Con il cambio di gestionale a metà anno, la numerazione delle fatture non deve ripartire da 1: la serie è una sola per tutto l’anno, anche se l’hai iniziata con un altro programma. Se a marzo l’ultima fattura emessa col vecchio gestionale era la n. 47, la prima emessa su officina.it deve essere la n. 48. Per questo esiste la numerazione personalizzata: imposti il numero di partenza (o numero iniziale) di fatture e note di credito e il gestionale continua da lì.
Come impostare il numero di partenza delle fatture
- Vai in Impostazioni → Documenti e fatturazione → Personalizza documenti e scorri fino alla sezione Numero di partenza fatture.
- Premi Aggiungi numero di partenza.
- Scegli l’Anno (quello in corso o il successivo), scrivi il Numero di partenza — il numero dell’ultima fattura emessa col vecchio gestionale più uno — e lascia Sequenza principale nel campo Sezionale, a meno che tu non usi una serie separata.
- Premi Aggiungi e poi Salva modifiche in fondo alla pagina: finché non salvi, il numero non viene registrato.
La prossima fattura che emetti prende quel numero (es. 2026-0048), e le successive proseguono normalmente: 49, 50…
Il numero di partenza delle note di credito
Le note di credito hanno una numerazione loro, separata da quella delle fatture. Se col vecchio programma ne avevi già emesse, imposta anche il loro numero di partenza nella sezione Numero di partenza note di credito, subito sotto, con gli stessi passaggi. Se invece quest’anno non ne hai mai fatte, non serve: la prima nota di credito sarà la n. 1.
Come funziona, in pratica
- Vale per un anno e una serie. Ogni riga riguarda un anno e un sezionale (o la Sequenza principale). Se usi i sezionali, imposta il numero di partenza per ciascuno di quelli che avevi già iniziato.
- Può solo far salire il contatore. Il gestionale assegna sempre il numero più alto tra il numero di partenza e l’ultima fattura emessa più uno. Se la serie ha già superato il valore impostato, il numero di partenza viene ignorato: non si torna indietro e non si creano doppioni.
- A gennaio si riparte da 1 da soli. Il numero di partenza non passa all’anno dopo: con il nuovo anno la numerazione ricomincia da 1 senza che tu debba fare nulla.
Suggerimento — Imposta il numero di partenza prima di emettere la prima fattura su officina.it. Se emetti una fattura con il numero sbagliato, la serie è già andata avanti e il numero di partenza non può più correggerla: a quel punto la fattura si storna con una nota di credito. Se stai portando anche clienti e veicoli, guarda come importare i dati da un altro gestionale.