Le fatture dei fornitori — ricambi, utenze, attrezzatura — arrivano comunque via SDI. La differenza è dove le leggi: nel cassetto fiscale, da scaricare una per una, oppure direttamente nel gestionale, già in fila con scadenza e stato di pagamento. Questo è il ciclo passivo.
Attivarlo: un codice da comunicare
Con la fatturazione elettronica attiva, in Impostazioni → Fatturazione elettronica trovi il tuo Codice Destinatario con il ciclo passivo abilitato.
Da lì in poi il lavoro è uno solo: comunicare il codice ai fornitori (o inserirlo nei loro portali) come recapito per le tue fatture. Ogni fattura che ti emettono arriva automaticamente nella sezione Ricezioni SDI del gestionale.
Suggerimento — Fallo una volta sola, bene: ricambista, gommista, fornitore delle utenze, compagnia telefonica. Da quel momento il cassetto fiscale non serve più per il lavoro quotidiano — le fatture ti vengono incontro invece di doverle andare a cercare.
Leggere la lista delle fatture passive
Ogni fattura ricevuta mostra fornitore, numero, data di emissione, importo e — quando presente nell’XML — la data di scadenza con lo stato:
- Da pagare — registrata, in attesa di pagamento;
- Scaduta — la data di scadenza è passata: è la tua lista di priorità;
- Pagata — chiusa.
Puoi filtrare per fornitore e tipo di documento, e la ricerca funziona su tutto lo storico: “quanto ho pagato di dischi freno quest’anno?” diventa una domanda da dieci secondi, non un pomeriggio tra le carte.
E le fatture arrivate prima dell’attivazione?
Se hai fatture passive ricevute altrove (per esempio via PEC o dal cassetto fiscale), puoi importarle caricando l’XML: finiscono nello stesso archivio delle altre, così lo storico è completo.
Il ciclo passivo chiude il giro: le fatture che emetti e quelle che ricevi vivono nello stesso posto, e la contabilità di fine mese parte già ordinata.