Il magazzino affidabile non è quello contato più spesso: è quello che si aggiorna da solo mentre lavori. Ogni articolo ha una giacenza che si muove con i documenti, e una soglia — la giacenza minima — che ti avvisa prima che il pezzo finisca.
Come si muove la giacenza
Ogni variazione è un movimento, e li trovi tutti nella scheda dell’articolo, nella sezione Movimenti, con tipo, quantità, data e riferimento al documento che li ha generati:
- Scarico — quando usi l’articolo in una scheda di lavoro o in uno scontrino, o quando lo spedisci con un DDT verso il fornitore (un reso, un pezzo in conto lavorazione), la giacenza scende;
- Carico — quando registri l’arrivo della merce di un ordine al fornitore, la giacenza sale;
- Manuale — le correzioni che fai tu, ad esempio dopo un inventario o per sistemare una differenza.
Il risultato: la scheda dell’articolo risponde a “quanti ne ho?” senza andare a contare sullo scaffale.
Sotto scorta e Da ordinare
La giacenza minima impostata sull’articolo fa da soglia di riordino:
- Sotto scorta — la giacenza è scesa sotto la minima: ordina alla prossima occasione;
- Da ordinare — giacenza a zero: il prossimo lavoro che lo richiede resta fermo.
Nella lista Magazzino questi stati saltano all’occhio e puoi filtrare per trovarli tutti insieme: è la lista della spesa per il riordino al fornitore. In cima alla lista vedi anche il valore totale del magazzino — utile per capire quanto capitale è fermo sugli scaffali.
Suggerimento — Imposta la giacenza minima solo sugli articoli che non possono mancare: l’olio che usi ogni giorno, i filtri delle auto più comuni. Una soglia su tutto genera rumore; una soglia sui venti articoli critici genera ordini fatti al momento giusto.
Correzioni e inventario
La realtà ogni tanto diverge dal gestionale: un pezzo rotto, un furto, un errore di carico. In quel caso correggi la giacenza dalla modifica dell’articolo: la differenza resta tracciata come movimento manuale, così lo storico spiega anche le correzioni. A fine anno, l’inventario fisico si riconcilia allo stesso modo, articolo per articolo — partendo da quelli con più movimenti.