Firmato significa contratto chiuso: il veicolo è impegnato e i numeri sono definitivi. Consegnato significa che il veicolo è passato al cliente: la pratica operativa è conclusa. ### Come fatturo la vendita del veicolo? Dalla vendita stessa: la fattura arriva precompilata con importi e righe della pratica, poi segue il flusso normale — bozza, emissione con numero progressivo, incassi registrati. ### Dove registro il bonus del venditore o la commissione della finanziaria? Nei costi di vendita, ognuno con la sua categoria: così il margine della pratica riflette tutti i costi reali, non solo il prezzo di acquisto. ### Cosa succede al veicolo dopo la vendita? Esce dal parco veicoli e la vendita resta nello storico con il suo margine, che alimenta i report della concessionaria — venduti, ricavi, margini e giacenza media. --- # I report della concessionaria: venduti, margini e giacenza > I report della concessionaria nel gestionale officina: veicoli venduti, ricavi e margini totali, giorni medi di giacenza, vendite più e meno redditizie. Versione HTML: https://officina.it/guide/concessionaria/i-report-della-concessionaria Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Comprare e vendere usato "a sensazione" funziona finché va bene. I report della concessionaria esistono per il giorno in cui ti chiedi se sta andando bene *davvero* — e rispondono con i numeri delle tue vendite, non con le impressioni. ## Cosa trovi nei report - **Veicoli venduti** — quanti mezzi hai venduto nel periodo; - **Ricavo totale** e **Margine totale** — quanto hai incassato e quanto ti è rimasto, [costi di acquisto e ricondizionamento](/guide/concessionaria/come-gestire-il-parco-veicoli-in-vendita) inclusi; - **Profitto medio per veicolo** e **margine percentuale medio** — il numero da confrontare mese dopo mese; - **Giorni medi di giacenza** — quanto tempo l'usato resta sul piazzale prima di trovare un compratore; - **Andamento delle vendite** — il grafico per vedere stagionalità e tendenza; - **Vendite più redditizie e meno redditizie** — le pratiche da cui imparare, in entrambe le direzioni. Tutto si calcola dalle [vendite registrate](/guide/concessionaria/come-registrare-la-vendita-di-un-veicolo): più i costi sono completi, più i report dicono la verità. ## Le due domande che ripagano - **"Su cosa guadagno davvero?"** — le vendite più redditizie e quelle in perdita raccontano quali veicoli comprare e quali evitare: marca, fascia di prezzo, canale di acquisto. Il margine percentuale medio ti dice se il ricarico regge i costi reali. - **"Quanto mi costa il piazzale?"** — i **giorni medi di giacenza** sono capitale fermo: se salgono, o stai comprando quello che il tuo mercato non chiede, o i prezzi sono fuori. È il numero che nessuno guarda finché non fa male. > **Suggerimento** — Guarda le **vendite meno redditizie** senza cercare colpevoli: quasi sempre raccontano un pattern — una fascia di prezzo che non regge il ricondizionamento, un canale di acquisto troppo caro, uno sconto sistematico in trattativa. Un pattern riconosciuto a marzo vale più di un bilancio perfetto a dicembre. ## Da dove vengono i numeri Dai dati che registri: [costi per categoria sul parco veicoli](/guide/concessionaria/come-gestire-il-parco-veicoli-in-vendita), [costi di vendita e ricavi sulla vendita](/guide/concessionaria/come-registrare-la-vendita-di-un-veicolo). I report non chiedono lavoro in più — restituiscono quello che hai già registrato, organizzato per decidere. ## Domande frequenti ### Dove vedo quanto ho guadagnato sulle vendite dei veicoli? Nei report della concessionaria: ricavo totale, margine totale e profitto medio per veicolo nel periodo scelto, calcolati dai prezzi di vendita meno i costi di acquisto, ricondizionamento e vendita registrati. ### Cosa sono i giorni medi di giacenza? Il tempo medio che i veicoli passano sul piazzale prima della vendita: se sale, il capitale resta fermo più a lungo — un segnale su acquisti o prezzi da correggere. ### A cosa servono le vendite più e meno redditizie? A imparare dai casi concreti: le migliori dicono cosa replicare (fascia, canale, tipo di veicolo), le peggiori dove il margine è evaporato — ricondizionamento, sconti o acquisto sbagliato. ### I report includono i costi di ricondizionamento? Sì, se li registri come voci di costo sul veicolo: il margine calcolato riflette acquisto, ricondizionamento e costi di vendita. Report accurati richiedono costi registrati man mano. ### Ogni quanto conviene guardare i report? Una volta al mese per l'andamento, e a ogni fine trimestre per le decisioni — fasce di prezzo, canali di acquisto, prezzi di vendita. I numeri ci sono già, serve solo l'appuntamento con te stesso. --- # Come registrare un treno gomme in deposito > Registrare il deposito gomme nel gestionale officina: treno gomme con cliente e veicolo, caratteristiche, condizione, millimetri residui e ubicazione a scaffale. Versione HTML: https://officina.it/guide/deposito-gomme/come-registrare-un-treno-gomme-in-deposito Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Il deposito gomme è un servizio che fidelizza due volte l'anno — e due volte l'anno rischia di trasformarsi in caccia al tesoro tra gli scaffali. Il modulo **Deposito gomme** (si attiva da [Impostazioni → Scegli le tue funzionalità](/guide/primi-passi/come-configurare-la-tua-officina)) dà a ogni treno gomme una scheda con tutto quello che a ottobre non ricordi più. ## Registrare il treno 1. **Apri il Deposito Gomme** e crea un nuovo treno: scegli il [cliente](/guide/clienti/come-gestire-la-scheda-cliente) e il suo [veicolo](/guide/veicoli/come-gestire-la-scheda-veicolo). 2. **Descrivilo.** **Descrizione** libera per identificarlo e **linea** (la misura), poi le **caratteristiche**: **Estivo** o **Invernale**, **tipo cerchio** (in ferro, in lega o solo pneumatici). 3. **Fotografa lo stato.** **Condizione** (Ottima, Buona, Discreta, Scarsa) e **MM residui**: sono i dati che a primavera ti fanno dire al cliente "queste fanno un'altra stagione" o "queste vanno cambiate" — con i numeri, non a memoria. 4. **Assegna l'ubicazione.** Scaffale, fila, posizione: è il campo che ripaga a ogni cambio. "C3-alto" scritto oggi sono dieci minuti risparmiati a ogni stagione. 5. **Salva con stato e data.** Il treno nasce **In deposito** con la sua data: da qui in poi lo [stato](/guide/deposito-gomme/il-cambio-stagionale-e-gli-stati-del-treno-gomme) racconta dove sono le gomme. Il treno registrato compare anche nella **scheda del cliente** e del veicolo, sezione **Deposito gomme**: quando il cliente chiama, la risposta è lì. > **Suggerimento** — I **MM residui** scritti alla registrazione sono anche una tutela: se a primavera il cliente contesta l'usura, il dato rilevato al deposito racconta la storia. Trenta secondi di spessimetro che valgono una discussione intera. ## Il deposito è un magazzino di fiducia Il cliente ti lascia un bene suo: la scheda del treno con condizione, foto della registrazione e ubicazione è la differenza tra un servizio professionale e un mucchio di gomme con un'etichetta scritta a pennarello. ## Domande frequenti ### Devo attivare qualcosa per usare il deposito gomme? Sì, il modulo Deposito gomme da Impostazioni → Scegli le tue funzionalità: aggiunge la sezione al menu e il riquadro Deposito gomme sulla scheda di clienti e veicoli. ### Cosa conviene scrivere nella descrizione? Quello che ti serve per riconoscere il treno al volo: misura e stagione ci sono già nei campi dedicati, quindi usa la descrizione per ciò che resta — ad esempio «Michelin con cerchi originali Golf». ### A cosa servono i millimetri residui? A decidere e a documentare: sotto una certa soglia le gomme vanno sostituite, e il valore rilevato alla registrazione è la base oggettiva se a primavera il cliente contesta l'usura. ### Come ritrovo le gomme di un cliente? Dalla scheda del cliente o del veicolo, sezione Deposito gomme, oppure dalla lista dei treni: l'ubicazione registrata ti porta allo scaffale giusto senza cercare. ### Posso registrare gomme senza cerchi? Sì: nel tipo cerchio scegli Solo pneumatici. Le caratteristiche restano le stesse — misura, stagione, condizione e millimetri residui. --- # Il cambio stagionale: gli stati del treno gomme > Gestire il cambio gomme stagionale con gli stati del treno: in deposito, montato, riconsegnato al cliente o smaltito, sempre aggiornati a ogni operazione. Versione HTML: https://officina.it/guide/deposito-gomme/il-cambio-stagionale-e-gli-stati-del-treno-gomme Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Ad aprile e a novembre il deposito gomme diventa una catena di montaggio: decine di cambi in pochi giorni. Gli **stati del treno gomme** servono a non perdere il filo — ogni treno dice dove si trova, e l'aggiornamento è un clic dentro il flusso di lavoro. ## I quattro stati | Stato | Significato | |---|---| | **In deposito** | Le gomme sono sui tuoi scaffali, con la loro [ubicazione](/guide/deposito-gomme/come-registrare-un-treno-gomme-in-deposito). | | **Montato** | Le gomme sono sull'auto del cliente; in deposito c'è l'altro treno. | | **Riconsegnato** | Il cliente si è ripreso le gomme: il servizio per quel treno è chiuso. | | **Smaltito** | Fine vita: le gomme sono uscite dal giro, con la data dell'operazione. | Lo stato si cambia dalla scheda del treno con **Aggiorna stato**, insieme alla data dell'operazione. ## Il giro del cambio stagionale Il flusso tipico di un cambio, ad esempio a novembre: 1. Il cliente arriva con le estive montate e le invernali in deposito. 2. Fai il cambio: il treno **invernale** passa a **Montato**, quello **estivo** entra **In deposito** — aggiorna condizione, **MM residui** e **ubicazione** del treno che entra, perché a aprile ringrazierai. 