Come importare le fatture ricevute dal vecchio gestionale o dal portale dell'Agenzia delle Entrate

Quando passi al gestionale da un altro servizio di fatturazione elettronica, le fatture dei fornitori nuove arrivano da sole non appena comunichi il codice destinatario. Quelle vecchie restano nel sistema di prima. Con l’importazione delle fatture passive le porti dentro in un colpo solo: carichi lo ZIP esportato dal vecchio fornitore o dal portale dell’Agenzia delle Entrate e ogni fattura finisce in Ricezioni SDI, con fornitore, scadenza e spesa già compilati.

È un’operazione che si fa una volta, al cambio: dopo, il ciclo passivo va avanti da solo.

Cosa serve: XML e file metadati

Ogni fattura elettronica ricevuta esiste in due file, entrambi prodotti dal Sistema di Interscambio:

• la fattura, un file .xml (o .xml.p7m se firmato), ad esempio IT01234567890_abc12.xml;
• il file metadati, un piccolo XML con lo stesso nome più _MT_, ad esempio IT01234567890_abc12_MT_001.xml. Contiene l’identificativo SDI della consegna, senza il quale la fattura non può essere acquisita.

Lo ZIP da caricare deve contenere tutte e due per ogni fattura. Non servono i PDF, né le ricevute di consegna. I file possono stare in sottocartelle (molti servizi esportano una cartella XML e una MT): basta non rinominarli.

Suggerimento — Esporta solo il periodo che ti serve davvero. Lo storico dell’ultimo anno copre il lavoro quotidiano; gli anni precedenti restano consultabili dove sono già conservati e non vale la pena importarli.

Esportare dal vecchio fornitore di fatturazione

I servizi di fatturazione elettronica hanno quasi tutti un’esportazione multipla delle fatture ricevute. Il percorso tipico:

1. Apri la sezione Fatture ricevute e filtra per periodo.
2. Seleziona tutte le fatture (di solito c’è una spunta in testa alla lista o un comando Seleziona tutti).
3. Nel menu Azioni o Esporta scegli il formato XML e spunta anche file metadati (o file MT). Se il servizio permette una sola scelta alla volta, fai due esportazioni.
4. Conferma e scarica lo ZIP. Alcuni servizi preparano il pacchetto in qualche minuto e limitano ogni esportazione a poche centinaia di fatture: in quel caso esporta per trimestre.

Se l’esportazione contiene solo gli XML e non trovi i metadati, chiedi al servizio dove scaricarli, oppure scarica tutto dal portale dell’Agenzia delle Entrate come spiegato qui sotto.

Esportare dal portale Fatture e Corrispettivi

Il portale dell’Agenzia delle Entrate è la fonte di tutte le fatture ricevute, qualunque servizio tu usassi. Servono le credenziali SPID, CIE o CNS del titolare (o di un incaricato) e l’adesione al servizio di consultazione delle fatture elettroniche: senza, il portale non mostra i file. Le fatture restano consultabili fino al 31 dicembre del secondo anno successivo alla ricezione, quindi conviene non rimandare.

Per molte fatture: richiesta di download massivo

1. Entra in Fatture e Corrispettivi e, nel riquadro Consultazione, apri Consultazione e download massivi.
2. In Richieste scegli Fatture elettroniche e compila: Tipologia di ricerca Puntuale, l’intervallo Dal – Al, Tipologia fatture Ricevute, Tipo di fattura Tutte.
3. Premi Genera richiesta, poi Invia richiesta.
4. La richiesta viene elaborata dall’Agenzia in un tempo variabile, da qualche minuto a qualche ora. La trovi in Risposte → Consultazione e download massivi: finché compare Acquisita – in elaborazione devi aspettare.
5. A elaborazione conclusa apri il Dettaglio della richiesta, espandi File prodotti e premi Download file: ottieni uno ZIP con le fatture XML e i relativi file metadati, pronto da caricare così com’è.

Per poche fatture: una alla volta

In Consultazione → Fatture elettroniche e altri dati IVA → Le tue fatture ricevute cerca per intervallo di date (la ricerca lavora per trimestre), apri il Dettaglio fattura e usa i due pulsanti Download file fattura e Download meta-dati. Raccogli tutti i file in una cartella e comprimila in un unico ZIP.

Caricare lo ZIP nel gestionale

L’importazione richiede la fatturazione elettronica attiva e un abbonamento in corso.

1. Vai in Impostazioni → Fatturazione elettronica e apri la scheda Importa fatture passive (ci arrivi anche dal pulsante Importa da altro fornitore in Ricezioni SDI).
2. Premi Nuova importazione, scegli lo ZIP (fino a 100 MB) e conferma con Avvia importazione. Il pulsante mostra l’avanzamento del caricamento: con un file grande servono alcune decine di secondi.
3. L’importazione parte in automatico e la pagina si aggiorna da sola: vedi quante fatture sono state acquisite man mano. Puoi chiudere la pagina; alla fine ricevi una notifica con il riepilogo.
4. A importazione conclusa apri Ricezioni SDI: le fatture sono lì, con fornitore, numero, data e importo.

Finché un’importazione è in corso non puoi avviarne un’altra: aspetta che finisca.

Cosa succede alle fatture importate

Le fatture acquisite si comportano esattamente come quelle ricevute via SDI:

• il fornitore viene cercato per partita IVA o codice fiscale e creato se non esiste ancora, così l’anagrafica fornitori si popola da sola;
• per ogni fattura nasce una spesa in bozza con importi, IVA e le scadenze di pagamento indicate nell’XML. Se importi fatture già pagate, segnale come pagate oppure lascia che restino il tuo registro dei costi dell’anno;
• le fatture entrano nella conservazione insieme alle altre.

Suggerimento — Se importi fatture di mesi passati, l’elenco delle spese mostrerà molte scadenze passate. Non è un errore: è lo storico. Filtra per periodo, oppure segna pagate quelle che hai già saldato.

Fatture saltate o non importate

Al termine la riga dell’importazione riporta tre numeri: importate, già presenti, non importate. Con Mostra errori vedi il nome di ogni file non acquisito e il motivo. I casi tipici:

• Già importata in precedenza o Già presente in Ricezioni SDI — la fattura c’era già (magari è arrivata via SDI dopo il cambio): viene saltata, non duplicata. Puoi ricaricare lo stesso ZIP tutte le volte che vuoi senza creare doppioni.
• File metadati mancante — nello ZIP c’è l’XML ma non il file _MT_ corrispondente: recupera i metadati e ricarica solo quelle fatture.
• Fattura intestata a un’altra partita IVA — il file è di un’altra azienda: viene rifiutato per sicurezza.
• Rifiutata dal sistema di fatturazione — il file è danneggiato o non è una fattura elettronica valida; controlla di aver esportato l’XML originale e non una copia modificata.

Importate le fatture vecchie, il resto è routine: le fatture dei fornitori arrivano da sole, e se devi portare dentro anche clienti e veicoli c’è l’importazione dei dati dal vecchio gestionale.