Sulla fatturazione elettronica il calendario conta: una fattura immediata va trasmessa allo SDI entro 12 giorni dalla data di emissione. Il gestionale tiene il conto per te, fattura per fattura — ma conviene sapere come leggere i suoi avvisi e cosa fare quando qualcosa va storto.
Il conto dei giorni
Nella lista Fatture, ogni fattura emessa che non è ancora stata trasmessa mostra lo stato del suo viaggio verso lo SDI:
- Da inviare a SDI — emessa da pochi giorni (fino a 8): tutto regolare, ma non dimenticarla;
- In attesa di invio a SDI — si avvicina il limite dei 12 giorni: falla partire adesso;
- Invio a SDI tardivo — i 12 giorni sono passati: trasmetterla resta la cosa giusta, ma il ritardo può comportare sanzioni, quindi parlane con il commercialista;
- Inviata a SDI / Rifiutata da SDI — l’esito della trasmissione.
Suggerimento — Il modo più semplice per non arrivare mai al giallo: emetti la fattura e trasmettila allo SDI nello stesso momento. La colonna degli stati SDI nella lista fatture, controllata una volta a settimana, fa da rete di sicurezza.
Quanto ci mette lo SDI a rispondere
Dopo l’invio lo stato passa a Inviata: lo SDI sta elaborando. L’esito — Consegnata o Rifiutata — di solito arriva entro pochi minuti o qualche ora, ma nei periodi di carico può richiedere fino a qualche giorno: è normale, e lo stato si aggiorna da solo senza che tu debba fare nulla.
Reinviare una fattura rifiutata
Una fattura rifiutata dallo SDI non esiste fiscalmente: è come se non fosse mai stata inviata. Il reinvio quindi non crea doppioni. La procedura:
- Leggi il motivo dello scarto. Sulla fattura elettronica rifiutata trovi la sezione Errori dal Sistema di Interscambio con il codice e la descrizione esatta.
- Correggi il dato all’origine. Di solito è l’anagrafica del cliente (codice fiscale, Partita IVA, codice destinatario) o i dati fiscali dell’officina. Correggere l’anagrafica evita anche il prossimo rifiuto.
- Genera di nuovo la fattura elettronica. Torna sulla fattura e premi di nuovo Fattura elettronica: nasce una nuova trasmissione con i dati corretti, stesso numero e stessa data del documento originale.
- Controlla il nuovo stato. Quando diventa Consegnata, il viaggio è chiuso; la trasmissione rifiutata resta in archivio come traccia storica.
Attenzione — Il reinvio va fatto in tempi brevi: i 12 giorni si contano dalla data di emissione della fattura, non dallo scarto. Una fattura rifiutata e dimenticata diventa una fattura tardiva.