Quanto costa tenere aperta l’officina ogni mese? Se la risposta vive tra estratti conto e raccoglitori, ogni valutazione è a occhio. Il modulo Gestione spese (si attiva da Impostazioni → Scegli le tue funzionalità) dà a ogni costo una registrazione con fornitore, categoria e scadenza — e il quadro si compone da solo.
Registrare una spesa
- Apri le spese. Dal menu laterale vai su Spese, premi per crearne una nuova e scegli il fornitore.
- Compila i dettagli. Categoria (utenze, affitto, attrezzatura…), data documento, numero fattura fornitore e data scadenza pagamento — la scadenza è quella che poi ti dice cosa c’è da pagare questa settimana.
- Aggiungi le voci. Descrizione, quantità, prezzo, eventuale sconto e IVA: il Totale Spesa si compone riga per riga.
- Salva e registra i pagamenti. Come per le fatture attive, ogni pagamento si registra con data, importo e metodo: la spesa passa da Da pagare a Pagata, anche in più tranche.
Dalla fattura passiva alla spesa in un clic
Se hai attivato il ciclo passivo, le fatture dei fornitori arrivano già nel gestionale: aprendo una fattura passiva trovi Crea una spesa per questa fattura passiva — righe e importi passano da soli, tu aggiungi categoria e scadenza. È il modo più veloce per avere i costi completi senza doppio inserimento.
Suggerimento — Registra anche le spese piccole ma ricorrenti (canoni, telefonia, smaltimento rifiuti): sono quelle che a fine anno pesano senza farsi notare. Con la categoria giusta, “quanto spendo di smaltimento?” diventa una domanda da dieci secondi.
Dove si vedono i risultati
Ogni spesa alimenta due viste:
- la scheda del fornitore raccoglie le spese verso di lui — utile quando rinegozi le condizioni;
- la lista Spese con le scadenze ti dice cosa è da pagare e cosa è scaduto, come per le fatture attive ma dal lato costi.
Con le spese dentro, il gestionale smette di raccontare solo quanto incassi: racconta anche quanto ti costa incassarlo.