3. Il lavoro in sé — smontaggio, equilibratura, manodopera — vive su una [scheda di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-creare-una-scheda-di-lavoro) o uno [scontrino](/guide/scontrini/come-emettere-uno-scontrino), come ogni altro intervento. Due minuti di aggiornamento per ogni cambio, e in qualsiasi momento sai quanti treni hai in deposito, di chi sono e dove. > **Suggerimento** — Quando il cliente si porta via le gomme definitivamente (auto venduta, cambio gommista), segna **Riconsegnato**: il treno esce dai conteggi senza sparire dallo storico. E quando smaltisci le gomme a fine vita, **Smaltito** con la data documenta la fine del percorso — utile anche verso il cliente che tra un anno chiede "che fine hanno fatto le mie gomme?". ## La stagione si prepara prima Le liste filtrate per stato sono lo strumento di pianificazione: i treni **In deposito** con stagione invernale, a ottobre, sono la lista dei clienti da [richiamare per l'appuntamento](/guide/clienti/come-inviare-email-sms-whatsapp-al-cliente) — un messaggio per ogni cliente, il [calendario](/guide/calendario/come-gestire-gli-appuntamenti-in-officina) che si riempie prima della corsa. ## Domande frequenti ### Quali sono gli stati del treno gomme? In deposito (sui tuoi scaffali), Montato (sull'auto del cliente), Riconsegnato (il cliente se le è riprese) e Smaltito (fine vita). Si aggiornano con Aggiorna stato dalla scheda del treno. ### Cosa aggiorno al cambio stagionale? Il treno che monti passa a Montato, quello che togli entra In deposito: per quest'ultimo aggiorna condizione, millimetri residui e ubicazione, così al prossimo cambio ritrovi tutto. ### Il cliente si è portato via le gomme: che stato metto? Riconsegnato: il treno esce dal deposito ma resta nello storico. È lo stato giusto anche quando l'auto viene venduta o il cliente cambia gommista. ### Come registro il lavoro di smontaggio e montaggio? Con una scheda di lavoro o uno scontrino, come ogni intervento: gli stati del treno raccontano dove sono le gomme, il documento racconta il lavoro e l'incasso. ### Come trovo tutti i clienti da chiamare per il cambio stagionale? Filtra i treni In deposito per stagione: a ottobre quelli invernali sono la lista dei clienti da richiamare, con messaggio o appuntamento diretto dal gestionale. --- # Come richiamare i clienti per il cambio stagionale > Organizzare la stagione del cambio gomme: i treni in deposito come lista di richiamo, messaggi ai clienti dal gestionale e appuntamenti distribuiti sul calendario. Versione HTML: https://officina.it/guide/deposito-gomme/come-richiamare-i-clienti-per-il-cambio-stagionale Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Il paradosso del cambio stagionale: i clienti sono già tuoi — le loro gomme sono sui tuoi scaffali — eppure ogni ottobre l'officina si fa trovare in apnea, con il telefono che squilla e il piazzale pieno. La differenza tra caos e stagione ordinata è **chi chiama per primo**. ## La lista è già pronta I [treni in deposito](/guide/deposito-gomme/come-registrare-un-treno-gomme-in-deposito) sono la tua lista di richiamo: ogni treno ha cliente, veicolo e stagione. A fine settembre, i treni **invernali in deposito** sono esattamente le persone da chiamare prima che chiamino loro — tutti insieme, l'ultima settimana di ottobre. ## Il giro del richiamo 1. **Scorri i treni in deposito** della stagione che sta per entrare. 2. **Contatta il cliente dal gestionale** — [email, SMS o WhatsApp](/guide/clienti/come-inviare-email-sms-whatsapp-al-cliente) dalla sua scheda: il messaggio resta nello storico, e a chi risponde proponi subito una data. 3. **Fissa l'[appuntamento](/guide/calendario/come-gestire-gli-appuntamenti-in-officina)** — con il [promemoria automatico](/guide/calendario/promemoria-automatici-degli-appuntamenti) attivo, così la dimenticanza non mangia lo slot. 4. **Al cambio, aggiorna gli [stati dei treni](/guide/deposito-gomme/il-cambio-stagionale-e-gli-stati-del-treno-gomme)** e le condizioni di quello che entra in deposito. Dieci richiami a settimana per quattro settimane battono cinquanta telefonate ricevute in tre giorni — per te e per il cliente. > **Suggerimento** — Nel messaggio di richiamo, dai al cliente un motivo per rispondere subito: "le tue invernali sono pronte, se prenoti entro venerdì scegli tu l'orario". Chi prenota tardi si prende gli slot rimasti — ed è giusto così. ## I mm residui lavorano per te Il richiamo è anche il momento della [vendita onesta](/guide/deposito-gomme/come-registrare-un-treno-gomme-in-deposito): se alla registrazione hai segnato **MM residui** al limite, il messaggio diventa "le tue invernali sono all'ultimo inverno: se vuoi te le sostituiamo direttamente al cambio". Il dato rilevato sei mesi fa vale più di qualsiasi argomento di vendita — perché è vero, ed è scritto. ## Domande frequenti ### Come trovo i clienti da richiamare per il cambio gomme? Dalla lista dei treni in deposito filtrata per stagione: ogni treno ha cliente e veicolo, quindi la lista dei richiami è già pronta senza costruirla a mano. ### Come contatto i clienti per il cambio stagionale? Dalla scheda di ogni cliente con email, SMS o WhatsApp: il messaggio resta tracciato nello storico e a chi risponde fissi subito l'appuntamento in calendario. ### Come evito l'assalto delle prime settimane di ottobre? Chiamando per primo: distribuisci i richiami su più settimane e premia chi prenota presto con la scelta dell'orario. Il calendario si riempie in modo ordinato invece che a ondate. ### Come propongo la sostituzione delle gomme consumate? Con i millimetri residui rilevati alla registrazione: se un treno era al limite, il richiamo è il momento giusto per proporre la sostituzione con un dato oggettivo, non con una sensazione. ### Il promemoria dell'appuntamento è automatico? Sì: fissato l'appuntamento, attiva il promemoria automatico e il cliente riceve il messaggio il giorno prima — nelle settimane di punta è la differenza tra slot pieni e buchi. --- # Come consultare la banca dati tecnica HaynesPro > La banca dati tecnica HaynesPro nel gestionale officina: ricerca per marca, modello e tipo, consultazione a crediti e veicoli collegati all'anagrafica. Versione HTML: https://officina.it/guide/banca-dati/come-consultare-la-banca-dati-tecnica Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Quanto ci vuole per la distribuzione su quel motore? Che olio va in quel cambio? Dove passa quel cavo? La **banca dati HaynesPro** — la stessa che usano le reti ufficiali — risponde dal gestionale, senza abbonamenti separati né manuali sparsi in officina. ## Attivarla e consultarla 1. **Attiva il modulo.** In [Impostazioni → Scegli le tue funzionalità](/guide/primi-passi/come-configurare-la-tua-officina) abilita **Banca dati HaynesPro** (serve un abbonamento attivo). 2. **Trova il veicolo.** Dalla **Banca dati** navighi per **marca → modello → tipo**, oppure parti da un [veicolo della tua anagrafica](/guide/veicoli/come-gestire-la-scheda-veicolo) e lo associ: la scheda tecnica resta collegata alla sua targa. 3. **Sblocca la consultazione.** L'accesso al singolo veicolo **consuma crediti** — come [visure targa e SMS](/guide/primi-passi/assistenza-demo-e-come-chiedere-aiuto) — e una volta sbloccato lo ritrovi nello **storico delle consultazioni**, insieme ai veicoli già consultati. ## Cosa c'è dentro La scheda tecnica del veicolo è organizzata per sezioni: - **Informazioni generali** — identificazione, codice motore, alimentazione, cilindrata; - **Manutenzione** — [piani di manutenzione, procedure e tempi ufficiali](/guide/banca-dati/tempari-e-piani-di-manutenzione); - **Dati di riparazione** — coppie di serraggio, valori di registrazione, punti di sollevamento; - **Diagnostica ed elettronica** — [codici errore OBD, schemi elettrici, posizione componenti](/guide/banca-dati/diagnosi-schemi-elettrici-e-richiami); - **Richiami** — le campagne del costruttore per quel modello. > **Suggerimento** — Associa la consultazione al **veicolo in anagrafica**: la prossima volta che quella targa entra in officina, la scheda tecnica è già lì, collegata — e lo storico delle consultazioni ti evita di sbloccare due volte lo stesso veicolo per la stessa domanda. ## Quando conviene La banca dati ripaga quando il tempo è la risorsa: il **tempario ufficiale** per [prezzare un preventivo](/guide/preventivi/come-creare-un-preventivo) senza scommettere, la **procedura** per un lavoro che non fai tutti i giorni, lo **schema elettrico** che trasforma un pomeriggio di tester in mezz'ora mirata. Un solo sblocco che evita un'ora di ricerca si è già ripagato. ## Domande frequenti ### Cosa serve per usare la banca dati HaynesPro? Il modulo Banca dati HaynesPro attivo da Impostazioni → Scegli le tue funzionalità, un abbonamento attivo e crediti: ogni consultazione di un veicolo consuma crediti come le visure targa. ### Come trovo il veicolo giusto nella banca dati? Navigando per marca, modello e tipo, oppure associando un veicolo della tua anagrafica: in quel caso la scheda tecnica resta collegata alla targa e la ritrovi dalla scheda del veicolo. ### Cosa contiene la scheda tecnica di un veicolo? Informazioni generali, piani e procedure di manutenzione con i tempi, dati di riparazione (coppie di serraggio, punti di sollevamento), diagnostica con codici OBD, schemi elettrici e richiami del costruttore. ### Pago ogni volta che apro la stessa scheda? No: lo sblocco vale per il veicolo consultato e lo ritrovi nello storico delle consultazioni. Il credito serve per sbloccare un veicolo nuovo. ### La banca dati sostituisce il manuale del costruttore? È la banca dati professionale di HaynesPro usata dalle reti di assistenza: tempari, procedure, schemi e richiami ufficiali, mantenuti aggiornati — senza raccoglitori cartacei in officina. --- # Tempari e piani di manutenzione: prezzare con i tempi ufficiali > Usare tempari e piani di manutenzione della banca dati HaynesPro: tempi ufficiali di lavorazione, procedure e preventivo di manutenzione per prezzare senza scommettere. Versione HTML: https://officina.it/guide/banca-dati/tempari-e-piani-di-manutenzione Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 "Quanto mi costa il tagliando completo?" chiede il cliente al telefono. Rispondere a occhio ha due esiti: prezzo alto e cliente perso, o prezzo basso e margine regalato. La sezione **Manutenzione** della [banca dati](/guide/banca-dati/come-consultare-la-banca-dati-tecnica) risponde con i numeri del costruttore. ## Cosa trovi nella sezione Manutenzione - **Piano di manutenzione** — gli interventi previsti dal costruttore per chilometraggio ed età: cosa va fatto a questo tagliando, non a memoria ma da specifica; - **Procedure di manutenzione** — i passaggi operativi, utili quando il modello non è di casa; - **Preventivo di manutenzione** — la stima con i **tempi ufficiali di lavorazione**: il tempario che trasforma le ore in un prezzo; - **Dati di riparazione** — coppie di serraggio, capacità e specifiche dei liquidi, valori di registrazione; - **Punti di sollevamento** e **lubrificanti** — anche in versione stampabile, da portare sul ponte. ## Dal tempario al preventivo Il flusso che ripaga: 1. Il cliente chiede un intervento; apri la scheda tecnica del suo [veicolo](/guide/banca-dati/come-consultare-la-banca-dati-tecnica). 2. Leggi **tempi ufficiali** e piano di manutenzione: sai *cosa* va fatto e *quanto tempo* richiede. 