È la domanda che ci fanno più spesso: «Se uso lo scontrino elettronico del gestionale, mi serve ancora il registratore telematico?» La risposta breve è no. Il gestionale emette il documento commerciale con la procedura online dell’Agenzia delle Entrate, la stessa che l’Agenzia ha creato proprio come alternativa al registratore telematico (RT). Restano a te tre cose: accettare i pagamenti con carta, indicare come ti ha pagato il cliente e consegnargli la sua copia.
Registratore telematico o scontrino online: le due strade
Per certificare gli incassi verso i privati la legge ammette due strumenti equivalenti:
| Registratore telematico (RT) | Documento Commerciale Online (quello del gestionale) | |
|---|---|---|
| Cos’è | Un apparecchio certificato in negozio | Una procedura web dell’Agenzia delle Entrate |
| Costi | Acquisto, installazione, verifica periodica, assistenza | Nessun apparecchio: ogni scontrino consuma crediti del gestionale |
| Stampa | Rotolino termico dell’RT | PDF ufficiale A4 su qualsiasi stampante o via email (formato scontrino su stampante termica Bluetooth in arrivo) |
| Trasmissione | L’RT memorizza le vendite e invia i totali giornalieri | Ogni scontrino viene registrato sul portale quando lo emetti |
| Serve internet | Per l’invio, non per stampare | Sì, al momento dell’emissione |
Non esiste un limite di legge al numero di scontrini al giorno per usare la procedura online. Conta l’organizzazione: per un’officina, dove ogni scontrino chiude un lavoro, è la soluzione più comoda. Una cassa con decine di vendite all’ora al banco si troverebbe meglio con un RT.
Perché per un’officina basta lo scontrino
Per le riparazioni ai privati la fattura non è obbligatoria, a meno che il cliente non la chieda entro il momento del pagamento: è la regola per le prestazioni di servizi rese in locali aperti al pubblico (art. 22 del DPR 633/1972, che dal 1° gennaio 2027 diventa l’art. 81 del nuovo Testo unico IVA, con le stesse parole). In tutti gli altri casi emetti lo scontrino. Se il cliente vuole la fattura, la emetti al posto dello scontrino, anche partendo dalla scheda di lavoro.
Come funziona nel gestionale, passo per passo
- Attiva il modulo e inserisci le credenziali FiscOnline. Una volta sola, come spiegato in Come attivare lo scontrino elettronico. Servono un abbonamento attivo e il Codice Fiscale, la Password e il PIN di FiscOnline della persona che accede al Cassetto Fiscale. Le credenziali vengono inviate in modo sicuro al nostro partner tecnologico (A-Cube) e non restano sui nostri sistemi.
- Crea lo scontrino. Da Scontrini → Nuovo scontrino, oppure con Crea scontrino dalla scheda di lavoro. Lo scontrino nasce come bozza e puoi modificarlo finché non lo emetti. Se il cliente vuole la copia via email, compila Email cliente.
- Emettilo e indica il pagamento. Premi Emetti scontrino: nella finestra scegli il Metodo di pagamento, l’Importo incassato e il Conto di saldo, poi conferma con Emetti e incassa. Una volta emesso lo scontrino ha il suo numero e non è più modificabile.
- Il gestionale lo trasmette subito. Il documento viene registrato sul portale dell’Agenzia a tuo nome e con le tue credenziali: è la procedura ufficiale Documento Commerciale Online, eseguita dal gestionale al posto tuo, senza intermediari e senza modificare i dati.
- Controlla l’esito. Lo stato passa da In attesa di invio all’AdE a Trasmesso all’AdE, di solito in pochi secondi, e compare il Numero documento (AdE): è quello che fa fede. Nella scheda Trasmissione trovi la cronologia (Inviato, Registrato). Se resta in attesa, premi Controlla stato sul dettaglio. Se viene rifiutato, il gestionale ti avvisa: correggi e ritrasmetti.
- Consegna la copia al cliente. Con Scarica PDF ottieni il documento ufficiale dell’Agenzia. Stampalo oppure lascia che arrivi da solo all’email indicata.
Attenzione — Lo scontrino si emette quando incassi, non a fine giornata. Il gestionale blocca l’emissione tra le 23:55 e la mezzanotte, quando la procedura dell’Agenzia non accetta invii.
La copia per il cliente: carta o email
- Su carta va bene anche l’A4. La legge chiede una carta che renda il documento leggibile e conservabile, non il rotolino da 58 o 80 mm. Il PDF del gestionale è quello ufficiale dell’Agenzia delle Entrate.
