Tra te e il fornitore la merce viaggia in due direzioni: quella che arriva (gli ordini) e quella che esce (resi, pezzi mandati in lavorazione o in garanzia). Il gestionale registra entrambe, così giacenze e storico restano allineati con lo scaffale.
La merce che arriva
Quando il corriere scarica, apri l’ordine e con Aggiorna stato portalo a Ricevuto:
- le giacenze degli articoli si caricano, con i movimenti tracciati e riferiti all’ordine;
- l’arrivo resta registrato negli Arrivi merce, sia sulla scheda dell’ordine che su quella del fornitore;
- se il fornitore ha allegato bolla o fattura, caricala sull’ordine: resta archiviata dove serve.
Controlla la merce prima di portare l’ordine a Ricevuto: se manca un pezzo o è arrivato quello sbagliato, è il momento di accorgersene — non quando il cliente è sul ponte.
La merce che esce: il DDT
Il DDT (documento di trasporto) accompagna la merce che esce dalla tua officina verso un fornitore. I casi tipici:
- il reso — ricambio sbagliato o difettoso che torna indietro;
- il conto lavorazione — il pezzo mandato fuori a rettificare, riparare o verniciare;
- la garanzia — il componente guasto rispedito al produttore.
Per crearlo: DDT → Nuovo, scegli il fornitore, aggiungi gli articoli (Carica da magazzino per quelli tracciati), indica la causale del trasporto (“reso per merce difettosa”, “conto lavorazione”…), colli e trasporto a cura di. All’emissione, la giacenza degli articoli si scarica e il DDT è stampabile in PDF, pronto da mettere nel pacco.
Suggerimento — La causale del trasporto scrivila pensando a chi la leggerà tra sei mesi: “reso per merce difettosa — ordine 2026-0042” ricostruisce la storia da sola, “reso” e basta no.
Perché conviene farlo nel gestionale
Un reso gestito a voce è merce che sparisce: la giacenza resta sbagliata e il credito col fornitore si dimentica. Col DDT invece la giacenza scende subito, il documento resta nello storico del fornitore, e alla prossima fattura sai esattamente cosa è tornato indietro e perché.