3. Componi il [preventivo](/guide/preventivi/come-creare-un-preventivo): ore ufficiali × la tua [tariffa oraria](/guide/articoli/il-listino-manodopera-e-il-catalogo-servizi) + ricambi dal [magazzino](/guide/articoli/come-creare-un-articolo-di-magazzino). Numeri difendibili, margine [verificabile](/guide/schede-di-lavoro/come-calcolare-il-margine-di-una-scheda-di-lavoro). Il tempario è anche il tuo alleato nelle discussioni: "ci vogliono 2,8 ore da specifica del costruttore" chiude conversazioni che "secondo me mezza giornata" apre. > **Suggerimento** — Usa il piano di manutenzione anche in senso commerciale: se il costruttore prevede il cambio del liquido freni che il cliente non ha mai fatto, il preventivo si allarga con un motivo scritto — non è una vendita spinta, è la specifica del suo costruttore. ## Stampe da officina Le tabelle di **lubrificanti** e **registrazioni** si stampano: sul ponte vale più un foglio con le coppie di serraggio giuste che dieci schede aperte sul telefono con le mani sporche. ## Domande frequenti ### Dove trovo i tempi di lavorazione ufficiali? Nella sezione Manutenzione della scheda tecnica del veicolo: il preventivo di manutenzione usa i tempi ufficiali del costruttore, la base più solida per prezzare la manodopera. ### Come uso il tempario per fare il preventivo al cliente? Ore ufficiali moltiplicate per la tua tariffa oraria del listino manodopera, più i ricambi dal magazzino: il preventivo nasce da numeri difendibili invece che da stime. ### Il piano di manutenzione vale per il chilometraggio specifico? Sì: gli interventi previsti dal costruttore sono organizzati per chilometraggio ed età del veicolo, così proponi al cliente esattamente ciò che è previsto per il suo tagliando. ### Posso stampare i dati per il ponte? Sì: lubrificanti e valori di registrazione hanno versioni stampabili — più comode delle schede aperte sul telefono quando si lavora. ### Il cliente contesta il tempo che gli ho fatturato: come mi difendo? Con il tempario ufficiale: se la banca dati indica 2,8 ore per quell'intervento su quel motore, il numero è del costruttore, non una tua stima. È la differenza tra discutere e mostrare. --- # Diagnosi, schemi elettrici e richiami del costruttore > Diagnostica ed elettronica nella banca dati HaynesPro: codici errore OBD, casi risolti, schemi elettrici, posizione componenti e richiami del costruttore. Versione HTML: https://officina.it/guide/banca-dati/diagnosi-schemi-elettrici-e-richiami Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 La spia accesa è l'inizio, non la diagnosi: il codice letto dallo strumento dice dove guardare, non cosa sostituire. Le sezioni **Diagnostica** ed **Elettronica** della [banca dati](/guide/banca-dati/come-consultare-la-banca-dati-tecnica) sono il pezzo che manca tra il codice e la riparazione. ## La cassetta degli attrezzi diagnostica - **Codici errore OBD** — inserisci il codice diagnostico e la ricerca ti porta su cause e verifiche per quel codice su quel veicolo, non in generale; - **Casi** — problemi già risolti e documentati su quel modello: il collega che quell'auto l'ha già vista; - **Bollettini di assistenza tecnica** — i difetti noti al costruttore con la soluzione ufficiale, spesso la risposta ai problemi "strani"; - **Connettore di diagnosi** — dove attaccarsi, senza smontare mezza plancia per scoprirlo. ## L'elettronica: schemi e posizioni - **Schemi elettrici** — il percorso di ogni circuito: il pomeriggio col tester diventa una verifica mirata; - **Impianto elettrico** e **Posizione componenti** — dove sta fisicamente quella centralina, quel relè, quel sensore su quel modello; - **Spie ed indicatori** — cosa significa esattamente quella spia su quel cruscotto. ## I richiami del costruttore La sezione **Richiami** elenca le campagne del costruttore per il modello: difetti riconosciuti e interventi previsti. Vale la pena guardarla a ogni [veicolo nuovo in anagrafica](/guide/veicoli/come-aggiungere-un-veicolo): un richiamo aperto è un intervento che il costruttore paga — e un cliente avvisato da te, prima che dalla lettera, ricorda chi gliel'ha detto. > **Suggerimento** — Prima di ordinare il ricambio "probabile", controlla i **Casi** e i **bollettini**: se il difetto è noto, la soluzione documentata evita il pezzo sostituito a vuoto. La diagnosi più economica è quella che qualcun altro ha già fatto — e la banca dati te la mette in mano [al costo di uno sblocco](/guide/banca-dati/come-consultare-la-banca-dati-tecnica). ## Domande frequenti ### Come cerco un codice errore OBD? Nella sezione Diagnostica inserisci il codice: la ricerca restituisce cause e verifiche riferite a quel codice su quel veicolo specifico, non spiegazioni generiche. ### Cosa sono i Casi? Problemi già risolti e documentati su quel modello: sintomi, causa e soluzione. Prima di smontare mezzo motore conviene controllare se qualcuno ha già fatto la stessa strada. ### A cosa servono i bollettini di assistenza tecnica? Sono i difetti noti al costruttore con la soluzione ufficiale: la risposta ai problemi «strani» che non seguono la logica — spesso il costruttore li conosce già. ### Come vedo se un veicolo ha richiami aperti? Nella sezione Richiami della scheda tecnica: le campagne del costruttore per quel modello, con i difetti riconosciuti e gli interventi previsti — interventi che paga il costruttore. ### Gli schemi elettrici valgono per il modello esatto? Sì, la scheda tecnica è del tipo specifico che hai selezionato o associato al veicolo: schemi, posizione componenti e connettore di diagnosi si riferiscono a quel mezzo. --- # Come gestire la flotta a noleggio e le auto di cortesia > Gestire i veicoli a noleggio dell'officina: flotta dedicata con listino noleggio, prezzo al giorno e sconti, per auto di cortesia e noleggio breve. Versione HTML: https://officina.it/guide/noleggi/come-gestire-la-flotta-a-noleggio Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 L'auto di cortesia è un servizio che fidelizza — finché non diventa un buco nero: chi ce l'ha adesso? In che condizioni è tornata? Il modulo **Gestione noleggi** (si attiva da [Impostazioni → Scegli le tue funzionalità](/guide/primi-passi/come-configurare-la-tua-officina)) dà alla flotta una casa separata dai [veicoli dei clienti](/guide/veicoli/come-aggiungere-un-veicolo). ## Aggiungere un veicolo alla flotta 1. **Apri la flotta.** Dal menu **Noleggi** vai sui veicoli a noleggio e creane uno nuovo. 2. **Identificalo.** **Marca**, **modello**, **versione**, **targa**, **numero di telaio** (VIN), **data di immatricolazione** e **chilometri attuali** — gli stessi dati identificativi di qualsiasi veicolo, perché anche l'auto di cortesia va assicurata, revisionata e tracciata. 3. **Imposta il listino noleggio.** **Prezzo al giorno** (IVA esclusa) ed eventuale **sconto**: è la tariffa che le [prenotazioni](/guide/noleggi/come-creare-una-prenotazione-di-noleggio) proporranno da sole. Per l'auto di cortesia gratuita, il listino può restare a zero — la prenotazione serve comunque a sapere dov'è l'auto. ## Flotta a noleggio e veicoli clienti: due mondi La flotta a noleggio è **tua**: sono mezzi dell'officina, con le loro tariffe, che escono e rientrano. I [veicoli dei clienti](/guide/veicoli/come-gestire-la-scheda-veicolo) sono la loro anagrafica con lo storico degli interventi. Tenerli separati evita l'errore classico dei fogli di carta: la Panda di cortesia registrata come veicolo di un cliente, con lo storico che si mescola. > **Suggerimento** — Tratta l'auto di cortesia come tratteresti quella di un cliente: chilometri aggiornati, [revisione in scadenza](/guide/veicoli/come-gestire-la-scheda-veicolo) sotto controllo, tagliandi registrati con una [scheda di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-creare-una-scheda-di-lavoro) intestata all'officina stessa. Il cliente che riceve un'auto di cortesia curata la ricorda; quella con la spia accesa pure, ma in un altro modo. ## Il quadro delle prenotazioni Ogni veicolo della flotta ha le sue **prenotazioni**: chi lo ha adesso, chi lo aspetta, quando rientra. La [prenotazione](/guide/noleggi/come-creare-una-prenotazione-di-noleggio) è il pezzo che trasforma la flotta da elenco di targhe a servizio organizzato. ## Domande frequenti ### Devo attivare qualcosa per gestire i noleggi? Sì, il modulo Gestione noleggi da Impostazioni → Scegli le tue funzionalità: aggiunge la sezione Noleggi al menu con flotta e prenotazioni. ### L'auto di cortesia gratuita va comunque messa a listino? Sì, con prezzo a zero se non fai pagare il servizio: la prenotazione serve comunque a sapere chi ha l'auto, da quando e in che condizioni è uscita. ### Che differenza c'è tra un veicolo della flotta e il veicolo di un cliente? Il veicolo della flotta è dell'officina, con tariffa e prenotazioni; il veicolo del cliente è anagrafica con storico interventi. Tenerli separati evita di mescolare gli storici. ### Come registro i tagliandi dell'auto di cortesia? Con una scheda di lavoro come per qualsiasi veicolo: l'auto di cortesia è un mezzo dell'officina e la sua manutenzione merita lo stesso storico documentato. ### Posso avere tariffe diverse per veicoli diversi? Sì: ogni veicolo della flotta ha il suo prezzo al giorno ed eventuale sconto nel listino noleggio — la Panda di cortesia e il furgone a noleggio hanno tariffe indipendenti. --- # Come creare una prenotazione di noleggio (uscita e rientro) > Creare una prenotazione di noleggio nel gestionale officina: periodo e tariffa, condizioni del veicolo all'uscita e al rientro, stati pianificato, in corso e completato. Versione HTML: https://officina.it/guide/noleggi/come-creare-una-prenotazione-di-noleggio Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 "Era già graffiata" è la discussione che nessuno vuole fare al rientro. La prenotazione di noleggio esiste per non farla mai: **condizioni all'uscita e al rientro documentate**, con carburante, chilometri e note — e la discussione finisce prima di cominciare. ## Creare la prenotazione 1. **Apri i Noleggi** e crea una **Nuova Prenotazione**: scegli il [cliente](/guide/clienti/come-creare-un-nuovo-cliente) e il [veicolo della flotta](/guide/noleggi/come-gestire-la-flotta-a-noleggio). 2. **Imposta il periodo.** **Data e ora di inizio e fine** del noleggio: è quello che rende visibile chi ha l'auto e quando torna. 3. **Imposta la tariffa.** La **tariffa giornaliera** arriva dal listino del veicolo, con quantità (giorni), eventuale **sconto** e importo: per l'auto di cortesia gratuita resta a zero. 4. **Documenta l'uscita.** Nella sezione dedicata registri lo **stato del veicolo alla consegna**: **carburante** (da Pieno 4/4 a Riserva 0/4), **chilometri**, **chiavi** consegnate e **note uscita** — il graffio preesistente scritto qui vale più di dieci discussioni. 5. **Al rientro, chiudi il giro.** Registra **carburante e chilometri al rientro** e le **note rientro**: la prenotazione racconta l'intera storia. ## Gli stati della prenotazione - **Pianificato** — il noleggio è prenotato, l'auto non è ancora uscita; - **In corso** — l'auto è fuori: la prenotazione dice a chi e fino a quando; - **Completato** — l'auto è rientrata, condizioni documentate. La lista delle prenotazioni filtrata sugli stati risponde alle domande operative: quali auto sono fuori adesso? Cosa rientra questa settimana? C'è un'auto libera per il cliente di domani? > **Suggerimento** — Compila le note di uscita **davanti al cliente**, come il check-in di un'auto a noleggio in aeroporto: trenta secondi insieme attorno all'auto, e il rientro diventa una formalità invece che una trattativa. ## E poi? A noleggio completato, se il servizio è a pagamento [emetti la fattura direttamente dal noleggio](/guide/noleggi/cauzione-e-fatturazione-del-noleggio) — e se hai trattenuto una [cauzione](/guide/noleggi/cauzione-e-fatturazione-del-noleggio), è il momento di chiuderla. ## Domande frequenti ### Cosa registro all'uscita del veicolo? Stato del veicolo alla consegna: carburante (da Pieno 4/4 a Riserva 0/4), chilometri, numero di chiavi consegnate e note di uscita — graffi preesistenti inclusi. È il verbale che evita discussioni al rientro. ### Come vedo quali auto sono fuori in questo momento? Dalla lista delle prenotazioni filtrata sullo stato In corso: per ogni noleggio vedi cliente, veicolo e periodo, quindi sai chi ha cosa e quando rientra. ### La tariffa si calcola da sola? La tariffa giornaliera arriva dal listino del veicolo e moltiplicata per i giorni dà l'importo, con eventuale sconto. Per l'auto di cortesia gratuita resta a zero. ### Il cliente contesta un graffio al rientro: come mi tutelo? Con le note di uscita compilate alla consegna: se il graffio non era annotato all'uscita, la prenotazione documenta le condizioni di partenza. È il motivo per cui conviene compilarle davanti al cliente. ### Posso fatturare il noleggio al cliente? Sì: dal noleggio emetti la fattura direttamente, con periodo e