Trovare i clienti da richiamare è metà del lavoro. L’altra metà è quello che succede dopo: uno lo chiami e non risponde, uno prenota per la settimana prossima, uno ha appena venduto l’auto e non va più disturbato. Tutto questo si segna in un posto solo — la finestra che si apre premendo su una riga della lista delle Opportunità.
Aprire una riga
Premi in un punto qualsiasi della riga (fuori dai pulsanti e dai collegamenti); da tastiera, Invio. Si apre il dettaglio con tutto quello che serve mentre hai il telefono in mano: stato, cliente, veicolo con la targa, origine del richiamo, telefono ed email — un clic li copia — il consenso, le note e, in basso, i pulsanti per agire.
I quattro stati
- Da contattare — la riga è stata appena trovata e nessuno l’ha ancora presa in mano.
- Contattato — il messaggio è partito. Ci si arriva da soli mandando WhatsApp, SMS o email dalla riga, oppure a mano con Segna come contattato quando il cliente lo hai chiamato al telefono: la telefonata non la vede nessuno, sei tu a doverla registrare.
- Risposto — il cliente è tornato. Ci si arriva da soli quando compare una scheda di lavoro, un preventivo o un appuntamento per lui dopo il contatto, oppure lo segni tu con Segna come risposto (è il caso normale delle email, perché la risposta arriva nella tua casella e noi non la vediamo).
- Scartato — questo cliente non lo richiami: ha venduto l’auto, si è trasferito, ha già preso appuntamento altrove.
Spostare una riga da uno stato all’altro
In basso a destra ci sono due pulsanti. Uno manda il messaggio, l’altro sposta lo stato, e il più evidente è quello che ha senso adesso: su una riga da contattare il messaggio viene per primo, su una riga già contattata viene per primo lo stato, perché la domanda ormai è se il cliente ha risposto.
Il pulsante di stato propone la mossa più probabile, e la freccia accanto apre le altre. Da Da contattare puoi andare a contattato, risposto o scarta; da Contattato a risposto, indietro a da contattare, o scarta.
Niente è definitivo: anche dalla scheda Scartati puoi rimettere una riga tra quelle da contattare. Se sposti una riga indietro, le date che venivano dopo si azzerano — una riga rimessa in “da contattare” non risulta più contattata.
Le note
La casella Note si salva da sola un attimo dopo che hai smesso di scrivere: niente pulsante Salva, e quando compare la scritta Nota salvata è già al sicuro. Le note servono a te e a chi lavora con te — “richiamare dopo il 25”, “il numero è del figlio” — e le legge chiunque apra quella riga.
Una riga con una nota non sparisce mai da sola. Aggiorna ripulisce le righe che nel frattempo non hanno più senso, ma se qualcuno ci ha scritto qualcosa quella riga resta: quel lavoro non lo buttiamo via.
Scartare, e escludere una persona dai richiami
Sono due cose diverse, e conviene non confonderle.
Scarta riguarda quella riga: finisce nella scheda Scartati, dove la puoi rileggere e rimettere in lista quando vuoi. Lo stesso cliente non verrà riproposto per lo stesso motivo per 6 mesi.
Non contattare più riguarda invece la persona. Il pulsante è nella riga Consenso del dettaglio e serve per il cliente che dice “basta messaggi”: lo esclude da ogni richiamo futuro, su ogni canale, e svuota subito quello che aveva in coda. Da quel momento il gestionale rifiuta anche gli invii fatti a mano dalla sua scheda cliente — email, SMS e WhatsApp — e nella lista quel cliente compare in rosso, come Non contattare.
Attenzione — questa esclusione non si annulla dall’applicazione. Usala quando il cliente te lo chiede davvero; se serve tornare indietro, scrivi all’assistenza.
Come nasce ogni riga
Quando premi Aggiorna, succedono tre cose in fila: prima controlliamo chi è tornato (e quelle righe passano a Risposto), poi togliamo le righe che nel frattempo non hanno più motivo di esistere, e solo alla fine cerchiamo clienti nuovi.
La ricerca guarda quello che hai già scritto tu:
- le schede di lavoro, nelle descrizioni delle righe e nel titolo — con la data di completamento, e il contachilometri se lo avevi segnato su quel lavoro;
- i preventivi, righe e titolo;
- le fatture, per il titolo e la data di emissione;
- gli appuntamenti del calendario, con la data in cui il cliente era atteso;
- la Data prossima revisione scritta sulla scheda del veicolo.
Documenti cancellati e fatture annullate non contano. Per ogni cliente e veicolo teniamo l’ultima volta che quel lavoro è stato fatto: se hai fatto due tagliandi, conta il più recente. Il campo Origine nel dettaglio dice esattamente cosa abbiamo trovato — “Scheda lavoro”, “Fattura”, “Scadenza revisione” — con la data e, quando c’è, i chilometri.
Il motivo si ricalcola ogni volta che apri la pagina: “Ultimo tagliando 14 mesi fa” diventa 15 il mese dopo, senza che nessuno rifaccia niente.
Infine, una riga sparisce da sola quando il cliente è tornato prima che tu lo chiamassi — non ha più senso — e non viene ricreata per 6 mesi dopo che è stata scartata o che il cliente è tornato: chi ha appena detto no non va richiamato la settimana dopo.