Un’agenda sola va bene finché l’officina è una persona sola. Appena ci sono due ponti, un gommista e un collaboratore che fa i tagliandi, la domanda cambia: non più “quando siamo liberi?”, ma “quando è libero il ponte 2?”. I calendari multipli servono a questo.
Configurare i calendari
In Impostazioni → Calendari officina premi Aggiungi calendario:
- Nome — la risorsa o l’uso che rappresenta: Ponte 1, Gommista, Consegne, Elettrauto;
- Colore predefinito — il colore con cui i suoi appuntamenti compaiono in agenda, così il colpo d’occhio funziona senza leggere;
- Nella pagina vedi anche quanti appuntamenti ha ogni calendario: quelli inutilizzati si riconoscono da soli.
Quando crei un appuntamento scegli su quale calendario metterlo — e l’agenda diventa la fotografia delle risorse: se il calendario Ponte 1 è pieno martedì, l’auto si prenota su mercoledì senza chiedere in officina.
Come dividerli: tre strategie
- Per risorsa fisica — un calendario per ponte o postazione: rispondi al telefono guardando la disponibilità reale delle attrezzature.
- Per persona — un calendario per meccanico: utile se le competenze non sono intercambiabili (il gommista, l’elettrauto).
- Per tipo di lavoro — tagliandi, gomme stagionali, diagnosi: utile quando la stagione concentra un tipo di lavoro (il cambio gomme d’ottobre merita il suo calendario).
Suggerimento — Parti con due o tre calendari, non dieci: la divisione serve solo se chi prenota la usa davvero. Il criterio giusto è la domanda che fai più spesso al telefono — se è “quando è libero il ponte?”, dividi per ponte; se è “quando può passare per le gomme?”, dividi per tipo di lavoro.
Il quadro resta unico
Dividere non significa perdere la visione d’insieme: la vista Settimana mostra tutti i calendari insieme, ognuno col suo colore. Il totale degli appuntamenti resta in un posto solo — cambiano solo le lenti con cui lo guardi.