tariffa già compilati. Per l'auto di cortesia gratuita non serve, ma la prenotazione resta come traccia del servizio. --- # Cauzione e fatturazione del noleggio > Gestire la cauzione del noleggio (trattenuta e restituzione) e fatturare il noleggio dal gestionale officina, con periodo e tariffa già compilati. Versione HTML: https://officina.it/guide/noleggi/cauzione-e-fatturazione-del-noleggio Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Il noleggio breve ha due code amministrative che i fogli volanti perdono sempre: la **cauzione** da restituire e la **fattura** da emettere. Nel gestionale vivono sulla stessa [prenotazione](/guide/noleggi/come-creare-una-prenotazione-di-noleggio), quindi non si perdono. ## La cauzione Sulla prenotazione registri la **cauzione** trattenuta alla consegna. Da quel momento ha uno stato che parla chiaro: - **trattenuta** — l'officina ha ancora una somma del cliente: è un debito aperto verso di lui, non un incasso; - **chiusa** — la cauzione è stata restituita (o trattenuta a copertura di danni concordati) e la partita è saldata. Alla riconsegna, chiudi la cauzione contestualmente al [rientro documentato](/guide/noleggi/come-creare-una-prenotazione-di-noleggio): se le condizioni sono a posto, restituisci e chiudi; se c'è un danno, le **note di rientro** e le condizioni d'uscita ti danno la base per parlarne con il cliente a carte scoperte. > **Suggerimento** — Una cauzione dimenticata è il peggio dei due mondi: il cliente ricorda che ti ha lasciato dei soldi, tu no. Lo stato della cauzione esiste per questo — ogni tanto scorri le prenotazioni completate e verifica che non ci siano cauzioni ancora trattenute senza motivo. ## La fattura del noleggio Se il noleggio è a pagamento, [emetti la fattura](/guide/fatture/come-emettere-una-fattura) **direttamente dalla prenotazione**: periodo, tariffa giornaliera e importo arrivano già compilati, tu controlli e [la emetti come qualsiasi fattura](/guide/fatture/come-emettere-una-fattura) — bozza, numerazione all'emissione, [incassi registrati](/guide/fatture/come-incassare-una-fattura-e-gestire-le-scadenze). Per l'**auto di cortesia gratuita** la fattura non serve: la prenotazione con uscita e rientro documentati è comunque la traccia del servizio — utile anche quando il cliente chiede "ma quanto varrebbe questo servizio?": il listino risponde per te. ## Il quadro completo Prenotazione, cauzione e fattura vivono collegate: chi apre il noleggio vede se c'è una cauzione da chiudere, la fattura sa da quale noleggio nasce, e a fine mese i noleggi fatturati e incassati passano per la [prima nota](/guide/cassa/la-prima-nota-di-cassa-e-banca) come tutto il resto. ## Domande frequenti ### Come registro la cauzione del noleggio? Sulla prenotazione: registri la somma trattenuta alla consegna e la chiudi alla restituzione. Lo stato distingue le cauzioni ancora trattenute da quelle saldate. ### Il cliente ha fatto un danno: posso trattenere la cauzione? La decisione è commerciale e va concordata col cliente: le note di rientro e le condizioni di uscita documentate ti danno la base oggettiva. Chiudi poi la cauzione indicando l'esito. ### Come fatturo il noleggio? Dalla prenotazione emetti la fattura con periodo e tariffa già compilati: da lì in poi segue il flusso normale — bozza, emissione con numero progressivo, incassi registrati. ### L'auto di cortesia gratuita va fatturata? No: se il servizio è gratuito non c'è nulla da fatturare. La prenotazione con uscita e rientro resta comunque la traccia documentata del servizio. ### Dove vedo le cauzioni ancora da restituire? Scorri le prenotazioni completate e controlla lo stato delle cauzioni: quelle trattenute senza motivo sono debiti aperti verso i clienti — meglio scoprirlo dalla lista che dalla telefonata del cliente. --- # Come personalizzare i documenti: logo, stile e opzioni di stampa > Personalizzare i documenti del gestionale officina: logo e colore, stile di stampa, numerazione di partenza, sezionali e opzioni come nascondere il dettaglio prezzi. Versione HTML: https://officina.it/guide/impostazioni/come-personalizzare-i-documenti-di-stampa Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Il preventivo che consegni è la tua faccia su carta: con il logo giusto e i numeri presentati come vuoi tu, o come un modulo anonimo. Tutto si regola in un posto solo: **Impostazioni → Personalizza documenti**. ## Aspetto: logo, colore e stile - **Logo officina** — compare su [preventivi](/guide/preventivi/come-creare-un-preventivo), [schede di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-creare-una-scheda-di-lavoro), [fatture](/guide/fatture/come-emettere-una-fattura) e [scontrini](/guide/scontrini/come-emettere-uno-scontrino) stampati e inviati; - **Colore documenti** — il colore d'accento che caratterizza i tuoi PDF; - **Stile** — scegli il template grafico dei documenti (ad esempio *Magneto* o *Solaris*): stessa struttura, presentazione diversa. ## Numerazione: da dove si parte Nella sezione **Numerazione** imposti il **numero di partenza** di fatture e note di credito per anno: utile quando arrivi da un altro gestionale a metà anno e la numerazione deve proseguire da dove eri rimasto, non ripartire da 1. Qui vivono anche i [**sezionali**](/guide/fatturazione-elettronica/numerazione-e-sezionali-delle-fatture-elettroniche) e l'[**IBAN** con il termine di pagamento predefinito](/guide/fatture/metodi-di-pagamento-e-iban-in-fattura). ## Le opzioni che cambiano i documenti - **Mostra codice articolo nelle schede lavoro** — utile se il cliente o il perito vogliono i riferimenti esatti dei ricambi; - **Mostra importi IVA inclusa** — le singole righe con l'IVA dentro: per i privati, che ragionano col prezzo finale; - **Nascondi dettaglio prezzi preventivi** e **Nascondi dettaglio prezzi schede lavoro** — il documento mostra i totali ma non il prezzo di ogni riga: utile quando vendi il lavoro completo e non vuoi la trattativa riga per riga. > **Suggerimento** — "Nascondi dettaglio prezzi" è una scelta commerciale, non un trucco: il preventivo a corpo ("tagliando completo: 240 €") difende il valore del pacchetto, quello dettagliato dà trasparenza ai clienti che la chiedono. Puoi cambiare l'opzione quando vuoi — trova la via che funziona con i tuoi clienti. ## La prova del nove Dopo ogni modifica, apri l'anteprima PDF di un documento esistente: trenta secondi per vedere quello che vedrà il cliente, prima che lo veda davvero. ## Domande frequenti ### Dove carico il logo dell'officina? In Impostazioni → Personalizza documenti, sezione dedicata all'aspetto: il logo compare su preventivi, schede di lavoro, fatture e scontrini, stampati o inviati al cliente. ### Arrivo da un altro gestionale: come faccio proseguire la numerazione delle fatture? Imposta il numero di partenza per l'anno in corso in Personalizza documenti → Numerazione: la prossima fattura emessa continuerà dalla tua numerazione precedente, senza buchi né ripartenze da 1. ### Posso nascondere i prezzi delle singole righe sul preventivo? Sì, con Nascondi dettaglio prezzi preventivi: il cliente vede le voci e il totale ma non il prezzo di ogni riga. Esiste l'opzione gemella per le schede di lavoro. ### Come mostro i prezzi IVA inclusa al cliente? Attiva Mostra importi IVA inclusa: le singole righe appaiono comprensive di IVA — più leggibili per i privati che ragionano col prezzo finale. ### Cosa cambia tra gli stili di documento? La struttura è la stessa — intestazione, righe, totali — ma cambia la presentazione grafica. Scegli quello più vicino al tuo gusto e verifica con l'anteprima PDF. --- # Come attivare e disattivare i moduli dell'officina > Come attivare o disattivare i moduli del gestionale officina (deposito gomme, noleggi, concessionaria, accettazioni) da Impostazioni: un interruttore per… Versione HTML: https://officina.it/guide/impostazioni/come-attivare-e-disattivare-i-moduli Ultimo aggiornamento: 2026-07-22 Il gestionale mostra **solo le funzionalità che usi**. Non gestisci gomme in deposito? Il menu non ha quella voce. Ti serve la concessionaria? La accendi in un attimo. I **moduli** si attivano e disattivano quando vuoi, così il menu laterale resta pulito e su misura. ## Dove si trova **Impostazioni → Dati e strumenti → Personalizza moduli**. C'è un **interruttore per ogni modulo**. ## Come si fa 1. Apri **Impostazioni → Personalizza moduli**. 2. **Accendi o spegni** l'interruttore del modulo. 3. **Salva**. Un modulo **acceso** compare subito nel menu laterale; uno **spento** sparisce dal menu — ma **senza perdere niente**: i dati restano, e riaccendendolo tornano tutti al loro posto. ## I moduli che puoi accendere Fra i moduli opzionali trovi, a seconda del tuo piano: - **Accettazioni** — il check-in del veicolo all'arrivo in officina; - **Deposito gomme** — lo stoccaggio stagionale dei treni gomme; - **Concessionaria** — il parco veicoli in vendita e le vendite; - **Gestione noleggi** — le auto di cortesia e i veicoli a noleggio, con prenotazioni e fatturazione. ## Attiva solo ciò che usi La regola è semplice: **tieni acceso solo quello che usi davvero**. Un menu corto è un menu veloce, e un modulo si riaccende in qualsiasi momento quando ti serve. Provarli non costa nulla: se non fanno per te, li spegni. > **Suggerimento** — Se una sezione che ti aspetti non compare nel menu, quasi sempre è il suo modulo a essere spento. Fai un salto in **Personalizza moduli** e accendilo, invece di cercarla altrove. ## Domande frequenti ### Dove attivo o disattivo un modulo? In Impostazioni → Dati e strumenti → Personalizza moduli. Ogni modulo ha un interruttore: accendilo o spegnilo e premi Salva. ### Se disattivo un modulo perdo i suoi dati? No. Il modulo sparisce dal menu, ma i dati restano intatti: riaccendendolo ritrovi tutto al suo posto. Disattivare nasconde, non cancella. ### Posso riattivare un modulo dopo averlo spento? Sì, in qualsiasi momento: torni in Personalizza moduli e riaccendi l'interruttore. La sezione ricompare subito nel menu. ### Quali moduli posso attivare? A seconda del piano: accettazioni (check-in), deposito gomme, concessionaria (vendita veicoli), gestione noleggi e altri. Ognuno con il suo interruttore. ### Perché non vedo una sezione nel menu laterale? Molto probabilmente il modulo corrispondente è disattivato. Vai in Impostazioni → Dati e strumenti → Personalizza moduli e accendilo. --- # Aliquote IVA e tipi di intervento: le liste che usi ovunque > Configurare le aliquote IVA (con la predefinita) e i tipi di intervento del gestionale officina: due liste che alimentano preventivi, schede di lavoro e fatture. Versione HTML: https://officina.it/guide/impostazioni/aliquote-iva-e-tipi-di-intervento Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Ci sono due liste che tocchi in ogni documento senza pensarci: l'**aliquota IVA** di ogni riga e il **tipo di intervento** della pratica. Configurarle bene una volta significa non pensarci mai più — e trovarle sbagliate significa correggerle per sempre. ## Aliquote IVA In **Impostazioni → Aliquote IVA** gestisci le aliquote disponibili nei documenti: - ogni aliquota ha il suo valore e una descrizione; - una è la **predefinita**: quella proposta su ogni nuova riga di [preventivi](/guide/preventivi/come-creare-un-preventivo), [schede di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-creare-una-scheda-di-lavoro), [fatture](/guide/fatture/come-emettere-una-fattura) e [articoli](/guide/articoli/come-creare-un-articolo-di-magazzino); - le altre restano a portata di menu per i casi particolari (esenzioni, regimi speciali, operazioni non imponibili). Per l'officina tipica il 22% predefinito copre quasi tutto; le aliquote aggiuntive esistono per il resto — concordale con il commercialista una volta e il tema è chiuso. ## Tipi di intervento Il **tipo di intervento** (tagliando, frizione, gomme, diagnosi, carrozzeria…) classifica [preventivi](/guide/preventivi/come-creare-un-preventivo) e [schede di lavoro](/guide/schede-di-lavoro/come-creare-una-scheda-di-lavoro). Le categorie le definisci tu in **Impostazioni → Tipo intervento** — e puoi crearle anche al volo, mentre compili un documento. A cosa servono, in pratica: - **ritrovare i lavori** — "quante frizioni abbiamo fatto quest'anno?" ha una risposta solo se le frizioni sono classificate; - **leggere l'officina** — i tipi di intervento raccontano su cosa lavori davvero, e quindi dove conviene specializzarsi o attrezzarsi; - **organizzare il calendario** — il tipo di lavoro guida i [colori e i calendari](/guide/calendario/come-usare-piu-calendari) degli appuntamenti. > **Suggerimento** — Poche categorie, usate sempre: dieci tipi di intervento ben scelti battono trenta usati a caso. La regola pratica: se dopo tre mesi una categoria ha un solo documento, accorpala — le liste servono a chi le usa, non a chi le ha inventate. ## Domande frequenti ### Come cambio l'aliquota IVA predefinita? In Impostazioni → Aliquote IVA: la predefinita è quella proposta automaticamente su ogni nuova riga di documenti e articoli. Le altre aliquote restano selezionabili riga per riga. ### Posso aggiungere un'aliquota per i casi particolari? Sì, con Aggiungi aliquota: valore e descrizione. Utile per esenzioni, regimi speciali o operazioni non imponibili — concordale con il commercialista. ### A cosa serve il tipo di intervento? Classifica preventivi e schede di lavoro: ti fa ritrovare i lavori per tipo, leggere su cosa lavora davvero l'officina e organizzare calendario e colori. ### Posso creare un tipo di intervento al volo? Sì, anche mentre compili un preventivo o una scheda di lavoro: la nuova categoria resta disponibile per tutti i documenti successivi. ### Quante categorie di intervento conviene avere? Poche e usate sempre: una decina ben scelta batte trenta categorie usate a caso. Se una categoria resta vuota per mesi, accorpala a una più generale. --- # Esportazione e backup: i dati restano tuoi > Esportare i dati dal gestionale officina: backup completo da Impostazioni e esportazioni mirate di clienti, fatture, schede e magazzino in Excel e CSV. Versione HTML: https://officina.it/guide/impostazioni/esportazione-e-backup-dei-dati Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 "E se un giorno volessi andarmene, i miei dati?" È la domanda giusta da fare a qualsiasi gestionale — e la risposta onesta è l'unica accettabile: **i dati sono tuoi**, e escono quando vuoi. ## Il backup completo In **Impostazioni → Esportazione e backup** avvii un **backup completo**: l'esportazione viene preparata e ti porta via l'insieme dei tuoi dati. È la coperta di Linus digitale — probabilmente non la userai mai, ma sapere che c'è cambia il modo in cui ti fidi dello strumento. Conviene farne uno: - **prima di operazioni straordinarie** — una pulizia massiccia dell'anagrafica, un cambio di ragione sociale; - **periodicamente**, se la tua politica interna prevede una copia fuori dal gestionale; - **quando il commercialista o un consulente** chiede "tutti i dati" senza sapere ancora quali. ## Le esportazioni mirate Per il lavoro di tutti i giorni servono più spesso gli **export specifici**, che vivono accanto alle liste che esportano: - **[clienti](/guide/clienti/come-cercare-ed-esportare-i-clienti)** — Excel o CSV dalla lista Clienti, filtro di ricerca compreso; - **fatture, schede di lavoro, articoli e spese** — dalle rispettive liste, per il commercialista o per un'analisi in Excel; - il [**registro di prima nota**](/guide/cassa/la-prima-nota-di-cassa-e-banca) filtrato per periodo, per la contabilità. I file sono **Excel o CSV**: si aprono con qualsiasi strumento, senza formati proprietari che ti legano. > **Suggerimento** — La prova migliore di un gestionale è quanto è facile andarsene: se un giorno vorrai migrare, i tuoi dati usciranno in formati standard. È lo stesso motivo per cui [importare da un altro gestionale](/guide/primi-passi/come-importare-dati-da-un-altro-gestionale) è un servizio incluso — la porta gira in entrambe le direzioni, ed è giusto così. ## Domande frequenti ### Come faccio un backup completo dei miei dati? Da Impostazioni → Esportazione e backup: avvii l'esportazione completa e scarichi l'insieme dei tuoi dati. Conviene farne uno prima di operazioni straordinarie o periodicamente, secondo la tua politica. ### In che formato escono i dati? Excel e CSV: formati standard che si aprono con qualsiasi foglio di calcolo o programma, senza lock-in proprietari. ### Posso esportare solo i clienti o solo le fatture? Sì: le esportazioni mirate vivono accanto alle rispettive liste — clienti, fatture, schede di lavoro, articoli, spese, prima nota — e rispettano i filtri attivi al momento dell'export. ### Il commercialista mi chiede i dati: cosa gli mando? Dipende dalla richiesta: la prima nota filtrata per periodo per la contabilità, l'export fatture per il registro IVA, o il backup completo se vuole tutto. Ogni lista ha il suo export. ### Se un giorno volessi cambiare gestionale, i dati restano miei? Sì: i dati sono tuoi e escono in formati standard quando vuoi. È lo stesso principio dell'importazione inclusa — la porta funziona in entrambe le direzioni. --- # Come personalizzare i campi del veicolo (e aggiungerne di tuoi) > Come attivare o nascondere i campi standard del veicolo e aggiungere campi personalizzati (testo, numerico, data) dalle Impostazioni del gestionale officina. Versione HTML: https://officina.it/guide/impostazioni/come-personalizzare-i-campi-del-veicolo Ultimo aggiornamento: 2026-07-22 Ogni officina tiene d'occhio informazioni diverse sui veicoli: c'è chi segna sempre il colore, chi il codice motore, chi la data dell'ultimo tagliando. Invece di riempire il campo note ogni volta, puoi decidere **quali campi compaiono sulla scheda veicolo** — e aggiungerne di tuoi. ## Dove si trova **Impostazioni → Officina → Personalizza campi veicolo**. In alto trovi tre numeri: campi standard attivi, campi personalizzati e campi totali attivi (quelli che vedrai davvero nei moduli del veicolo). ## Attivare o nascondere i campi standard Il gestionale offre **10 campi predefiniti** — Km, Numero telaio, Trasmissione, Alimentazione, Potenza e Cilindrata motore, Peso, Data immatricolazione, Ultima e Prossima revisione. Ognuno ha un **interruttore**: accendilo per far comparire il campo nei moduli di creazione e modifica del veicolo, spegnilo per toglierlo di mezzo. Tieni acceso solo ciò che compili davvero. ## Aggiungere un campo personalizzato 1. Premi **Aggiungi campo** in alto a destra. 2. Dai un **nome** al campo (solo lettere e spazi, fino a 30 caratteri). 3. Scegli il **tipo**: **Testo**, **Numerico** o **Data**. 4. Conferma. Puoi crearne fino a **10**. Da quel momento il campo compare nei moduli del veicolo, pronto da compilare. ## Modificare o eliminare un campo Ogni campo personalizzato ha due icone nella sua riga: - la **matita** per cambiarne nome o tipo — i dati già inseriti nei veicoli restano invariati; - il **cestino** per eliminarlo: sparisce dai moduli e dalle schede veicolo. Se un campo ti serve solo di tanto in tanto e non vuoi perderlo, non eliminarlo: **spegni l'interruttore** e lo nascondi senza cancellarlo. ## Salva le modifiche Niente diventa effettivo finché non premi **Salva modifiche** in fondo alla pagina. Finché non lo fai, in basso resta l'avviso *Modifiche non salvate*: è la tua rete di sicurezza per provare le combinazioni senza paura. > **Suggerimento** — Un modulo veicolo corto si compila in fretta e non spaventa. Attiva i due o tre campi che usi davvero (magari “Colore” e “Codice motore”) e lascia spenti gli altri: puoi sempre riaccenderli quando servono. ## Domande frequenti ### Quanti campi personalizzati posso creare? Fino a 10 campi personalizzati, che si aggiungono ai 10 campi standard del veicolo. Il contatore in alto ti dice sempre quanti ne hai usati. ### Che tipo di campo posso creare? Tre tipi: Testo (una parola o una frase), Numerico (solo cifre) e Data. Il tipo si sceglie quando crei il campo e si può cambiare dopo con l'icona a matita. ### Se elimino un campo personalizzato, perdo quello che avevo scritto nei veicoli? Il campo eliminato sparisce dai moduli e dalle schede veicolo. Se vuoi solo toglierlo dalla vista senza cancellarlo, non usare il cestino: spegni il suo interruttore, così resta disponibile per riattivarlo più avanti. ### Dove compaiono i campi che attivo? Nei moduli di creazione e modifica del veicolo: i campi attivi (standard e personalizzati) appaiono lì, pronti da compilare. Quelli spenti restano nascosti. ### Ho premuto gli interruttori ma non è cambiato nulla: perché? Le modifiche diventano effettive solo dopo aver premuto Salva modifiche in fondo alla pagina. Finché vedi l'avviso Modifiche non salvate, non è ancora stato salvato niente. --- # Come scegliere e aggiungere le marche dei veicoli > Come attivare le marche che usi, aggiungere marche personalizzate e disattivare quelle che non servono nei menù del gestionale officina — senza perdere lo storico. Versione HTML: https://officina.it/guide/impostazioni/come-aggiungere-marche-veicoli-personalizzate Ultimo aggiornamento: 2026-07-22 Il gestionale parte con l'elenco completo delle marche, ma la tua officina ne lavora davvero solo una parte — e ogni tanto arriva un mezzo di una marca che nell'elenco non c'è (una moto d'epoca, un veicolo speciale, un mezzo da lavoro). Da un'unica pagina scegli quali marche vedere e ne aggiungi di tue. ## Dove si trova **Impostazioni → Officina → Marche veicoli**. In cima trovi tre numeri: marche attive, marche disattivate e marche personalizzate. ## Scegliere quali marche vedere Ogni marca ha un **interruttore**. Le marche accese sono quelle che compaiono nei menù a tendina quando crei un **veicolo**, una **scheda di lavoro** o un'**accettazione**. Spegni quelle che non tratti: il menù diventa più corto e trovi al volo quella giusta, senza scorrere mezzo alfabeto. Lo **storico dei veicoli** già registrati con quella marca **resta intatto** — sparisce solo dai menù di scelta. Se l'elenco è lungo, usa la barra **Cerca marca** per filtrarlo. ## Aggiungere una marca personalizzata 1. Premi **Aggiungi marca** in alto a destra. 2. Scrivi il **nome** della marca (da 2 a 60 caratteri). 