- Via email serve l’indirizzo del cliente. Inserendo l’Email cliente lo scontrino in PDF gli arriva in automatico appena è registrato. Chiedere l’indirizzo vale anche come suo consenso a riceverlo in formato elettronico.
- Il PDF rimasto nel gestionale non è una consegna. Il cliente deve ricevere la sua copia, stampata o via email.
In arrivo — Oggi lo scontrino si scarica in PDF formato A4. A breve potrai anche stamparlo in formato scontrino, direttamente su una stampante termica collegata via Bluetooth, come quella di un registratore di cassa.
POS e pagamenti: cosa resta a te
Lo scontrino elettronico sostituisce il registratore di cassa, non il POS. Sono tre cose separate:
| Cosa | Chi se ne occupa |
|---|---|
| Emettere lo scontrino | Il gestionale |
| Incassare con carta | Il tuo POS (fisico o su smartphone), con il fornitore che preferisci |
| Collegare il POS al Documento Commerciale Online | Tu, sul portale dell’Agenzia |
Accettare le carte è obbligatorio
Rifiutare un pagamento con carta costa 30 € più il 4% dell’importo rifiutato (art. 15 del D.L. 179/2012). Non dipende da come emetti lo scontrino.
Il POS va collegato, una volta, sul portale dell’Agenzia
Dal 2026 chi incassa con POS deve registrare il collegamento tra il POS e il proprio strumento di certificazione. Con lo scontrino online lo fai tu, personalmente: per questa procedura non si può delegare il commercialista.
- Accedi a Fatture e Corrispettivi sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
- Nel riquadro Corrispettivi apri Documento Commerciale on line.
- In Funzionalità di supporto scegli Associazione strumenti di pagamento elettronico.
- Usa Inserisci collegamento. Se il POS non compare, aggiungilo con Aggiungi nuovo POS: per un POS fisico servono il Terminal ID e il gestore (acquirer), che trovi nel contratto o sullo scontrino del POS.
Se cambi POS o gestore, aggiorna il collegamento dal 6° all’ultimo giorno lavorativo del secondo mese successivo al cambio (cambio ad aprile → dal 6 al 30 giugno). Sei esonerato solo se tutte le tue vendite sono documentate con fattura.
Il gestionale non legge il POS: il metodo lo indichi tu
Il gestionale non è collegato al POS e non abbina in automatico i pagamenti con carta agli scontrini. Per questo il metodo di pagamento che scegli all’emissione è importante: l’Agenzia confronta i pagamenti elettronici indicati sugli scontrini con quelli che le comunicano banche e gestori dei POS.
- Contanti (MP01) e Assegno (MP02 e MP03) → pagamento in contanti. L’Agenzia considera contante anche l’assegno, bancario o circolare.
- Carta di pagamento (MP08) → pagamento elettronico.
- Bonifico (MP05) → pagamento elettronico sullo scontrino, ma il bonifico non va collegato a nessun POS. Lo stesso vale per il finanziamento pagato con bonifico dalla finanziaria.
- Pagamento misto, per esempio metà contanti e metà carta: prima di emettere registra entrambi i pagamenti dalla scheda Pagamenti dello scontrino. Lo scontrino trasmesso riporta le due quote separate, e la parte non ancora incassata risulta non riscossa.
Suggerimento — Errori occasionali sono tollerati: se lo scarto tra pagamenti elettronici registrati e accettati resta entro il 5%, non c’è sanzione. Un’abitudine sbagliata, come segnare sempre «contanti», invece sì.
Le sanzioni in sintesi
| Mancanza | Sanzione |
|---|---|
| Rifiuto di un pagamento con carta | 30 € + 4% dell’importo |
| POS non collegato | Da 1.000 a 4.000 € |
| Metodo di pagamento sbagliato sullo scontrino | 100 € per trasmissione, massimo 1.000 € a trimestre; nessuna sanzione entro lo scarto del 5% |
Riferimenti: art. 15 del D.L. 179/2012 e art. 11 del D.Lgs. 471/1997, con la tolleranza del 5% introdotta dal D.Lgs. 148/2026 (in vigore dal 12 agosto 2026). Per il tuo caso specifico il riferimento resta il commercialista.
Annullare, rifiutati e costi
- Errore dopo l’emissione? Lo scontrino non si modifica: si annulla, anche presso l’Agenzia, e se ne emette uno nuovo.
- Rifiutato? Il gestionale ti avvisa. Controlla i dati e ritrasmetti: finché non risulta Trasmesso all’AdE, per il fisco lo scontrino non esiste.
- Quanto costa? Ogni trasmissione consuma crediti (è l’invio più economico del gestionale) e i piani ne includono un pacchetto mensile. Serve un abbonamento attivo: lo scontrino elettronico non è compreso nella prova gratuita.