La prima nota è il registro che ogni officina tiene in qualche forma — un quaderno, un file Excel, la memoria del titolare. Nel gestionale si compila da sola: ogni incasso registrato su fatture, schede di lavoro e scontrini, e ogni pagamento registrato sulle spese, finisce nel registro movimenti di cassa e banca.
Come leggerla
Apri Prima nota dal menu laterale: ogni riga è un movimento, con data, descrizione, cliente o fornitore, conto ed entrata o uscita. In testa trovi:
- Entrate e Uscite del periodo selezionato;
- Saldo di apertura — quanto c’era all’inizio del periodo;
- Saldo progressivo — riga per riga, quanto c’è dopo ogni movimento.
Filtri per periodo e per conto (cassa contanti, banca, POS…), e la ricerca funziona su tutto lo storico: “quando abbiamo incassato quel bonifico da 2.400 €?” si trova per descrizione o importo, non sfogliando.
Da dove arrivano i movimenti
La prima nota non si scrive: si alimenta dai documenti. Quando registri un incasso su una fattura o un acconto su una scheda di lavoro, scegli il conto di saldo (dove sono finiti i soldi): quel gesto è la riga di prima nota. Stessa cosa per le spese dal lato uscite.
È il motivo per cui conviene registrare i pagamenti con il conto giusto al momento in cui avvengono: la prima nota è affidabile esattamente quanto lo sono i pagamenti che la alimentano.
Suggerimento — Fine giornata, trenta secondi: filtra per oggi e conto cassa contanti, e confronta il saldo progressivo con il cassetto. Se non tornano, lo scopri stasera con quattro movimenti da controllare — non a fine mese con centoventi.
A cosa serve davvero
- Il commercialista — la prima nota filtrata per periodo è esattamente ciò che serve per la contabilità, senza ricostruzioni.
- La liquidità — entrate e uscite dello stesso periodo, una sopra l’altra: il colpo d’occhio che dice se il mese sta girando.
- Le verifiche — “questo cliente ha pagato in contanti o col POS?”: la risposta è nella riga, con data e conto.