Il registratore telematico è un altro apparecchio da comprare, aggiornare e certificare. Lo scontrino elettronico del gestionale segue un’altra strada: il documento commerciale viene trasmesso all’Agenzia delle Entrate direttamente online, e lo scontrino che stampi o invii al cliente riporta il suo numero ufficiale.
Scontrini, fatture o tutti e due
Sono due moduli indipendenti, che accendi in Impostazioni → Personalizza moduli. Tutte e tre le combinazioni sono previste:
- Solo Scontrini elettronici — l’officina che lavora con i privati e non ha bisogno di emettere fatture elettroniche.
- Solo Fatturazione elettronica — chi fattura ad aziende e flotte e non emette documenti commerciali.
- Tutti e due — il caso più comune: privati alla cassa, aziende in fattura.
Qualunque combinazione tu scelga, la configurazione è la stessa e va compilata in ogni caso. La trovi in Impostazioni → Fatturazione elettronica — se hai acceso solo gli scontrini la voce si chiama Scontrini elettronici, ma è la stessa pagina. È lì che l’officina viene registrata, ed è quella registrazione a far funzionare sia le fatture sia gli scontrini.
Serve un abbonamento attivo: sono due moduli fiscali e non sono compresi nel periodo di prova.
I dati da compilare
Sempre — i dati fiscali dell’officina
Sezione Documenti e fatturazione. Sono i dati che finiscono nei documenti trasmessi, quindi vale la pena controllarli con il commercialista una volta sola.
| Campo | Cosa scrivere |
|---|---|
| Partita IVA | 11 cifre. Dopo l’attivazione non è più modificabile da qui: serve l’assistenza. |
| Ragione Sociale | Il nome con cui l’officina è registrata. Anche questo si blocca dopo l’attivazione. |
| Tipo di soggetto | Persona giuridica (società, ente, azienda) oppure Persona fisica (ditta individuale, professionista). |
| Codice Fiscale | Obbligatorio se hai scelto Persona fisica. |
| Indirizzo Email | Dove arrivano le comunicazioni sulla registrazione. |
| Regime Fiscale | RF01 ordinario oppure RF19 forfettario. Resta modificabile anche dopo l’attivazione. |
Il regime fiscale è l’unico dato per cui serve davvero il parere del commercialista: sbagliarlo significa documenti rifiutati.
Solo per gli scontrini — le credenziali FiscOnline
Sezione Scontrini elettronici → Accesso a FiscOnline (Cassetto Fiscale). Sono le credenziali con cui il gestionale trasmette i corrispettivi all’Agenzia delle Entrate al posto tuo: vengono inviate in modo sicuro e non restano sui nostri sistemi.
| Campo | Cosa scrivere |
|---|---|
| Codice Fiscale | Quello della persona che accede a FiscOnline, non la Partita IVA dell’officina. |
| Password FiscOnline | La password del Cassetto Fiscale. Ha una scadenza: il gestionale te la mostra e ti avvisa prima che scada. |
| PIN | Il PIN del Cassetto Fiscale. |
| Email avvisi | Dove arrivano gli errori di trasmissione e gli avvisi di scadenza password. Più indirizzi separati da virgola. |
| Cellulare (reset password AdE) | Solo cellulare italiano. Serve per reimpostare la password del Cassetto Fiscale quando scade. |
Se non hai queste credenziali o non le ricordi, si recuperano dal sito dell’Agenzia delle Entrate o tramite il commercialista. Una volta inserite, il gestionale mostra Stato e Scadenza password in cima alla sezione, e per aggiornarle basta riscriverle: i campi restano vuoti finché non vuoi cambiarle.
Solo per le fatture — niente da digitare in più
Per le fatture elettroniche non c’è nessun campo aggiuntivo. Alla conferma il collegamento con SDI risulta attivo e la pagina ti mostra tre cose che prima dovevi procurarti altrove:
- Codice Destinatario — da comunicare ai fornitori (e da registrare sul portale Fatture e Corrispettivi) per ricevere le loro fatture nel gestionale.
- Conservazione sostitutiva — attiva, senza servizi da comprare o rinnovare.
- Ciclo passivo — attivo.
Il dettaglio completo è nella guida Come attivare la fatturazione elettronica.
Se fai solo scontrini
Acceso il solo modulo Scontrini elettronici, il gestionale si comporta di conseguenza:
- Trasmissioni SDI compare comunque nel menu e ti mostra le trasmissioni degli scontrini. È lì che controlli cosa è partito e cosa no.
- Le tue fatture non vengono segnate «Da inviare a SDI»: non trasmetti fatture elettroniche, quindi non hai nessuna scadenza da rincorrere.
- Codice destinatario e ciclo passivo non ti riguardano: restano lì, pronti per il giorno in cui accendi anche la fatturazione elettronica.
Come funziona l’emissione
- Crea lo scontrino come sempre — da scheda di lavoro o a mano.
- All’emissione, il documento viene trasmesso all’Agenzia delle Entrate.
- Segui lo stato di trasmissione, visibile in lista e sul dettaglio accanto allo stato del documento:
| Stato | Significato |
|---|---|
| Non trasmesso a SDI | Scontrino solo interno, non ancora inviato (o scontrino elettronico non attivo). |
| In attesa di invio a SDI | Trasmissione partita, attendi l’esito. |
| Trasmesso a SDI | Accettato: il documento ha il suo numero ufficiale all’Agenzia delle Entrate. |
| Rifiutato da SDI | Qualcosa non torna: controlla i dati e ritrasmetti. |
| Annullato su SDI | Lo scontrino è stato annullato anche presso l’Agenzia delle Entrate. |
Ogni trasmissione consuma crediti — lo scontrino è l’invio più economico del gestionale — e i piani ne includono un pacchetto mensile. Il saldo è in Impostazioni → Abbonamento e crediti.
Due stati, un documento
Nota la separazione: lo stato del documento (Bozza / Emesso / Annullato) dice a che punto è lo scontrino nel tuo lavoro; lo stato di trasmissione dice come sta all’Agenzia delle Entrate. Uno scontrino può essere Emesso e Non trasmesso (scontrino elettronico spento), oppure Emesso e Trasmesso a SDI (tutto in regola). La lista li mostra entrambi, uno sotto l’altro.
Suggerimento — Il numero ufficiale del documento arriva dall’Agenzia delle Entrate dopo l’accettazione: è quello che fa fede. Se un cliente chiede copia dello scontrino a distanza di tempo, il documento con quel numero è la versione che conta.