Il noleggio breve ha due code amministrative che i fogli volanti perdono sempre: la cauzione da restituire e la fattura da emettere. Nel gestionale vivono sulla stessa prenotazione, quindi non si perdono.
La cauzione
Sulla prenotazione registri la cauzione trattenuta alla consegna. Da quel momento ha uno stato che parla chiaro:
- trattenuta — l’officina ha ancora una somma del cliente: è un debito aperto verso di lui, non un incasso;
- chiusa — la cauzione è stata restituita (o trattenuta a copertura di danni concordati) e la partita è saldata.
Alla riconsegna, chiudi la cauzione contestualmente al rientro documentato: se le condizioni sono a posto, restituisci e chiudi; se c’è un danno, le note di rientro e le condizioni d’uscita ti danno la base per parlarne con il cliente a carte scoperte.
Suggerimento — Una cauzione dimenticata è il peggio dei due mondi: il cliente ricorda che ti ha lasciato dei soldi, tu no. Lo stato della cauzione esiste per questo — ogni tanto scorri le prenotazioni completate e verifica che non ci siano cauzioni ancora trattenute senza motivo.
La fattura del noleggio
Se il noleggio è a pagamento, emetti la fattura direttamente dalla prenotazione: periodo, tariffa giornaliera e importo arrivano già compilati, tu controlli e la emetti come qualsiasi fattura — bozza, numerazione all’emissione, incassi registrati.
Per l’auto di cortesia gratuita la fattura non serve: la prenotazione con uscita e rientro documentati è comunque la traccia del servizio — utile anche quando il cliente chiede “ma quanto varrebbe questo servizio?”: il listino risponde per te.
Il quadro completo
Prenotazione, cauzione e fattura vivono collegate: chi apre il noleggio vede se c’è una cauzione da chiudere, la fattura sa da quale noleggio nasce, e a fine mese i noleggi fatturati e incassati passano per la prima nota come tutto il resto.