3. Conferma. La marca compare subito nell'elenco, contrassegnata come **Personalizzata**, ed è già selezionabile nei menù di veicoli, schede e accettazioni. ## Salva le modifiche Gli interruttori che accendi o spegni diventano effettivi quando premi **Salva modifiche**. Una marca appena aggiunta, invece, è disponibile da subito. ## Le marche non si eliminano Una marca **non si cancella**, per non perdere lo storico dei veicoli già collegati. Se una marca non ti serve più — anche una che hai aggiunto tu — **disattivala**: sparisce dai menù senza toccare i dati dei veicoli che la usano. > **Suggerimento** — Prima di aggiungere una marca “nuova”, controlla che non sia già in elenco solo disattivata: cerca il nome nella barra di ricerca. Riattivare una marca esistente è meglio che crearne una doppia. ## Domande frequenti ### Mi serve una marca che non c'è nell'elenco: posso aggiungerla? Sì. In Impostazioni → Officina → Marche veicoli premi Aggiungi marca, scrivi il nome (da 2 a 60 caratteri) e confermi. Compare subito come Personalizzata ed è selezionabile nei menù. ### Come tolgo dai menù una marca che non uso? Spegni il suo interruttore e premi Salva modifiche: sparisce dai menù a tendina. Non si elimina, così lo storico dei veicoli di quella marca resta intatto. ### Se disattivo una marca, cosa succede ai veicoli già registrati con quella marca? Nulla: restano invariati con la loro marca nello storico. La disattivazione toglie la marca solo dai menù di scelta per i nuovi veicoli, schede e accettazioni. ### Perché non riesco a eliminare una marca? Le marche non si possono eliminare, di proposito, per preservare lo storico dei veicoli già collegati. Per nasconderla basta disattivarla con l'interruttore. ### Dove compaiono le marche che attivo? Nei menù a tendina delle marche quando crei o modifichi un veicolo, una scheda di lavoro o un'accettazione. --- # Permessi dei collaboratori: ruoli e aree di accesso > Come funzionano i permessi utente nel gestionale officina: ruoli predefiniti (titolare, meccanico, amministrativo…) e le 7 aree di accesso da attivare per ogni collaboratore. Versione HTML: https://officina.it/guide/impostazioni/come-gestire-i-permessi-dei-collaboratori Ultimo aggiornamento: 2026-07-22 Non tutti in officina devono vedere tutto: al meccanico servono schede e calendario, non i margini; al commercialista le fatture, non il magazzino. I **permessi utente** decidono, **area per area**, cosa ogni collaboratore può vedere e usare nel gestionale — e le parti disattivate spariscono proprio dal suo menu. ## Dove si trova **Impostazioni → Account → Collaboratori**. Da qui **Invita un collaboratore** (o apri un utente esistente per modificarne i permessi). Serve il permesso *Impostazioni e Collaboratori*, quindi di norma lo fa il titolare. ## I ruoli pronti Il modo più veloce è partire da un **ruolo**: accende in blocco i permessi tipici di quel profilo. Puoi sempre ritoccarli dopo. - **Titolare** — accesso completo, tutte e 7 le aree. - **Amministrativo** — clienti, officina, calendario, magazzino e dati finanziari (5 aree). Manca solo la parte impostazioni/concessionaria. - **Meccanico** — clienti, officina e calendario (3 aree), **senza dati finanziari**: fa il suo lavoro senza vedere prezzi e margini. - **Magazziniere** — solo magazzino (articoli, fornitori, ordini). - **Commercialista** — solo dati finanziari e fatture. - **Responsabile vendite** — clienti e concessionaria (vendite veicoli). Appena tocchi un interruttore, il ruolo diventa **Personalizzato**: la combinazione è tua, in totale libertà. ## Le 7 aree di accesso Ogni interruttore apre o chiude un'intera area del gestionale. Sono queste le opzioni dei permessi utente: - **Gestione Clienti** — clienti, veicoli e relativi documenti. - **Operazioni Officina** — schede lavoro, preventivi, accettazione e documenti di lavoro. - **Calendario e Appuntamenti** — calendario, appuntamenti e deposito gomme. - **Gestione Magazzino** — articoli, fornitori, ordini, listini manodopera. - **Dati Finanziari** — fatture, scontrini, prezzi, report e fatturazione elettronica. - **Impostazioni e Collaboratori** — configurazione del gestionale e gestione degli utenti (l'area più delicata: assegnala solo a chi si fida). - **Concessionaria** — parco veicoli e vendite veicoli. Il contatore in fondo (*«… di 7 aree abilitate»*) ti dice a colpo d'occhio quanto è ampio l'accesso. ## Invitare un collaboratore 1. **Impostazioni → Account → Collaboratori → Invita un collaboratore**. 2. Inserisci **email** (è anche il suo accesso: scegli un indirizzo suo) e **nome**. 3. Scegli un **ruolo** o componi i permessi a mano. 4. **Invita collaboratore**: riceve un'email e crea la propria password al primo accesso. ## Cambiare i permessi a chi c'è già Apri l'utente da **Collaboratori**, cambia ruolo o singoli interruttori, poi **Salva modifiche**. Le aree tolte spariscono subito dal suo menu; quelle aggiunte compaiono al successivo accesso. I dati che ha già inserito restano dove sono. > **Suggerimento** — Parti sempre dal ruolo più vicino e togli, invece di costruire da zero: fai prima e riduci il rischio di lasciare aperta un'area che non serve. Il principio giusto è dare a ogni utente **solo** ciò che gli serve per lavorare. ## Domande frequenti ### Il collaboratore vede i prezzi e i guadagni? Solo se ha l'area Dati Finanziari attiva. Ruoli come Meccanico o Magazziniere non ce l'hanno: lavorano su schede, calendario e magazzino senza vedere fatture, prezzi e margini. ### Che differenza c'è tra ruolo e permessi? Il ruolo è solo una scorciatoia che accende un gruppo di aree tipiche (es. Meccanico = clienti, officina, calendario). I permessi veri sono i sette interruttori delle aree: appena ne cambi uno, il ruolo diventa Personalizzato. ### Cosa vuol dire ruolo Personalizzato? Che la combinazione di aree che hai acceso non corrisponde a nessun ruolo predefinito. È del tutto normale: accendi esattamente le aree che ti servono. ### Chi può gestire i collaboratori e i permessi? Chi ha l'area Impostazioni e Collaboratori attiva — di norma il titolare. È l'area più delicata perché include la gestione degli altri utenti: assegnala con parsimonia. ### Se tolgo un'area a un collaboratore, perde i dati che aveva inserito? No. Cambiare i permessi cambia solo cosa può vedere e fare da adesso: le sezioni tolte spariscono dal suo menu, ma tutto ciò che aveva già registrato resta al suo posto. --- # Come revocare l'accesso a un collaboratore > Come togliere l'accesso al gestionale a un collaboratore che lascia l'officina: disabilita l'account (dati e storico restano) o revoca un invito in attesa. Reversibile. Versione HTML: https://officina.it/guide/impostazioni/come-revocare-accesso-a-un-collaboratore Ultimo aggiornamento: 2026-07-22 Un collaboratore che lascia l'officina non deve più poter entrare nel gestionale. La cosa giusta **non** è cancellarlo — perderesti lo storico legato a lui — ma **togliergli l'accesso**. Bastano pochi secondi e resta tutto reversibile. ## Dove si trova **Impostazioni → Account → Collaboratori**, poi apri il collaboratore. Serve il permesso *Impostazioni e Collaboratori* (di norma il titolare). Cosa vedi dipende dal suo stato: un account **attivo** si disabilita, un **invito in attesa** si revoca. ## Disabilitare un account attivo Nella pagina del collaboratore scorri fino a **Stato accesso** e premi **Disabilita account**, poi **Salva modifiche**. Da quel momento: - **perde subito l'accesso** al gestionale e non può più entrare; - **i suoi dati e lo storico restano intatti** — schede, fatture, documenti e movimenti creati da lui non si toccano; - **si libera** dal suo menu senza cancellare niente. È l'operazione giusta quando un dipendente se ne va, cambia mansione o non deve più operare. ## Riattivare chi era stato disabilitato Ci ripensi o la persona torna? Apri il collaboratore, in **Stato accesso** premi **Riattiva account** e **Salva modifiche**: torna operativo **con gli stessi permessi** di prima. Per questo disabilitare è meglio che cancellare — l'account è pronto a ripartire. ## Revocare un invito non ancora accettato Se hai invitato qualcuno per errore, o la persona non entrerà mai, non serve disabilitare: apri il collaboratore *In attesa* e premi **Revoca invito**. L'invito decade e il link ricevuto via email smette di funzionare. (Dalla stessa pagina puoi anche **Reinvia invito** se non è arrivato, o **Copia link invito** per mandarlo a mano.) > **Suggerimento** — Il giorno stesso in cui un collaboratore lascia, disabilita l'account: è la vera leva di sicurezza. Cambiare la password non serve — è l'accesso a essere tolto, subito e per intero. ## Domande frequenti ### Disabilitare un collaboratore cancella i suoi dati? No. Disabilitare toglie solo l'accesso: schede, fatture, documenti, incassi e ogni movimento creato dal collaboratore restano intatti nello storico dell'officina. Per questo si disabilita invece di cancellare. ### Un collaboratore disabilitato può ancora entrare nel gestionale? No: perde l'accesso immediatamente e le sue credenziali smettono di funzionare. Se serve, puoi riattivarlo in qualsiasi momento e riprende con gli stessi permessi di prima. ### Che differenza c'è tra revocare un invito e disabilitare un account? Revoca invito riguarda chi non ha ancora accettato l'invito (annulli l'invito e il link smette di funzionare). Disabilita account riguarda chi è già attivo e sta usando il gestionale (gli togli l'accesso). ### Posso riattivare un collaboratore che avevo disabilitato? Sì: aprilo dai Collaboratori, in Stato accesso premi Riattiva account e Salva modifiche. Riprende con gli stessi permessi che aveva prima della disabilitazione. ### Devo cambiare la password quando un dipendente se ne va? Non serve: disabilitando l'account l'accesso viene tolto del tutto, subito. È più semplice e più sicuro che cambiare credenziali. --- # Come impostare la password (e cosa fare se la dimentichi) > Come impostare o cambiare la password del tuo account e come rientrare se l'hai dimenticata: accedi con il codice via email, poi imposta la nuova password. Versione HTML: https://officina.it/guide/impostazioni/come-impostare-la-password-del-tuo-account Ultimo aggiornamento: 2026-07-27 Al primo accesso non serve nessuna password: inserisci la tua email e ricevi un **codice a 6 cifre** da digitare. Funziona sempre, ma ogni volta devi aprire la casella di posta. Impostare una password ti fa entrare in due secondi — e il codice resta lì, come rete di sicurezza, il giorno che la dimentichi. ## La password è del tuo account, non dell'officina Ogni persona che entra nel gestionale ha **il proprio accesso**: la tua email e la tua password. Non esiste una password unica dell'officina condivisa tra tutti. Vuol dire che: - ogni collaboratore imposta **la sua**, e la cambia quando vuole; - se cambi la tua, gli altri continuano a entrare come prima; - nessuno — nemmeno il titolare — può vedere o cambiare la password di un altro. Se un collaboratore non riesce a entrare, entra con il codice via email e se ne imposta una nuova da solo. ## Impostare o cambiare la password 1. **Impostazioni → Account → Profilo personale**. 2. Scorri fino a **Sicurezza**. 3. Scrivi la nuova password in **Nuova password** e ripetila identica in **Ripeti password** (almeno 8 caratteri). 