“Per le fatture elettroniche serve la firma digitale, compra una chiavetta.” È una frase che molti titolari di officina si sentono dire, dal commercialista o da un fornitore di servizi. Per le fatture che invii dal gestionale la risposta è semplice: non devi firmare nulla e non ti serve nessun dispositivo. Vediamo perché, e quando invece una firma digitale può tornarti utile per altro.
Cosa dice la normativa
- Fatture a privati e aziende (B2B e B2C) — la firma digitale non è obbligatoria, qualunque sia il canale di invio (intermediario, PEC o portale dell’Agenzia delle Entrate). Il Sistema di Interscambio (SdI) accetta sia fatture firmate sia fatture non firmate: se c’è una firma la verifica, se non c’è non la pretende.
- Fatture alla Pubblica Amministrazione — qui la firma elettronica qualificata o digitale è obbligatoria (DM 55/2013): ogni file in formato FPA12 inviato a un ente pubblico deve essere firmato. La norma però non impone che a firmare sia il titolare in persona: può farlo un terzo delegato a emettere la fattura per conto dell’officina, che la firma con il proprio certificato. La responsabilità fiscale della fattura resta comunque dell’officina, come per qualsiasi fattura.
- Conservazione a norma — anche qui non serve una tua firma. Firme, sigilli e riferimenti temporali previsti dal processo di conservazione li applica il conservatore, non il contribuente.
In pratica la chiavetta serve a chi firma da solo le fatture verso la Pubblica Amministrazione. Con un intermediario che emette e firma la fattura per conto tuo, quel passaggio sparisce.
Come funziona nel gestionale
Quando attivi la fatturazione elettronica, le tue fatture vengono trasmesse allo SdI tramite un intermediario accreditato, che per quelle verso la Pubblica Amministrazione appone anche la firma digitale:
- Fatture a privati e aziende — la firma non è richiesta dalla legge: non devi firmare nulla e nessuna firma ti viene chiesta.
- Fatture alla Pubblica Amministrazione — l’intermediario le firma automaticamente con il proprio certificato qualificato prima di trasmetterle, in uno dei formati accettati dallo SdI (XAdES). Tu imposti il cliente come Pubblica Amministrazione, compili i dati aggiuntivi richiesti dall’ente (Codice Univoco Ufficio, esigibilità IVA, CIG e CUP quando dovuti) e premi invia: la firma viene apposta da sola.
- Conservazione — in Impostazioni → Fatturazione elettronica la voce Conservazione Sostitutiva risulta Attiva: le fatture inviate e ricevute vengono conservate a norma dal servizio incluso, senza firme o dispositivi da parte tua.
Suggerimento — Una fattura verso una PA in stato consegnata ha superato i controlli dello SdI (compresi quelli sulla firma) ed è arrivata all’ente, che tramite lo SdI può accettarla o rifiutarla entro 15 giorni. Se invece lo SdI la scarta, controlla il motivo indicato nella notifica: può riguardare i dati della fattura (per esempio il Codice Univoco Ufficio), il formato o la firma. Per un problema di firma, che è apposta dal servizio e non da te, contatta l’assistenza. Vedi come reinviare una fattura rifiutata.
Quando una firma digitale ti serve davvero
La chiavetta non serve per le fatture che invii dal gestionale, ma per altre pratiche sì. Una firma digitale del titolare o del legale rappresentante torna utile per:
- firmare offerte, contratti e documenti di gara con gli enti pubblici (per esempio sul MePA, il mercato elettronico della PA, dove i documenti li firma il legale rappresentante);
- le pratiche del Registro Imprese e della Camera di Commercio;
- documenti che un ente o una banca ti chiedono firmati digitalmente.
Se la compri, scegli il formato che preferisci (chiavetta USB, smart card o firma remota con app sul telefono): per il gestionale è indifferente, perché non viene mai usata.
Attenzione — Non è possibile firmare le fatture del gestionale con il proprio certificato personale, e non ce n’è bisogno: una fattura verso la PA firmata dall’intermediario che la emette per conto dell’officina è valida come una firmata dal titolare, e la responsabilità fiscale resta in ogni caso dell’officina. Se il commercialista ha dubbi, puoi dirgli che le fatture vengono emesse e trasmesse tramite un intermediario accreditato allo SdI, che le firma quando la legge lo richiede.