“Era già graffiata” è la discussione che nessuno vuole fare al rientro. La prenotazione di noleggio esiste per non farla mai: condizioni all’uscita e al rientro documentate, con carburante, chilometri e note — e la discussione finisce prima di cominciare.
Creare la prenotazione
- Apri i Noleggi e crea una Nuova Prenotazione: scegli il cliente e il veicolo della flotta.
- Imposta il periodo. Data e ora di inizio e fine del noleggio: è quello che rende visibile chi ha l’auto e quando torna.
- Imposta la tariffa. La tariffa giornaliera arriva dal listino del veicolo, con quantità (giorni), eventuale sconto e importo: per l’auto di cortesia gratuita resta a zero.
- Documenta l’uscita. Nella sezione dedicata registri lo stato del veicolo alla consegna: carburante (da Pieno 4⁄4 a Riserva 0/4), chilometri, chiavi consegnate e note uscita — il graffio preesistente scritto qui vale più di dieci discussioni.
- Al rientro, chiudi il giro. Registra carburante e chilometri al rientro e le note rientro: la prenotazione racconta l’intera storia.
Gli stati della prenotazione
- Pianificato — il noleggio è prenotato, l’auto non è ancora uscita;
- In corso — l’auto è fuori: la prenotazione dice a chi e fino a quando;
- Completato — l’auto è rientrata, condizioni documentate.
La lista delle prenotazioni filtrata sugli stati risponde alle domande operative: quali auto sono fuori adesso? Cosa rientra questa settimana? C’è un’auto libera per il cliente di domani?
Suggerimento — Compila le note di uscita davanti al cliente, come il check-in di un’auto a noleggio in aeroporto: trenta secondi insieme attorno all’auto, e il rientro diventa una formalità invece che una trattativa.
E poi?
A noleggio completato, se il servizio è a pagamento emetti la fattura direttamente dal noleggio — e se hai trattenuto una cauzione, è il momento di chiuderla.