4. **Salva modifiche**. Se accanto a *Nuova password* vedi il pallino verde **Impostata**, una password c'è già e la stai semplicemente cambiando. Lasciando i due campi vuoti non cambi niente: puoi salvare nome, cognome e telefono senza toccare la password. Quando salvi una password nuova, **tutti gli altri dispositivi vengono disconnessi** — resta collegato solo quello da cui stai lavorando. È esattamente quello che serve se hai lasciato la sessione aperta sul computer di casa o su un PC condiviso. L'**indirizzo email** non si modifica da qui: è la chiave del tuo accesso. Se ti serve cambiarlo, scrivi all'assistenza. ## Come si entra dopo Vai su **officina.it → Accedi**, scrivi la tua email e premi **Continua**. Da lì il gestionale capisce da solo cosa chiederti: - se hai impostato una password, ti chiede **la password**; - se non l'hai mai impostata, ti manda un **codice a 6 cifre** via email. Stesso account e stessa password anche sull'app per telefono: quello che imposti da web vale anche lì (e viceversa, da **Altro → Profilo**). ## Password dimenticata? Entri lo stesso, con il codice Non esiste nessuna porta chiusa: **finché puoi leggere la tua email, puoi entrare**. Non serve chiedere un reset a nessuno. 1. Su **Accedi**, inserisci la tua email e premi **Continua**: arrivi alla schermata della password. 2. Sotto il campo premi **Password dimenticata? Accedi con il codice**. 3. Ti mandiamo un **codice a 6 cifre** all'indirizzo del tuo account: inseriscilo ed entri, senza password. 4. Una volta dentro vai in **Impostazioni → Account → Profilo personale → Sicurezza** e imposta la nuova password come sopra. Il codice non ha sostituito la vecchia password né l'ha cancellata: quella vecchia resta valida finché non ne salvi una nuova. Per questo il passaggio 4 conta — altrimenti al prossimo accesso ti ritrovi allo stesso punto. Se il codice non arriva, controlla la cartella spam e usa **Non hai ricevuto il codice? Reinvia**. Ogni richiesta genera un codice nuovo: se ne hai chiesti due, vale l'ultimo arrivato. > **Suggerimento** — Imposta la password una volta e tienila nel gestore password del telefono o del browser. Il codice via email resta comunque la tua via di riserva: per questo l'indirizzo email dell'account deve essere uno a cui accedi davvero, non la casella generica dell'officina che nessuno apre. ## Domande frequenti ### La password è per singolo utente o per tutta l'officina? Per singolo utente. Ogni persona che entra nel gestionale ha il proprio accesso — la sua email e la sua password — e la cambia quando vuole senza toccare quella degli altri. Non esiste una password unica dell'officina. ### Ho dimenticato la password: come rientro? Su Accedi inserisci la tua email, premi Continua e nella schermata della password scegli "Password dimenticata? Accedi con il codice". Ricevi un codice a 6 cifre via email ed entri senza password. Poi vai in Impostazioni → Account → Profilo personale → Sicurezza e imposta la nuova password. ### Dove imposto o cambio la password? In Impostazioni → Account → Profilo personale, sezione Sicurezza: scrivi la nuova password in Nuova password, ripetila identica in Ripeti password (almeno 8 caratteri) e premi Salva modifiche. ### Sono obbligato a impostare una password? No. Senza password entri sempre con il codice a 6 cifre che ti mandiamo via email a ogni accesso. La password serve solo a entrare più in fretta, senza passare dalla casella di posta. ### Se cambio la password vengo disconnesso dagli altri dispositivi? Sì. Salvando una password nuova tutte le altre sessioni vengono chiuse e resta collegato solo il dispositivo da cui hai fatto la modifica. È il modo più rapido per sganciare un telefono smarrito o un PC condiviso. ### Il titolare può vedere o reimpostare la password di un collaboratore? No, le password non sono visibili a nessuno. Se un collaboratore non riesce a entrare, usa "Accedi con il codice": riceve il codice sulla sua email, entra e si imposta una nuova password da solo. Il titolare può però disabilitare del tutto il suo accesso dai Collaboratori. ### Entrare con il codice cancella la vecchia password? No. La password precedente resta valida finché non ne salvi una nuova dal Profilo personale. Per questo, dopo essere entrato con il codice, conviene impostare subito la nuova password. --- # Come creare una chiave API per collegare altri programmi > Crea una chiave API da Impostazioni → Accesso API per collegare officina.it ad altri programmi. Permessi per risorsa, ambienti e piani inclusi. Versione HTML: https://officina.it/guide/impostazioni/come-creare-una-chiave-api Ultimo aggiornamento: 2026-08-04 L'**accesso via API** serve a far parlare officina.it con un altro programma: il gestionale del commercialista, un software di flotta, un foglio di calcolo che si aggiorna da solo. Il programma legge e scrive i tuoi dati usando una **chiave API**, senza che nessuno debba entrare con la tua password. Trovi tutto in **Impostazioni → Accesso API**, nella sezione *Dati e strumenti*. ## Prima di iniziare Servono due cose: - **Un abbonamento attivo a un piano Business o Illimitato.** L'accesso API non è incluso nei piani più piccoli né nel periodo di prova. Se il tuo piano non lo prevede, il pulsante *Nuova chiave* ti propone il passaggio di piano. - **Essere titolare dell'account.** Una chiave API dà accesso a tutti i dati dell'officina, quindi solo chi ha i permessi completi può crearne una. Un collaboratore con permessi limitati non vede la pagina. ## Come creare la chiave 1. Vai in **Impostazioni → Accesso API**. 2. Premi **Nuova chiave API**. 3. Dai alla chiave un **nome** che ti ricordi a cosa serve — per esempio *Gestionale contabilità* o *Software flotta aziendale*. Se un domani devi revocarla, il nome è l'unica cosa che ti dice quale stai spegnendo. 4. Scegli i **permessi**. Sono divisi per risorsa (clienti, veicoli, schede lavoro, fatture…) e per ciascuna puoi dare *lettura*, *scrittura* o entrambe. 5. Premi **Crea chiave**. ## Copia la chiave subito Appena creata, la chiave compare **una volta sola**. Da quel momento in poi ne vedrai solo le ultime quattro cifre, nella forma `ofk_live_••••p7dc`: nel nostro database resta solo un'impronta cifrata, mai la chiave in chiaro. Copiala e incollala subito nel programma che deve usarla. Se la perdi non c'è modo di recuperarla: dovrai revocare quella chiave e crearne una nuova. ## Dai solo i permessi che servono La tentazione è spuntare tutto. Conviene resistere: se il programma del commercialista deve solo leggere le fatture, dagli `fatture: lettura` e nient'altro. Se quella chiave dovesse finire nelle mani sbagliate, il danno si ferma lì. Puoi sempre creare **più chiavi**, una per programma, ciascuna con i suoi permessi: una per il commercialista, una per il software della flotta. È anche il modo più pulito per revocarne una senza spegnere le altre. ## Cosa non si può fare via API Alcune operazioni restano fuori di proposito: l'**invio di messaggi ai tuoi clienti** (SMS, WhatsApp, promemoria automatici a pagamento) e la **trasmissione delle fatture allo SdI**. Sono azioni che consumano crediti o che hanno valore fiscale, e vanno fatte dall'app dove le vedi e le controlli. ## E adesso? Chi deve scrivere l'integrazione trova l'elenco completo degli endpoint, con esempi pronti da copiare, nella [documentazione API](https://officina.it/api). Quando una chiave non serve più — o hai il dubbio che sia finita dove non doveva — leggi [come revocare una chiave API](/guide/impostazioni/come-revocare-una-chiave-api). ## Domande frequenti ### L'accesso API è incluso nel mio piano? È incluso nei piani Business e Illimitato, con abbonamento attivo. Non è disponibile durante il periodo di prova né sui piani più piccoli. Se il tuo piano non lo prevede, premendo Nuova chiave ti viene proposto il passaggio. ### Ho perso la chiave, posso rivederla? No. La chiave viene mostrata una sola volta al momento della creazione: nel nostro database resta solo un'impronta cifrata, quindi nemmeno noi possiamo recuperarla. Revoca quella chiave e creane una nuova. ### Un mio collaboratore può creare una chiave API? No. Una chiave dà accesso a tutti i dati dell'officina, quindi solo chi ha i permessi completi (il titolare dell'account) vede la pagina Accesso API e può crearne una. ### Quante chiavi posso creare? Non c'è un limite. Anzi, conviene crearne una per ogni programma collegato: così puoi revocarne una senza interrompere le altre integrazioni. --- # Come revocare una chiave API (e cosa succede dopo) > Revoca una chiave API da Impostazioni → Accesso API. La disattivazione è immediata e definitiva: ecco cosa succede al programma collegato. Versione HTML: https://officina.it/guide/impostazioni/come-revocare-una-chiave-api Ultimo aggiornamento: 2026-08-04 Una chiave API va revocata quando non serve più: hai cambiato commercialista, hai smesso di usare quel software, oppure temi che la chiave sia **compromessa** — finita dove non doveva. Revocare una chiave significa **disattivarla**: la revoca è **immediata** e **definitiva**. Trovi le tue chiavi in **Impostazioni → Accesso API**, nella sezione *Dati e strumenti*. ## Come revocare una chiave 1. Vai in **Impostazioni → Accesso API**. 2. Trova la chiave nell'elenco — la riconosci dal nome che le hai dato e dalle ultime quattro cifre. 3. Premi **Revoca** sulla riga della chiave. 4. Conferma nella finestra che compare. La chiave resta nell'elenco, ma con lo stato **Revocata**: così sai che è esistita e quando l'hai spenta. ## Cosa succede al programma collegato Smette di funzionare, dalla richiesta successiva. Il programma riceverà un errore di autenticazione al posto dei dati. Non c'è un periodo di tolleranza: se il programma sta girando in automatico, avvisa chi lo gestisce **prima** di revocare, altrimenti se ne accorgerà da solo quando qualcosa smette di aggiornarsi. ## Non si può annullare Una chiave disattivata non si riattiva. Se l'hai revocata per sbaglio devi crearne una nuova e riconfigurare il programma con la chiave nuova. Per questo conviene creare **una chiave per ogni programma**: se ne devi spegnere una, le altre continuano a funzionare. ## Quando conviene revocare - Il programma o il fornitore che la usava non lavora più con te. - Un collaboratore che aveva accesso alla chiave ha lasciato l'officina. - La chiave è finita in un'email, in un messaggio o in un file condiviso per errore: consideratela compromessa e sostituiscila. - Non riconosci una chiave nell'elenco: revocala e crea quella che ti serve davvero. Nel dubbio, revoca. Ricreare una chiave e riconfigurare un programma è questione di minuti; lasciare attiva una chiave di cui non hai il controllo no. ## Sostituire una chiave senza fermare il servizio Se devi solo cambiare chiave — per esempio per prudenza, ogni tanto — fai i passaggi in quest'ordine: 1. Crea la **nuova** chiave con gli stessi permessi. 2. Configurala nel programma e verifica che funzioni. 3. Solo allora revoca la vecchia. Così il programma non resta mai senza accesso. Se ti serve creare la chiave nuova, vedi [come creare una chiave API](/guide/impostazioni/come-creare-una-chiave-api). ## Domande frequenti ### La revoca è immediata? Sì. Dalla richiesta successiva la chiave non funziona più. Non c'è un periodo di tolleranza. ### Posso riattivare una chiave revocata? No, la revoca è definitiva. Se l'hai revocata per sbaglio devi creare una chiave nuova e riconfigurare il programma che la usava. ### Cosa vede il programma collegato dopo la revoca? Riceve un errore di autenticazione al posto dei dati, a partire dalla prima richiesta dopo la revoca. Se il programma gira in automatico, avvisa chi lo gestisce prima di revocare. ### La chiave revocata sparisce dall'elenco? No, resta visibile con lo stato Revocata, così sai che è esistita e quando è stata spenta. È utile se un domani devi ricostruire cosa aveva accesso a cosa. --- # Come attivare la pagina web della tua officina > Attivare il profilo pubblico dell'officina nel gestionale: pagina web con logo, descrizione, categoria, contatti e indirizzo personalizzato, senza costi aggiuntivi. Versione HTML: https://officina.it/guide/profilo-pubblico/come-attivare-la-pagina-web-dellofficina Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Non tutte le officine hanno un sito — e per molte basta una pagina fatta bene: chi sei, cosa fai, dove sei, come contattarti. Il **profilo pubblico** è esattamente questo: una pagina web della tua officina, ospitata su officina.it, che attivi e compili da **Impostazioni → Profilo pubblico**. ## Compilare il profilo 1. **Dettagli profilo.** La **descrizione** (chi sei e cosa fai, con parole tue) e la **categoria**: Officina auto, Officina moto, Officina mezzi pesanti, Gommista, Carrozzeria, Elettrauto, Centro cristalli o Altro — è il mestiere dichiarato ai visitatori. 2. **Logo officina.** PNG o JPG fino a 2 MB, con il ritaglio integrato per centrarlo bene: è la faccia della pagina. 3. **Contatti e posizione.** **Indirizzo**, **provincia**, **telefono**, **email** e **sito web** (se ne hai già uno, la pagina lo linka invece di sostituirlo). 4. **Indirizzo pagina pubblica.** Personalizzi lo slug: la pagina risponde su `officina.it/officine/` — corto e riconoscibile, ad esempio il nome dell'officina. 5. **Pubblica.** L'interruttore **Pubblica profilo** mette la pagina online; spegnendolo torna offline, senza perdere quello che hai compilato. La pagina non è solo un biglietto da visita: mostra i [**servizi offerti** e gli **orari di apertura**](/guide/profilo-pubblico/servizi-offerti-e-orari-di-apertura) che configuri, e ha un modulo **Richiedi preventivo** che [porta le richieste dei clienti direttamente nel gestionale](/guide/profilo-pubblico/come-ricevere-richieste-di-preventivo-dal-web). ## A cosa serve, in pratica - **il link da dare** — su WhatsApp, nel messaggio di [promemoria](/guide/calendario/promemoria-automatici-degli-appuntamenti), sotto la firma email: un indirizzo pulito da girare a chi chiede "ma voi dove siete?"; - **presenza su Google** — una pagina pubblica con nome, categoria e contatti è linkabile dalla scheda Google Business e trovabile da chi ti cerca; - **la vetrina minima che si aggiorna da sola** — telefono o indirizzo cambiano? Li correggi nel profilo e la pagina è già aggiornata, senza chiamare un webmaster. > **Suggerimento** — Scrivi la descrizione come risponderesti al telefono a un cliente nuovo: che lavori fai più spesso, da quanto tempo, perché sceglierti. Tre frasi vere battono dieci slogan — e la categoria giusta (Gommista, Elettrauto…) aiuta chi cerca esattamente quel mestiere. ## Profilo pubblico e sito esistente Se hai già un sito, il profilo pubblico non lo sostituisce: mette il link nel campo **sito web** e fa da scheda sintetica in più. Se non ce l'hai, è la tua pagina — inclusa nell'abbonamento, senza hosting da pagare né domini da rinnovare. ## Domande frequenti ### Quanto costa la pagina pubblica dell'officina? Niente: è inclusa nel gestionale. La attivi da Impostazioni → Profilo pubblico, la compili e la pubblichi con un interruttore — nessun hosting, nessun dominio da comprare. ### Posso scegliere l'indirizzo della pagina? Sì, personalizzi lo slug: la pagina risponde su officina.it/officine/. Scegli un nome corto e riconoscibile, ad esempio quello dell'officina. ### Che categorie posso indicare? Officina auto, Officina moto, Officina mezzi pesanti, Gommista, Carrozzeria, Elettrauto, Centro cristalli o Altro: la categoria dice a chi visita (e a chi cerca) qual è il tuo mestiere. ### Ho già un sito: il profilo pubblico serve comunque? Può convivere: nel campo sito web metti il link al tuo sito e la pagina pubblica fa da scheda sintetica in più, utile da linkare su WhatsApp e Google. ### Posso spegnere la pagina senza perdere i dati? Sì: l'interruttore Pubblica profilo la mette online e offline quando vuoi; descrizione, logo, servizi e orari restano salvati. --- # Servizi offerti e orari di apertura sulla pagina pubblica > Configurare servizi offerti e orari di apertura sulla pagina pubblica dell'officina: lista dei servizi con spunta e orari per giorno con pausa pranzo. Versione HTML: https://officina.it/guide/profilo-pubblico/servizi-offerti-e-orari-di-apertura Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Chi apre la [pagina della tua officina](/guide/profilo-pubblico/come-attivare-la-pagina-web-dellofficina) cerca due risposte prima di chiamare: *fate questo lavoro?* e *siete aperti adesso?* Le sezioni **Servizi offerti** e **Orari di apertura** del profilo pubblico rispondono al posto tuo — anche la domenica sera, quando il cliente pianifica la settimana. ## Servizi offerti In **Impostazioni → Profilo pubblico → Servizi offerti** spunti dalla lista i **servizi che offri nella tua officina**: quelli selezionati compaiono sulla pagina pubblica. Vale la pena farlo con criterio: - **spunta quello che vuoi vendere**, non tutto quello che sapresti fare — la lista è una promessa, e ogni voce è una telefonata potenziale; - **le specialità pesano di più** — chi cerca "centro cristalli" o "gommista" sceglie chi lo dichiara, non l'officina generica; - coerenza con la [categoria del profilo](/guide/profilo-pubblico/come-attivare-la-pagina-web-dellofficina): la categoria dice il mestiere, i servizi dicono il dettaglio. ## Orari di apertura In **Impostazioni → Profilo pubblico → Orari di apertura** imposti, giorno per giorno: - **Apertura** e **Chiusura**; - la **Pausa pranzo**, con chiusura e riapertura — il classico 12:30–14:30 dell'officina; - **Chiuso** per i giorni di riposo. Gli orari compaiono sulla pagina pubblica accanto a **Dove siamo** e ai contatti: il cliente sa quando venire senza telefonare per chiederlo — e tu ricevi meno chiamate alle 13:00. > **Suggerimento** — Gli orari pubblicati sono una promessa come i servizi: se ad agosto chiudi due settimane o il sabato fai solo mattina, aggiorna la pagina *prima*. Il cliente che trova chiuso davanti a un orario che dice "aperto" ricorda l'episodio molto più a lungo di quanto tu ricordi di aver dimenticato l'aggiornamento. ## Il passo successivo Servizi e orari fanno arrivare il cliente informato; il modulo **Richiedi preventivo** sulla stessa pagina lo fa arrivare [direttamente nel gestionale](/guide/profilo-pubblico/come-ricevere-richieste-di-preventivo-dal-web), con targa e messaggio già scritti. ## Domande frequenti ### Dove imposto i servizi mostrati sulla pagina pubblica? In Impostazioni → Profilo pubblico → Servizi offerti: spunti i servizi dalla lista e i selezionati compaiono sulla pagina pubblica dell'officina. ### Posso impostare la pausa pranzo negli orari? Sì: per ogni giorno imposti apertura e chiusura, e in più la pausa pranzo con orario di chiusura e riapertura — ad esempio 12:30–14:30. ### Come segno il giorno di chiusura settimanale? Marca il giorno come Chiuso: sulla pagina pubblica comparirà chiuso per quel giorno, così il cliente non si presenta a saracinesca abbassata. ### Conviene spuntare tutti i servizi? No: spunta quello che vuoi davvero vendere. La lista è una promessa — le specialità dichiarate (centro cristalli, elettrautoto…) attirano chi cerca esattamente quel lavoro. ### Se cambio gli orari devo aggiornare qualcosa altrove? No: la pagina pubblica legge sempre gli orari correnti dalle impostazioni — li aggiorni una volta e sono subito online. --- # Come ricevere richieste di preventivo dalla tua pagina web > Il modulo Richiedi preventivo della pagina pubblica: le richieste arrivano nel gestionale con nome, telefono e veicolo, e diventano preventivi con un clic. Versione HTML: https://officina.it/guide/profilo-pubblico/come-ricevere-richieste-di-preventivo-dal-web Ultimo aggiornamento: 2026-07-07 Il pezzo del [profilo pubblico](/guide/profilo-pubblico/come-attivare-la-pagina-web-dellofficina) che lavora per te è il modulo **Richiedi preventivo**: il cliente lo compila dalla tua pagina, e la richiesta arriva **dentro il gestionale** — non in una casella email che nessuno guarda, ma in una lista con stati, storico e un pulsante che la trasforma in preventivo. ## Cosa compila il cliente Sulla pagina pubblica, il modulo chiede: **nome e cognome**, **telefono**, **email**, il veicolo (**marca**, **modello**, **targa**) e un **messaggio** libero. Quando preme **Invia richiesta**, quella entra nella sezione **Richieste** del tuo gestionale. ## Lavorare le richieste 1. **Apri le Richieste** dal menu del profilo pubblico: la lista mostra le richieste degli ultimi 12 mesi, con la ricerca su tutto lo storico. 2. **Apri la richiesta.** Trovi tutto quello che il cliente ha scritto — contatti, veicolo, messaggio — pronto da leggere prima di richiamarlo. 3. **Collega cliente e veicolo.** Se il cliente è già in [anagrafica](/guide/clienti/come-creare-un-nuovo-cliente) lo colleghi; se è nuovo, lo crei da qui — la richiesta diventa il suo primo contatto registrato. 4. **Crea il preventivo.** Con **Crea preventivo** la richiesta [diventa un preventivo](/guide/preventivi/come-creare-un-preventivo) intestato al cliente, con il veicolo collegato: la scheda mostra il **Preventivo generato**, così sai sempre da quale richiesta è nato. 5. **Chiudi il giro.** Gli stati — **Nuova**, in lavorazione, **completata** — tengono la lista pulita: "Segna come completata" quando hai risposto, e le nuove restano evidenti. > **Suggerimento** — La velocità di risposta è il vero prezzo di acquisizione: chi compila un modulo alle 21:00 sta chiedendo a più officine contemporaneamente, e spesso vince chi risponde per primo la mattina dopo. Le richieste nuove sono la prima cosa da guardare al mattino, prima del caffè — sono clienti che ti hanno già cercato. ## Da dove arrivano Il modulo vive sulla tua pagina `officina.it/officine/`: più la pagina è completa — [servizi offerti, orari](/guide/profilo-pubblico/servizi-offerti-e-orari-di-apertura), descrizione vera — più richieste genera. E ogni richiesta gestita bene finisce dove deve finire: un [preventivo inviato](/guide/preventivi/come-inviare-un-preventivo-e-gestire-lo-stato), poi una [scheda di lavoro](/guide/preventivi/come-trasformare-un-preventivo-in-scheda-di-lavoro). ## Domande frequenti ### Dove arrivano le richieste di preventivo della pagina pubblica? Nella sezione Richieste del gestionale: ogni richiesta mostra nome, telefono, email, veicolo (marca, modello, targa) e il messaggio del cliente, con lo storico degli ultimi 12 mesi. ### Come trasformo una richiesta in preventivo? Dalla richiesta: colleghi il cliente (o lo crei se è nuovo), colleghi il veicolo e premi Crea preventivo — il preventivo nasce intestato e la richiesta mostra il preventivo generato. ### Il cliente che scrive dal sito è già in anagrafica? Non necessariamente: dalla richiesta puoi collegare un cliente esistente o crearne uno nuovo — la richiesta diventa il suo primo contatto registrato. ### Come tengo ordinata la lista delle richieste? Con gli stati: le richieste arrivano come Nuove, le segni completate quando hai risposto. Così ciò che resta in evidenza è solo ciò che aspetta una risposta. ### Ricevo una notifica quando arriva una richiesta? La richiesta compare subito nella sezione Richieste: prendi l'abitudine di controllarla ogni mattina — chi compila un modulo la sera spesso sceglie l'officina che risponde per prima.